賃貸の部屋でエアコンや給湯器、トイレなどの設備が突然使えなくなると、
「管理会社に連絡していいのかな？」
「故障したとだけ言えばいい？」
「自分で修理業者を呼んだ方が早い？」
と迷うことがあります。
賃貸の設備に不具合が起きたときは、まず状況を簡単に確認したうえで、管理会社や契約時に指定されている連絡先へ相談するのが基本です。
最初の連絡では難しい説明をする必要はありません。
どの設備に、いつから、どんな症状が出ているのか
を具体的に伝えるだけでも、状況を把握してもらいやすくなります。
この記事では、賃貸の設備が壊れたときに管理会社へ何を伝えればいいのか、そのまま使えるメール・メッセージ例文とあわせて紹介します。
さらに、写真を送る場合、急いでいる場合、修理業者との日程調整、連絡したのに返事がない場合まで、修理依頼後の流れもまとめました。
賃貸の設備が壊れたら、まず管理会社へ連絡する
賃貸住宅の設備に不具合が起きた場合、いきなり自分で修理業者を手配するのではなく、まず管理会社や契約時に案内されている窓口へ連絡してみましょう。
エアコンや給湯器など一見同じ設備でも、部屋にもともと設置されていたものなのか、自分で持ち込んだものなのかなどによって対応が異なることがあります。
自分で判断して修理を進めるより、
「この設備にこのような症状が出ています。どのように対応すればよいでしょうか」
と相談する形で連絡するとスムーズです。
まず契約書や入居時の案内を確認する
管理会社へ連絡する前に、契約書や入居時にもらった案内がすぐ確認できるなら、設備トラブル時の連絡先が記載されていないか見てみましょう。
物件によっては、
- 管理会社
- 24時間サポート窓口
- 設備専用の受付窓口
- 大家さん
- 指定の修理受付先
など、連絡先が決められていることがあります。
ただし、どこへ連絡すればいいかわからない場合は、管理会社へ問い合わせても構いません。
自分で直せるか無理をして判断しなくていい
設備が動かないと、
「故障ではなく、自分の使い方が悪いだけかもしれない」
と連絡をためらうことがあります。
簡単に確認できる範囲で、電源やリモコン、ブレーカーなどを確認するのはよいですが、原因がわからなければ無理に分解したり修理したりする必要はありません。
「故障かどうかわからないのですが、〇〇の状態になっています」
と伝えて確認してもらえば大丈夫です。
管理会社への最初の連絡で伝えたい5つのこと
修理をお願いするときは、「壊れました」だけより、状況を少し具体的に伝えた方がその後のやり取りがスムーズです。
最初の連絡では、次の5点を意識しましょう。
- 名前・部屋番号
- 壊れている設備
- いつから不具合が起きているか
- 現在どのような症状なのか
- 確認・修理をお願いしたいこと
専門用語を使う必要はありません。
見たままの状態を伝えれば十分です。
「いつから・どんな状態か」を具体的にする
たとえばエアコンなら、
「エアコンが壊れました」
より、
「昨日の夜からエアコンの電源は入りますが、冷たい風が出なくなっています」
と書いた方が状況が伝わります。
給湯器なら、
「今朝からキッチンと浴室の両方でお湯が出ません」
といった形です。
自分で原因を特定しようとするより、起きている症状をそのまま伝えることを意識しましょう。
困っている程度も伝える
同じ設備故障でも、生活への影響は状況によって違います。
たとえば、
「トイレがまったく使えない」
「水漏れが続いている」
「エアコンは動くが冷房が効かない」
などです。
急いで確認してほしい状況なら、
「現在使用できない状態のため、可能でしたら早めにご確認いただけますと助かります」
と一言添えておくと、緊急度を伝えやすくなります。
管理会社へ修理をお願いする基本のメール例文
最初の連絡では、丁寧すぎる長文を書く必要はありません。
必要な情報を簡潔にまとめましょう。
基本の修理依頼メール
件名：〇〇号室 設備不具合について
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
室内の〇〇について、不具合がありご連絡いたしました。
〇月〇日頃から、〇〇の状態になっています。
現在は〇〇という状況です。
お手数をおかけしますが、一度ご確認いただくことは可能でしょうか。
必要であれば、現在の状態がわかる写真もお送りできます。
よろしくお願いいたします。
この形を基本にして、「〇〇」の部分を実際の設備や症状に変えれば使えます。
もう少し短く送りたい場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
室内の〇〇について、〇月〇日頃から〇〇の状態になっています。
修理または確認をお願いしたいのですが、今後どのように対応すればよいでしょうか。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
メールだけでなく、管理会社との連絡にLINEや専用アプリを使っている場合にも、この程度の長さなら使いやすいでしょう。
設備別に伝えるときのポイント
設備によって、管理会社へ伝えておくとよい情報は少し変わります。
「何を書けばいいかわからない」という場合は、次の例を参考にしてください。
エアコンの場合
エアコンなら、
- 電源が入るか
- 風が出るか
- 冷風・温風が出るか
- 水漏れしているか
- 異音があるか
- エラー表示が出ているか
など、わかる範囲で伝えます。
たとえば、
「電源は入りますが、冷房にしても冷たい風が出ません」
だけでも状況がかなり明確になります。
真夏や真冬などで生活への影響が大きい場合は、その点も添えておきましょう。
関連記事：エアコンが壊れたとき管理会社へどう伝える？修理依頼の例文
給湯器・トイレ・水回りの場合
給湯器なら、
「お湯がまったく出ない」
「キッチンでは出るが浴室では出ない」
など、どこでどのような状態なのかを伝えます。
トイレなら、
「水が流れない」
「水が止まらない」
「便器の周辺から水が漏れている」
などです。
水漏れしている場合は、被害が広がる可能性もあるため、メールだけでなく管理会社の電話窓口なども確認し、早めに連絡した方がよいでしょう。
関連記事：給湯器が壊れた・お湯が出ないとき管理会社への伝え方
関連記事：賃貸で水漏れしたとき管理会社へ何て言う？急ぎの連絡例文
写真は送った方がいい？
設備の不具合は、文章だけでは状況が伝わりにくいことがあります。
見た目で確認できる不具合なら、写真を添えると管理会社側が状況を把握しやすくなります。
ただし、写真だけを突然送るのではなく、簡単な説明も一緒に送りましょう。
写真が役立ちやすいケース
たとえば、
- 水漏れしている場所
- エラー表示
- 破損している部分
- 外れている部品
- 扉や窓の不具合
- 壁や床まで濡れている状態
などは写真で伝わりやすいものです。
可能なら、全体がわかる写真と、不具合部分がわかる写真を分けて撮ると伝わりやすくなります。
写真を送るときの例文
お世話になっております。
先ほどご連絡した〇〇の不具合について、現在の状態がわかる写真を添付いたします。
写真の〇〇部分が現在〇〇の状態になっています。
ご確認をお願いいたします。
写真を何枚も送る場合は、
「1枚目が全体、2枚目が不具合部分です」
のように簡単に説明を付けてもよいでしょう。
関連記事：設備故障の写真を管理会社へ送るときのメール例文｜何を撮ればいい？
急いで修理してほしいときはどう伝える？
「早くしてください」とだけ伝えると強い印象になることがあります。
急いでいる理由を具体的に伝えるのがポイントです。
たとえば、
「現在トイレが使用できない状態です」
「水漏れが続いています」
「真夏ですがエアコンが使用できません」
などです。
急ぎの場合の伝え方
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほど〇〇の不具合についてご連絡いたしました。
現在、〇〇がまったく使用できない状態となっており、生活にも支障が出ています。
恐れ入りますが、対応可能な時期だけでもご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
「今すぐ直してください」と要求するより、現在の状況を伝えたうえで、対応可能な時期を確認する形にすると伝えやすくなります。
修理業者から連絡が来たら日程を調整する
管理会社へ連絡した後は、管理会社自身ではなく、修理業者から直接連絡が来ることがあります。
その場合は、訪問日時を調整することになります。
希望日時を伝える場合は、一つだけではなく候補をいくつか出しておくと決まりやすくなります。
日程を伝える例文
ご連絡ありがとうございます。
修理の日程について、下記の時間帯でしたら在宅可能です。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 14時以降
・〇月〇日 終日
上記の中でご都合のよい時間がありましたらお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
提示された日程が合わない場合
ご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、ご提示いただいた〇月〇日は都合がつかないため、別の日程をご相談することは可能でしょうか。
〇月〇日または〇月〇日でしたら在宅可能です。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
日程が合わないこと自体は珍しくありません。
無理に合わせようとせず、早めに別の候補を伝えましょう。
関連記事：修理の日程が合わないとき管理会社・業者へ変更をお願いする例文（準備中）
管理会社へ連絡したのに返事がない場合
修理依頼を送ったものの、すぐに返事が来ないこともあります。
この場合は、最初から強い言い方をするより、
「先日の件について状況を確認したい」
という形で再連絡するのがおすすめです。
2回目の連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にご連絡しました〇〇の不具合について、その後の状況を確認したくご連絡いたしました。
現在も〇〇の状態が続いております。
お忙しいところ恐れ入りますが、今後の対応予定についてご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
最初の連絡日を書いておくと、相手も内容を確認しやすくなります。
修理業者から連絡が来ない場合
管理会社から、
「修理業者から直接連絡します」
と言われたのに連絡が来ない場合は、管理会社へ確認して構いません。
その際は、
「まだ業者から連絡がありません」
と事実を簡潔に伝えましょう。
お世話になっております。
〇〇の修理について、修理業者様からご連絡をいただく予定と伺っておりますが、現在のところまだ連絡がないため確認させていただきました。
こちらで引き続き連絡を待っていればよいでしょうか。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
関連記事：管理会社から返事がないときどうする？角が立たない催促・再連絡の例文
関連記事：修理をお願いしたのに管理会社から返事がないときの再連絡例文
修理しても直らなかった場合はもう一度連絡していい
一度修理してもらったあとに、同じ症状が出ることもあります。
「一度来てもらったから言いづらい」と感じるかもしれませんが、直っていないのであれば再度状況を伝えましょう。
責める必要はなく、
「修理後、一度改善したのですが再び同じ症状が出ています」
など、経過を伝えれば十分です。
修理後も不具合が続く場合の例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先日は〇〇の修理をご対応いただき、ありがとうございました。
修理後は一度改善していたのですが、〇月〇日頃から再び〇〇の症状が出ています。
現在も〇〇の状態です。
お手数をおかけしますが、再度ご確認いただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
修理直後から変わらない場合
お世話になっております。
本日〇〇の修理をご対応いただきましたが、その後確認したところ、現在も〇〇の症状が続いております。
こちらで確認すべき点がありましたらお知らせいただけますでしょうか。
必要であれば、現在の状態がわかる写真もお送りします。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
関連記事：修理したのに直っていないとき管理会社へ再連絡する例文（準備中）
管理会社への修理依頼で避けたい伝え方
設備が使えなくなると焦りますが、最初から相手を責めるような伝え方をすると、その後のやり取りがしづらくなることがあります。
必要なことをきちんと伝えつつ、状況を整理して連絡することが大切です。
「壊れたので今すぐ直してください」だけで送る
急いでいる場合でも、設備名や症状がわからなければ相手も判断できません。
「今すぐ」という表現だけを強調するより、
「現在まったく使用できない状態です」
など、急いでいる理由を伝えましょう。
自分で原因を決めつける
「〇〇が故障しているはずです」
と原因まで断定する必要はありません。
実際に確認できている、
「電源は入るが動かない」
「水が止まらない」
「エラー番号〇〇が表示されている」
といった情報を伝える方がわかりやすくなります。
設備が壊れたときは「症状＋お願い」を伝えれば大丈夫
賃貸の設備が壊れたとき、管理会社への連絡を難しく考える必要はありません。
最初に伝えたいのは、
どの設備が、いつから、どんな状態になっているか
です。
そのうえで、
「一度確認していただけますでしょうか」
「今後どのように対応すればよいでしょうか」
と聞けば、修理や確認の案内につながりやすくなります。
また、設備トラブルは最初の連絡だけで終わらないこともあります。
最初の連絡
→ 写真を送る
→ 修理日程を決める
→ 業者の連絡を待つ
→ 返事がなければ再連絡する
→ 修理後も直らなければもう一度伝える
という流れで考えておくと、次に何をすればよいか迷いにくくなります。
設備ごとの詳しい伝え方を知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。
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