賃貸で生活していると、大家さんへ直接連絡しなければならない場面があります。
ただ、
- どこまで丁寧に書けばいい？
- 最初に何を名乗ればいい？
- 修理をお願いするとき、失礼にならない？
- 退去や問い合わせはどう書けばいい？
と迷うこともあるでしょう。
大家さんへのメールは、必要以上にかしこまる必要はありません。
「どの部屋の誰なのか」「何について連絡しているのか」「現在どうなっているのか」「何をお願い・確認したいのか」が伝われば、基本的には十分です。
この記事では、大家さんへ連絡するときに使いやすいメール例文を、修理・問い合わせ・お願い・退去・お礼など用件別に紹介します。
大家さんへメールするときに入れたい内容
大家さんへのメールは、長く書くことよりも、必要な情報をわかりやすく入れることが大切です。
物件名・部屋番号・名前
大家さんが複数の物件や部屋を管理している場合、名前だけでは誰からの連絡かわからないことがあります。
最初に、
- 物件名
- 部屋番号
- 自分の名前
を入れておくとスムーズです。
たとえば、
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。」
と書けば十分です。
何について連絡しているのか
メールの冒頭で、何の用件なのかを簡潔に伝えます。
たとえば、
- 設備の修理について
- 契約内容について
- 駐車場について
- 退去について
などです。
「〇〇について確認したく、ご連絡しました」と書けば、大家さんも内容を把握しやすくなります。
現在の状況とお願いしたいこと
設備故障なら現在の症状、問い合わせなら確認したい内容、退去なら予定している時期などを書きます。
そのうえで、
- 確認してほしい
- 修理してほしい
- 手続き方法を教えてほしい
- 返信してほしい
など、何をお願いしたいのかを明確にします。
大家さんに修理をお願いするときのメール例文
設備が壊れた場合は、「壊れています」だけではなく、何がどのような状態なのかを具体的に伝えると、大家さんも対応を判断しやすくなります。
通常の修理依頼をするとき
件名：設備修理のお願い
〇〇様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
室内の設備についてご相談があり、ご連絡しました。
昨日から浴室の換気扇が動かなくなっています。
スイッチを入れても反応がない状態です。
お手数をおかけしますが、一度ご確認または修理についてご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
故障の原因がわからなくても問題ありません。
「動かない」「水が漏れている」「異音がする」など、自分で確認できる状態だけを書きましょう。
生活に支障があり早めに確認してほしいとき
件名：給湯器の不具合について
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
本日から給湯器が動かず、お湯が出ない状態になっています。
生活に支障が出ているため、可能でしたら早めに今後の対応についてご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
急ぎの場合でも、「早く直してください」と強く書くより、現在どのような支障が出ているのかを伝える方が状況を理解してもらいやすくなります。
大家さんへ直接修理をお願いするときの書き方は、大家さんに修理をお願いするときのメール例文｜直接連絡するときの伝え方でも詳しく紹介しています。
大家さんへ問い合わせするときのメール例文
契約内容や設備、駐車場などについて問い合わせる場合は、「何を知りたいのか」を具体的に書きます。
設備や契約について確認するとき
件名：設備についての確認
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
室内設備について確認したいことがあり、ご連絡しました。
〇〇について、入居者側で対応してよいものか、大家さんへ確認した方がよいものか判断できずにおります。
お手数ですが、一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
費用負担や契約内容など、自分で判断しにくいことは断定せず、「確認したい」という形で聞くと自然です。
駐車場や駐輪場について確認するとき
件名：駐車場についての問い合わせ
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
駐車場について確認したく、ご連絡しました。
現在、利用できる区画に空きはありますでしょうか。
空きがある場合は、月額料金と申し込み方法についても教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
質問が複数ある場合は、一度のメールで整理して聞いておくと、やり取りの回数を減らせます。
大家さんへお願いするときのメール例文
大家さんへ何かをお願いするときは、希望だけを書くのではなく、理由も簡単に添えると伝わりやすくなります。
電話ではなくメールで連絡してほしいとき
件名：今後のご連絡方法について
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
今後のご連絡についてお願いがあり、ご連絡しました。
日中は仕事の都合で電話に出られないことが多いため、可能でしたらメールでご連絡いただけますと助かります。
難しい場合は、留守番電話へご用件を残していただけましたら、確認後こちらから折り返します。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
日程や時間を調整してほしいとき
件名：訪問日時についてのお願い
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
ご連絡いただいた訪問日時について、都合が合わないためご相談したくご連絡しました。
可能でしたら、〇月〇日または〇月〇日の〇時以降で調整していただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。
大家さんへ直接お願いするときの考え方については、大家さんへ直接お願いするとき、どこまで丁寧に書く？失礼になりにくいメール・LINE例文も参考にしてください。
大家さんへ退去を伝えるときのメール例文
退去を考えている場合は、退去日だけを伝えるのではなく、必要な手続きについて確認する形にするとスムーズです。
退去日が決まっているとき
件名：退去についてのご連絡
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
退去についてご連絡いたします。
現在、〇月〇日ごろの退去を予定しております。
退去にあたり必要な手続きや書類、鍵の返却方法などがありましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去日がまだ決まっていないとき
件名：退去についてのご相談
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
退去についてご相談したく、ご連絡しました。
現在、〇月末ごろの退去を検討しておりますが、まだ日程が確定しておりません。
退去を進める場合の手続きや、いつまでに連絡すればよいか教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
大家さんへ直接退去を伝える場合は、大家さんへ退去を伝えるときのメール・LINE例文｜失礼になりにくい伝え方も参考になります。
大家さんへお礼を伝えるときのメール例文
修理や問い合わせに対応してもらったあと、お礼を送りたい場合は短い文章で十分です。
修理してもらったあとのお礼
件名：ご対応ありがとうございました
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先日は修理についてご対応いただき、ありがとうございました。
本日確認したところ、問題なく使用できています。
お手配いただき、ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。
問い合わせに対応してもらったあとのお礼
件名：ご回答ありがとうございました
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほどはご回答いただき、ありがとうございました。
内容を確認いたしました。
ご対応いただきありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
修理後のお礼については、修理してもらったあと管理会社・大家さんへ送るお礼メール例文で、状況別の文面も紹介しています。
大家さんからの電話に出られなかったときのメール例文
大家さんから電話があったものの、仕事中などで出られないこともあります。
折り返し電話が難しい場合は、メールで事情と今後の連絡方法を伝えれば十分です。
件名：お電話について
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほどお電話をいただいていたようですが、出ることができず申し訳ありません。
現在すぐに電話することが難しいため、差し支えなければご用件をメールでお知らせいただけますでしょうか。
確認後、必要に応じてこちらからご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
電話に出られなかった理由を細かく説明する必要はありません。
「電話に出られなかったこと」と「今後どう連絡してほしいか」が伝われば十分です。
大家さんから返事がないときの再連絡方法
一度メールを送っても返事がない場合は、内容や緊急度に応じて再度確認しても問題ありません。
急ぎではない内容を再確認するとき
件名：先日のご連絡について
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先日ご連絡しました〇〇の件について、その後の状況を確認したくご連絡しました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけましたらご返信いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
修理依頼の返事がないとき
件名：設備修理についての再確認
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先日ご連絡しました〇〇の修理について、現在の状況を確認したく再度ご連絡しました。
現在も〇〇が使用できない状態が続いております。
今後の対応予定について、ご確認いただけましたらご連絡をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
修理について再連絡するときは、大家さんが修理してくれないとき何て言う？再連絡・催促メール例文も参考にしてください。
大家さんへのメールで失礼になりにくくするポイント
大家さんとの距離感によって文章の長さは変えて構いませんが、いくつか意識しておくと伝わりやすくなります。
命令する書き方を避ける
「直してください」「今日中に返事してください」と断定するより、
「ご確認いただけますでしょうか」
「対応時期について教えていただけますでしょうか」
のように書くと、必要な要望を伝えながらも強い印象になりにくくなります。
必要以上に謝りすぎない
お願いや問い合わせをするたびに何度も謝る必要はありません。
「お手数をおかけしますが」程度を入れておけば、十分丁寧です。
事実と希望を分けて書く
特に設備故障では、原因を自分で決めつけない方が安全です。
たとえば、
「給湯器が故障しました」
と断定するより、
「給湯器の電源は入りますが、お湯が出ない状態です」
と書く方が状況を正確に伝えられます。
大家さんへメールを送る前の確認ポイント
送信前に、次の点を確認しておくと安心です。
誰からの連絡かわかるか
物件名・部屋番号・名前が入っているか確認しましょう。
初めてメールする場合は特に重要です。
現在の状況が具体的に書かれているか
修理なら症状、問い合わせなら確認したい内容、退去なら予定時期など、大家さんが判断するために必要な情報が入っているか確認します。
何をしてほしいのか明確か
メールを読んだ大家さんが、次に何をすればよいのかわかる文章になっているか確認しましょう。
「確認してほしい」「返信してほしい」「修理について案内してほしい」など、希望を一文入れるだけでも伝わりやすくなります。
まとめ｜大家さんへのメールは短くても用件が伝われば大丈夫
大家さんへメールするときは、必要以上に難しく考える必要はありません。
基本は、
- 物件名・部屋番号・名前
- 何についての連絡なのか
- 現在どうなっているのか
- 何をお願い・確認したいのか
を順番に書けば十分です。
修理なら症状を具体的に、問い合わせなら質問内容を明確に、お願いなら理由を簡潔に書くとやり取りが進みやすくなります。
迷ったときは、
「お世話になっております。〇号室の〇〇です。〇〇についてご相談があり、ご連絡しました。」
から書き始めると、自然なメールを作りやすくなります。
