管理会社へ電話して修理や日程について話したあと、
「念のためメールでも残しておきたい」
「電話で聞いた内容を確認したい」
「何て書けば大げさにならない？」
と迷うことがあります。
電話で話がまとまっていても、あとから確認できるようにメールを送っておくと便利です。
ただし、
「証拠として送ります」
のように強く書く必要はありません。
基本は、
「先ほどのお電話の件について、確認のためメールでも失礼いたします」
と書けば十分です。
この記事では、管理会社と電話で話した内容をあとからメールで残すときの伝え方を、修理・日程調整・騒音・退去など状況別の例文とあわせて紹介します。
電話した内容をメールで残してもいい？
管理会社と電話で話したあと、同じ内容をメールで送っても問題ありません。
特に、
- 修理の日程が決まった
- 業者から連絡が来ることになった
- 管理会社が確認すると言った
- 退去日や立ち会い日が決まった
- 騒音について対応内容を聞いた
といった場合は、あとから確認できるようにしておくと便利です。
メールは「確認」の形にする
電話後のメールでは、
「言った・言わないを防ぐため」
などと書く必要はありません。
自然なのは、
「先ほどお電話でお話しした内容について、確認のためメールでも失礼いたします」
という形です。
長文にしなくていい
電話で詳しく話しているため、メールでは要点だけで十分です。
何について話したか
何が決まったか
次に誰が何をするか
を簡潔に書きましょう。
電話後メールで残したい内容は3つ
基本は次の3つです。
- 電話した日時や用件
- 電話で確認した内容
- 次の予定
たとえば修理なら、
「〇月〇日に業者から連絡がある」
まで書けば、あとから見返しやすくなります。
担当者名がわかれば入れてもいい
担当者の名前がわかる場合は、
「先ほど〇〇様にお電話でご対応いただき」
と書いても構いません。
わからない場合は無理に入れる必要はありません。
日時・金額・期限は特に残す
日付や時間など、あとで確認したくなりそうな内容はメールにも入れておきましょう。
電話後に送る基本のメール例文
一番使いやすい例文
件名：先ほどお電話しました〇〇の件について
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
先ほどお電話でお話ししました〇〇の件について、確認のためメールでも失礼いたします。
〇〇については、〇月〇日にご対応いただける予定とのことで承知しました。
当日はよろしくお願いいたします。
さらに短く送る場合
お世話になっております。
先ほどはお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
〇〇について、〇月〇日の予定とのことで承知しました。
念のため確認としてメールでも失礼いたします。
よろしくお願いいたします。
修理をお願いした電話のあとに送る場合
設備故障について電話したあと、修理手配をしてもらえることになった場合です。
修理業者を手配してもらえる場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほどは〇〇の不具合についてお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
修理業者様を手配いただき、後ほど業者様から直接連絡をいただけるとのことで承知しました。
確認のためメールでも失礼いたします。
よろしくお願いいたします。
修理日が決まった場合
お世話になっております。
先ほどお電話で確認しました〇〇の修理について、〇月〇日〇時頃に訪問いただける予定とのことで承知しました。
当日は在宅してお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
関連記事：賃貸の設備が壊れたとき管理会社へどう伝える？修理依頼の連絡方法と例文
修理業者から連絡が来る予定になった場合
管理会社との電話で、
「業者から直接連絡します」
と言われた場合もメールに残しておけます。
業者からの連絡待ちを確認する例文
お世話になっております。
先ほどお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
〇〇の修理について、修理業者様から直接ご連絡をいただける予定とのことで承知しました。
こちらでご連絡をお待ちいたします。
よろしくお願いいたします。
連絡時期まで聞いた場合
お世話になっております。
先ほどお電話で確認しました〇〇の修理について、〇月〇日頃までに修理業者様からご連絡いただける予定とのことで承知しました。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理業者から連絡がないとき管理会社へ何て言う？確認メール例文
修理日程を電話で変更した場合
電話で訪問日時を変更してもらった場合は、新しい日時を書きます。
日程変更後のメール例文
お世話になっております。
先ほどは〇〇の修理日程についてお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
修理日時を、
〇月〇日〇時頃
へ変更いただけるとのことで承知しました。
当日はよろしくお願いいたします。
時間帯だけ決まった場合
お世話になっております。
先ほどお電話で確認しました修理日程について、〇月〇日の午後に訪問いただく予定とのことで承知しました。
詳細な時間については、業者様からのご連絡をお待ちいたします。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理の日程が合わないとき管理会社・業者へ変更をお願いする例文
「確認して折り返します」と言われた場合
電話したものの、その場では結論が出ず、
「確認して折り返します」
と言われることがあります。
この場合も簡単にメールで残せます。
折り返し待ちの例文
お世話になっております。
先ほどお電話しました〇〇号室の〇〇です。
〇〇についてご確認いただき、改めてご連絡いただけるとのことで承知しました。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
回答時期まで聞いた場合
お世話になっております。
先ほどお電話でご相談しました〇〇について、〇月〇日頃までにご確認いただけるとのことで承知しました。
ご確認後のご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
騒音について電話相談したあとに送る場合
騒音相談を電話で行った場合も、どのような対応をしてもらえることになったか簡単に残しておけます。
注意喚起をしてもらえる場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほどは騒音についてお電話でご相談に乗っていただき、ありがとうございました。
夜間の生活音について確認いただき、必要に応じて注意喚起をご検討いただけるとのことで承知しました。
確認のためメールでも失礼いたします。
よろしくお願いいたします。
匿名希望も残しておく場合
お世話になっております。
先ほどお電話でご相談しました騒音の件について、確認のためメールでも失礼いたします。
ご対応いただく場合は、こちらの部屋番号や氏名が相手に伝わらない形でお願いしたい旨もお伝えしております。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
関連記事：騒音の相談を匿名にしてほしいとき管理会社へどう頼む？例文
退去や立ち会いの日程を電話で決めた場合
退去日や立ち会い日時は、あとから見返せるようメールで残しておくと便利です。
退去立ち会い日時を確認する例文
お世話になっております。
先ほどは退去立ち会いの日程についてお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
〇月〇日〇時から立ち会い予定とのことで承知しました。
当日はよろしくお願いいたします。
退去日を確認する例文
お世話になっております。
先ほどお電話で確認しました退去日について、〇月〇日で承知しました。
今後必要な手続きについても、案内いただいた内容に沿って進めます。
よろしくお願いいたします。
電話で聞いた内容に少し不安がある場合
電話が終わったあと、
「自分の理解で合っているかな？」
と不安になることがあります。
その場合は、「承知しました」と断定せず、
「下記の理解でよろしいでしょうか」
と確認しましょう。
内容を確認したい例文
お世話になっております。
先ほどはお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
念のため確認ですが、〇〇については、
・〇月〇日に業者様から連絡予定
・訪問日時は業者様と直接調整
という理解でよろしいでしょうか。
認識に相違がありましたらお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
複数の内容を確認する場合
お世話になっております。
先ほどのお電話について、念のため確認させてください。
私の理解では、
・〇〇は管理会社様で確認
・〇月〇日頃までに回答予定
・必要な場合は修理業者様から直接連絡
とのことでした。
認識に間違いがありましたら、ご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
電話の内容とメールの内容が違ったらどうする？
電話後に管理会社から来たメールを見て、
「電話で聞いた内容と違う気がする」
ということもあります。
その場合は、責めずに確認します。
内容が違うように感じた場合の例文
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。
一点確認させてください。
先ほどのお電話では〇〇と伺った認識でしたが、今回のメールでは〇〇との記載がありました。
私の理解違いでしたら申し訳ありません。
正しい内容をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
「言いましたよね」と書かない
「電話では〇〇と言いましたよね」
と強く書くより、
「〇〇と伺った認識です」
と伝える方が確認しやすくなります。
電話後のメールに返信は必要？
電話で話が完結している場合、必ずメールを送る必要があるわけではありません。
メールに残しておくと便利なのは、
- 日程が決まった
- 対応内容が決まった
- 折り返し予定がある
- 業者から連絡予定
- 匿名希望など大切な条件がある
といった場合です。
雑談まで書かなくていい
メールに残すのは、
あとから確認したい重要な内容だけ
で十分です。
電話で話した内容をすべて文字に起こす必要はありません。
相手から確認メールが来ているなら重ねて送らなくてもいい
管理会社側から、
「先ほどのお電話の件ですが、〇月〇日で承りました」
などのメールが届いているなら、その内容で十分な場合もあります。
必要なら、
「承知しました。よろしくお願いいたします」
と返信するだけでもよいでしょう。
電話後メールで避けたい書き方
電話の内容を残したいだけなのに、文章次第では強い印象になることがあります。
「記録のため送ります」とだけ書く
間違いではありませんが、やや硬く感じられることがあります。
代わりに、
「確認のためメールでも失礼いたします」
とすると自然です。
「証拠として残します」と書く
通常のやり取りでは必要ありません。
単に要点を整理してメールしておけば十分です。
電話した内容は「確認のためメールでも」で自然に残せる
管理会社と電話した内容をあとからメールで残したいときは、難しく考える必要はありません。
基本は、
「先ほどはお電話でご対応いただき、ありがとうございました」
「確認のためメールでも失礼いたします」
「〇〇とのことで承知しました」
の3つです。
内容に自信がない場合は、
「下記の理解でよろしいでしょうか」
と確認しましょう。
やり取りは、
電話で相談
→ 決まった内容を整理
→ 必要なら確認メール
→ 日時・対応内容を残す
→ 相違があれば確認
という流れで進めれば十分です。
電話で済んだ話をもう一度長く説明するのではなく、あとから見返したいポイントだけを短く残すのがコツです。
