賃貸のエアコンや給湯器、水回りなどに不具合が起きたとき、管理会社から
「状態がわかる写真を送ってください」
と言われることがあります。
また、自分から先に写真を送った方がよいのか迷うこともあります。
そんなとき、
「どこを撮ればいい？」
「写真だけ送ればいい？」
「何枚くらい必要？」
「メールには何て書けばいい？」
と悩みやすいです。
設備故障の写真は、不具合の場所・全体像・エラー表示など、相手が状況を確認しやすいものを選ぶのがポイントです。
ただし、写真だけでは伝わりにくいこともあるため、
いつから・どんな症状か
を短く添えると、管理会社側も判断しやすくなります。
この記事では、賃貸の設備故障で管理会社へ写真を送るときに、何を撮ればよいか、そのまま使えるメール例文とあわせて紹介します。
設備故障の写真は「全体＋不具合部分」を意識する
設備の不具合を写真で伝えるときは、壊れている部分だけをアップで撮るより、
どの設備のどの部分なのかがわかる写真
も一緒にあると伝わりやすくなります。
基本は、
全体がわかる写真
と
不具合部分がわかる写真
の2種類を意識するとよいでしょう。
まず設備全体がわかる写真を撮る
最初の1枚は、
「どの設備の写真なのか」
がわかるように撮ります。
たとえばエアコンなら本体全体、水漏れなら洗面台やキッチン全体、給湯器ならリモコンや本体全体です。
不具合部分だけのアップ写真では、
「これはどこの写真だろう」
と確認が必要になることがあります。
次に不具合部分を近くから撮る
全体写真を撮ったら、次に症状がわかる部分を撮ります。
たとえば、
- 水漏れしている箇所
- 破損している部分
- エラー表示
- 外れている部品
- 床や壁の濡れ
- ひびやすき間
などです。
複数枚送る場合は、
「1枚目が全体、2枚目が不具合部分です」
と説明を付けるとわかりやすくなります。
関連記事：賃貸の設備が壊れたとき管理会社へどう伝える？修理依頼の連絡方法と例文
写真を送る前に確認したい3つのこと
写真を撮ることに集中しすぎて、危険な場所へ近づいたり、無理に設備を動かしたりする必要はありません。
安全に撮影できる範囲で十分です。
危険な場所は無理に撮らない
水漏れの近くにコンセントがある、給湯器まわりで異臭がする、設備から煙が出ているなどの場合は、撮影より安全を優先してください。
「写真を送らなければ連絡できない」
わけではありません。
危険を感じる場合は、
「安全上、近くから写真を撮れない状態です」
と伝えるだけでも構いません。
分解して中まで撮る必要はない
設備の内部を撮ろうとして、カバーを外したり分解したりする必要はありません。
見える範囲で十分です。
管理会社や修理業者が必要と判断すれば、その後に確認方法を案内してくれます。
管理会社へ写真を送る基本のメール例文
写真を送るときは、
何の写真なのか
どの部分を見てほしいのか
を一言添えます。
基本の写真送付メール
件名：〇〇号室 設備不具合の写真送付
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
先ほどご連絡しました〇〇の不具合について、現在の状態がわかる写真を添付いたします。
1枚目が〇〇全体、2枚目が不具合が出ている部分です。
現在は〇〇の状態が続いております。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
管理会社から写真を求められた場合
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。
ご依頼いただきました〇〇の写真を添付いたします。
1枚目が全体、2枚目が〇〇部分です。
追加で必要な写真がありましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。
管理会社から指定された箇所がある場合は、その部分を優先して撮りましょう。
エアコンの不具合では何を撮ればいい？
エアコンの場合、症状によって写真で伝わるものと伝わりにくいものがあります。
水漏れやエラー表示は写真で伝わりやすい一方、
「冷えない」
という症状は写真だけではわかりにくいです。
水漏れやエラー表示は写真を撮る
エアコンの場合は、
- 本体全体
- 水漏れしている部分
- 床の濡れ
- リモコンのエラー表示
- 本体ランプの点滅
- 外れている部品
などが写真で伝わりやすいです。
水漏れなら、エアコン本体だけではなく、床まで濡れている場合はその範囲も撮っておきましょう。
冷えない場合は文章で症状を補足する
「冷房が効かない」
という症状は、写真では伝わりません。
そのため、
「電源は入りますが、冷房にしても冷たい風が出ません」
と文章で補足しましょう。
写真を送ること自体が目的ではなく、状況を相手に正確に伝えることが目的です。
関連記事：賃貸のエアコンが壊れたとき管理会社へどう伝える？修理依頼の例文
水漏れの場合は何を撮ればいい？
水漏れは、時間がたつと水が引いたり乾いたりして、あとから状況がわかりにくくなることがあります。
安全に撮影できる場合は、早めに写真を残しておくと説明しやすくなります。
水漏れ箇所と濡れた範囲を撮る
水漏れでは、
- 水が出ている箇所
- 洗面台やキッチン下の全体
- 床の濡れている範囲
- 壁や天井のシミ
- 家具や荷物が濡れた状態
などを撮ります。
水が流れている様子が写真ではわかりにくい場合は、
「現在もポタポタと水が落ちています」
と文章で補足しましょう。
天井からの水漏れは場所がわかる写真も送る
天井から水が落ちている場合は、アップだけでなく、
「部屋のどのあたりか」
がわかる写真もあると伝わりやすくなります。
たとえば、
「1枚目が部屋全体、2枚目が天井の水漏れ箇所です」
と説明します。
関連記事：賃貸で水漏れしたとき管理会社へ何て言う？急ぎの連絡例文
給湯器ではエラー表示を撮ると伝わりやすい
給湯器の不具合では、リモコンにエラー番号が表示されていることがあります。
その場合は、表示が読めるように写真を撮っておくと便利です。
リモコンのエラー番号を撮る
給湯器の場合は、
- リモコン全体
- エラー番号
- 給湯器本体
- 本体ランプ
- 水漏れしている部分
などが写真で伝わりやすいです。
エラー番号は、写真だけでなく本文にも、
「エラー番号〇〇が表示されています」
と書いておくと確認しやすくなります。
お湯が出ないこと自体は文章で伝える
「お湯が出ない」
という症状も写真では表しにくいです。
そのため、
「キッチン・浴室ともに水は出ますが、お湯になりません」
など、どこでどんな状態かを文章で伝えます。
関連記事：賃貸の給湯器が壊れた・お湯が出ないとき管理会社へどう伝える？連絡例文
写真は何枚くらい送ればいい？
写真が多ければ多いほどよいわけではありません。
同じような写真を10枚以上送るより、
必要な状態がわかる写真を2〜4枚程度
に絞る方が確認しやすいこともあります。
基本は2〜4枚で十分
たとえば、
- 設備全体
- 不具合部分
- エラー表示
- 被害が出ている範囲
という組み合わせです。
状況が複雑なら追加しても構いません。
同じ写真を何枚も送らない
角度がほとんど同じ写真を何枚も送っても、情報量はあまり増えません。
それより、
「全体」
「アップ」
「表示」
のように役割を分けましょう。
写真だけ送るより短い説明を付けた方がいい
LINEや管理会社の専用チャットでは、写真だけを送ってしまうこともあります。
しかし、後から見返したときに、
「何の写真だったか」
がわからなくなることがあります。
そのため、一言でも説明を添えるのがおすすめです。
短く送る場合の例文
先ほどご連絡した〇〇の写真です。
1枚目が全体、2枚目が水漏れしている部分です。
現在も少量ですが水漏れが続いています。
ご確認をお願いいたします。
LINEやチャットでさらに短くする場合
先ほどの〇〇の不具合について、写真を送ります。
1枚目：全体
2枚目：不具合部分
現在も〇〇の状態です。
ご確認をお願いいたします。
短くても、何を見ればよいのかが伝われば十分です。
写真を送っても返事がないときは再連絡する
写真を送ったあと、
「確認してもらえているのかな」
と不安になることがあります。
返事がなく、設備の不具合が続いている場合は、状況確認として再連絡して構いません。
写真送付後に返事がない場合の例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に〇〇の不具合について写真をお送りしましたが、その後の状況を確認したくご連絡いたしました。
現在も〇〇の状態が続いております。
お忙しいところ恐れ入りますが、今後の対応についてご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
急いでいる場合は現在の状態をもう一度書く
水漏れや設備が完全に使えない状態など、急いでいる場合は、
「現在も水漏れが続いています」
「現在もお湯が使えません」
など、今も困っていることをもう一度書きましょう。
相手を責めるより、現在の状況を伝える方が重要です。
関連記事：管理会社から返事がないときどうする？角が立たない催促・再連絡の例文（準備中）
関連記事：修理をお願いしたのに管理会社から返事がないときの再連絡例文
追加の写真を求められたらどう返す？
管理会社や修理業者から、
「もう少し離れて撮ってください」
「型番がわかる写真をください」
など、追加の写真を求められることがあります。
その場合は、可能な範囲で対応すれば大丈夫です。
追加写真を送る例文
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。
ご指定いただいた〇〇部分の写真を追加でお送りします。
1枚目が〇〇、2枚目が〇〇です。
ご確認をお願いいたします。
撮れない場合は無理をしない
高い場所や危険な場所など、無理をしないと撮れない場合は、
「安全に撮影することが難しいため、現時点で確認できる写真のみお送りします」
と伝えましょう。
写真を撮るために危険な作業をする必要はありません。
修理後も同じ症状が出たら写真を残して再連絡する
一度修理してもらったあとに、また同じ不具合が出ることもあります。
その場合も、再発時の写真を残しておくと経過を伝えやすくなります。
再発したときの写真送付例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先日は〇〇の修理をご対応いただき、ありがとうございました。
本日、再び同じ箇所に〇〇の症状が出たため、現在の写真を添付いたします。
1枚目が全体、2枚目が不具合部分です。
お手数をおかけしますが、再度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
修理前との違いも伝える
もし変化があるなら、
「以前より水漏れの量が増えています」
「今回はエラー番号も表示されています」
など、修理前との違いを伝えるとわかりやすくなります。
関連記事：修理したのに直っていないとき管理会社へ再連絡する例文（準備中）
写真を送るときに避けたいこと
管理会社へ写真を送るときは、枚数よりも「状況が伝わるか」を意識しましょう。
写真だけを説明なしで大量に送る
写真が10枚届いても、
「どこを確認すればいいのか」
がわからなければ、管理会社側も確認に時間がかかります。
最低でも、
「1枚目が全体、2枚目が不具合部分」
くらいは書いておきましょう。
危険な場所を無理に撮影する
漏電の心配がある場所、異臭がする設備、高い場所などは、無理に写真を撮る必要はありません。
安全に確認できる範囲だけで十分です。
設備故障の写真は「全体・不具合部分・説明」の3つで伝える
賃貸の設備故障で管理会社へ写真を送るときは、
設備全体がわかる写真
不具合部分がわかる写真
いつから・どんな状態かという短い説明
の3つを意識すると伝わりやすくなります。
写真だけで伝わらない症状もあります。
たとえば、
冷房が効かない
お湯が出ない
異音がする
といった症状は、文章で補足する必要があります。
また、写真を送ったあとも、
写真送付
→ 管理会社が確認
→ 修理業者の手配
→ 日程調整
→ 返事がなければ再連絡
→ 修理後に再発したら写真を残して再確認
という流れになることがあります。
写真は「証拠を突きつけるため」ではなく、今の状況をわかりやすく共有するために使うと考えると、送る内容を選びやすくなります。
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