管理会社へメールや問い合わせフォームから連絡したのに返事が来ないと、
「もう一度送っていい？」
「催促すると感じが悪いかな？」
「何日くらい待てばいい？」
と迷うことがあります。
特に、
- 修理をお願いしている
- 騒音について相談している
- 退去について確認したい
- 日程調整をしている
といった場合は、返事がないままだと次に進めません。
管理会社へ再連絡するときは、
「返事がないことを責める」のではなく、「現在の状況を確認したい」という形にする
と伝えやすくなります。
この記事では、管理会社から返事がないときにどう再連絡すればよいか、角が立ちにくい催促メールの例文とあわせて紹介します。
また、修理・騒音・退去など状況別の再連絡、2回目・3回目のメール、電話に切り替えたい場合の伝え方までまとめています。
管理会社から返事がないときは再連絡していい？
一度連絡したあとに返信がないと、
「忙しいだけかもしれない」
「何度も送ると迷惑かも」
と遠慮してしまうことがあります。
ただ、返事がないことで手続きや修理が止まっているのであれば、状況確認として再連絡して構いません。
催促ではなく「確認」と考える
再連絡するときは、
「まだ返事がありません」
より、
「その後の状況を確認したくご連絡しました」
の方がやわらかく伝えられます。
相手を責める言い方にしなくても、確認したいことは十分伝わります。
前回連絡した日を書く
管理会社は複数の入居者から問い合わせを受けていることがあります。
そのため、
「先日連絡した件です」
だけでなく、
「〇月〇日にご連絡した件です」
と書くと履歴を探してもらいやすくなります。
再連絡で伝えたい内容は4つ
返事がないときのメールは、長く書く必要はありません。
伝えたいのは主に次の4つです。
- 前回いつ連絡したか
- 何について連絡したか
- 現在も対応が必要な状態か
- 何を確認したいか
特に、
「今も困っているのか」
を一言入れると、相手も優先度を判断しやすくなります。
以前の内容を全部書き直さなくていい
前回のメールをそのまま再送するだけでもよいですが、できれば冒頭に、
「〇月〇日に送った〇〇の件について」
と一言加えましょう。
今の状態を書き足す
たとえば修理依頼なら、
「現在もエアコンが使用できない状態です」
騒音なら、
「現在も夜間に同様の音があります」
のように、今の状況を一文追加します。
管理会社へ送る基本の催促・再連絡メール
最初の再連絡では、強い言い方にする必要はありません。
基本の再連絡例文
件名：〇〇の件についての確認
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にご連絡しました〇〇の件について、その後の状況を確認したくご連絡いたしました。
現在も〇〇の状態が続いております。
お忙しいところ恐れ入りますが、今後の対応についてご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
もっとやわらかく聞きたい場合
お世話になっております。
先日ご連絡した〇〇の件について、現在の確認状況だけ伺えればと思いご連絡いたしました。
こちらで引き続き連絡を待っていればよい状況でしたら、その旨だけでもお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
「早く返事をください」
ではなく、
「こちらで待っていればよいか」
と聞くことで、かなりやわらかい印象になります。
修理依頼に返事がないときの例文
設備故障や水漏れ、エアコンなどの修理依頼は、返事がないままだと生活に支障が出ることがあります。
その場合は、現在も不具合が続いていることを入れましょう。
修理依頼の再連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にご連絡しました〇〇の不具合について、その後の対応状況を確認したくご連絡いたしました。
現在も〇〇が使用できない状態が続いております。
お忙しいところ恐れ入りますが、修理や確認の予定についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
急ぎの場合
お世話になっております。
先日ご連絡しました〇〇の不具合について、現在も〇〇が使用できず、生活に支障が出ている状態です。
恐れ入りますが、対応可能な時期だけでもご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：賃貸の設備が壊れたとき管理会社へどう伝える？修理依頼の連絡方法と例文
関連記事：修理をお願いしたのに管理会社から返事がないときの再連絡例文
騒音相談に返事がないときの例文
騒音について相談したのに返事がない場合は、
「対応してくれない」
と決めつけず、現在の確認状況を聞く形にします。
騒音相談の再連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にご相談しました騒音の件について、その後の確認状況を伺いたくご連絡いたしました。
現在も夜間に同様の音が聞こえる日があります。
お忙しいところ恐れ入りますが、今後の対応についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
匿名希望も改めて伝えたい場合
お世話になっております。
先日ご相談しました騒音の件について、現在の確認状況を伺いたくご連絡いたしました。
現在も同様の音が続いております。
なお、前回お伝えしたとおり、こちらからの相談だと特定されない形での対応を希望しております。
ご確認をお願いいたします。
関連記事：騒音の相談を匿名にしてほしいとき管理会社へどう頼む？例文
退去・日程調整の返事がないときの例文
退去や立ち会い、鍵の受け取りなど、日程が関係する内容は返事がないと予定が決められません。
その場合は、
「〇日までに決めたい」
など、理由を添えて確認すると伝わりやすくなります。
退去連絡への返事がない場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にお送りしました退去についてのご連絡について、確認状況を伺いたくご連絡いたしました。
今後必要な手続きや確認事項がありましたら、ご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
日程調整の返事がない場合
お世話になっております。
〇〇の日程について、先日候補日をお送りしましたが、その後のご都合はいかがでしょうか。
こちらでも予定を調整したいため、ご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
「確認します」と言われたまま返事がない場合
管理会社から一度、
「確認します」
「担当者に確認します」
「大家さんに聞いてみます」
と言われたあと、連絡が止まることもあります。
この場合は、
「確認できましたか？」
と短く聞くより、何について確認しているかを書きましょう。
「確認します」のあとに送る例文
お世話になっております。
先日ご相談しました〇〇の件について、確認していただけるとのことでしたので、その後の状況を伺いたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、現時点でわかっていることがありましたらお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
まだ結果が出ていなくても状況だけ知りたい場合
お世話になっております。
〇〇の件について、まだ確認中でしたら問題ありません。
現在の進捗だけでもお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
修理業者から連絡がない場合は管理会社へ戻して確認する
管理会社から、
「修理業者から直接連絡します」
と言われたあとに何も連絡が来ない場合は、管理会社へ確認して構いません。
業者から連絡がない場合の例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇〇の修理について、修理業者様から直接ご連絡をいただく予定と伺っておりますが、現在のところまだ連絡がありません。
こちらで引き続き待っていればよいでしょうか。
お手数ですが、手配状況をご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
現在も使えない場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、業者様からのご連絡を待っておりますが、現在も〇〇が使用できない状態です。
恐れ入りますが、現在の手配状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
2回目のメールでも返事がない場合
1回再連絡しても返事がないと、
「3回目はどう書けばいい？」
と迷います。
3回目でも、いきなり強い文章にする必要はありません。
ただし、
前回・前々回の連絡日
を明記し、確認したいことをより具体的にしましょう。
3回目の再連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日および〇月〇日にご連絡しました〇〇の件について、再度確認のためご連絡いたしました。
現在も〇〇の状態が続いております。
お手数をおかけしますが、現在の対応状況と、今後の予定についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
少しだけ強めに伝えたい場合
お世話になっております。
これまで〇月〇日、〇月〇日に〇〇の件でご連絡しておりますが、現在のところご返信を確認できておりません。
〇〇の状態が続いているため、今後の対応について確認したく存じます。
恐れ入りますが、ご確認のうえご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
強くする場合でも、
「無視されています」
「対応が遅すぎます」
と感情的に書くより、連絡した事実を整理する方が伝わりやすくなります。
メールで返事がないときは電話してもいい？
内容によっては、メールを何度も送るより電話で確認した方が早いこともあります。
特に、
- 水漏れが続いている
- トイレが使えない
- 給湯器が使えない
- 鍵の不具合がある
- 日程が迫っている
などの場合は、電話での確認も考えましょう。
電話では短く状況を伝える
電話では、
「〇月〇日にメールした〇〇号室の〇〇です」
と最初に伝えると話が早くなります。
そのあと、
「現在も〇〇の状態なので、対応状況を確認したくお電話しました」
と続ければ十分です。
電話後にメールを残しておく
電話で話したあと、
「先ほどお電話で確認した件です」
とメールを残しておくと、後から確認しやすくなります。
たとえば、
お世話になっております。
先ほどお電話でお話ししました〇〇の件について、確認のためメールでも失礼いたします。
〇〇については、〇〇とのことで承知しました。
よろしくお願いいたします。
再連絡で避けたい伝え方
返事がないと不満がたまりやすいですが、再連絡では「返事を引き出すこと」が目的です。
「何度連絡しても無視されています」と最初から書く
本当に見落とされていることもあります。
最初の再連絡では、
「その後の状況を確認したく」
と書くだけで十分です。
何度も連絡している場合は、連絡日を並べる方が事実として伝わります。
長文で不満を全部書く
再連絡メールが長くなりすぎると、相手が何を返せばいいのかわかりにくくなります。
聞きたいことを、
「今どの状況か」
「次に何をすればいいか」
に絞ると返信されやすくなります。
返事がないときは「前回の日付＋今の状況＋確認したいこと」で伝える
管理会社から返事がないときは、遠慮して待ち続ける必要はありません。
再連絡するときは、
前回いつ連絡したか
何について連絡したか
現在も困っているか
何を確認したいか
を簡潔に伝えましょう。
文章は、
「まだ返事がありません」
より、
「その後の状況を確認したくご連絡しました」
の方が使いやすいです。
そして、
最初の連絡
→ 返事を待つ
→ 状況確認として再連絡
→ それでも返事がなければ再度確認
→ 必要なら電話へ切り替える
という流れで考えると、次に何をすればよいか迷いにくくなります。
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