管理会社へ一度メールを送ったものの、
「返事が来ない」
「確認しますと言われたまま進まない」
「もう一度送っていいのかわからない」
と迷うことがあります。
特に修理や騒音、日程調整など、管理会社からの返事がないと次へ進めない内容では、
「急かしたくないけれど、状況は知りたい」
ということも多いでしょう。
2回目のメールでは、強い催促をする必要はありません。
基本は、
前回いつ連絡したか＋現在の状況＋何を確認したいか
の3つを簡潔に伝えれば十分です。
この記事では、管理会社へ2回目のメールを送るときの伝え方を、そのまま使える例文とあわせて紹介します。
修理、騒音、日程調整、「確認します」と言われた後など、状況別の文例もまとめています。
管理会社へ2回目のメールを送ってもいい？
一度メールを送ったあと返事がないと、
「何度も連絡するとしつこいかも」
と遠慮してしまうことがあります。
しかし、返事がないことで手続きや修理などが止まっているのであれば、確認のために2回目のメールを送って構いません。
2回目は「催促」より「状況確認」
文章を考えるときは、
「早く返事をください」
ではなく、
「その後の状況を確認したい」
と考えると書きやすくなります。
たとえば、
「その後の確認状況を伺いたく、ご連絡いたしました」
という表現なら、強くなりすぎません。
前回のメールを責める材料にしない
「〇日前に送ったのに返事がありません」
と書くより、
「〇月〇日にご連絡しました〇〇の件について」
と事実だけを書く方が自然です。
関連記事：管理会社から返事がないときどうする？角が立たない催促・再連絡の例文
2回目のメールで伝えることは3つで十分
再連絡では、最初のメールと同じ長い説明を繰り返す必要はありません。
伝えたいのは主に次の3つです。
- 前回いつ連絡したか
- 現在どうなっているか
- 何を確認したいか
この3つを入れると、短いメールでも要件が伝わります。
前回の日付を書く
たとえば、
「先日の件について」
だけではなく、
「〇月〇日にご連絡した修理の件について」
と書きます。
管理会社も以前のやり取りを探しやすくなります。
現在の状態を書く
修理なら、
「現在もエアコンが使用できない状態です」
騒音なら、
「現在も夜間に同様の音があります」
と一言入れます。
状況が変わっていないことが伝われば十分です。
管理会社へ送る基本の2回目メール例文
特別な事情がなければ、まずは次の形で使えます。
基本の再連絡例文
件名：〇〇の件についての確認
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にご連絡しました〇〇の件について、その後の状況を確認したくご連絡いたしました。
現在も〇〇の状態となっております。
お忙しいところ恐れ入りますが、確認状況や今後の対応についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
もっとやわらかく送りたい場合
お世話になっております。
先日ご連絡しました〇〇の件について、現在の確認状況だけ伺えればと思いご連絡いたしました。
こちらで引き続きお待ちすればよい状況でしたら、その旨だけでもお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
「まだ返事がない」
ではなく、
「待っていればよいか確認したい」
という形にすると、かなりやわらかくなります。
修理について2回目のメールを送る場合
設備修理の場合は、現在も不具合が続いていることを書きましょう。
修理依頼の2回目メール
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にご連絡しました〇〇の修理について、その後の対応状況を確認したくご連絡いたしました。
現在も〇〇が使用できない状態が続いております。
お忙しいところ恐れ入りますが、修理や確認の予定についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
急ぎで修理してほしい場合
お世話になっております。
先日ご連絡しました〇〇の不具合について、現在も使用できず生活に支障が出ている状態です。
恐れ入りますが、対応可能な時期だけでもご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理をお願いしたのに管理会社から返事がないときの再連絡例文
騒音について2回目のメールを送る場合
騒音の場合は、現在もどのような音が続いているかを書きます。
騒音相談の2回目メール
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日にご相談しました騒音について、その後の確認状況を伺いたくご連絡いたしました。
現在も23時頃から、足音のような音が聞こえる日があります。
お手数をおかけしますが、今後の対応についてご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
匿名希望がある場合
お世話になっております。
先日ご相談しました騒音について、現在の確認状況を伺いたくご連絡しました。
現在も同様の音が続いております。
なお、前回お伝えしたとおり、こちらからの相談だと特定されない形での対応を希望しております。
よろしくお願いいたします。
関連記事：騒音を相談したのに管理会社から返事がないときの催促例文
「確認します」と言われた後の2回目メール
管理会社から一度、
「確認します」
「担当者に聞きます」
と返信が来たあと、そのまま連絡がない場合もあります。
この場合は、
「どうなりましたか？」
と強く聞く必要はありません。
確認中の件を聞く例文
お世話になっております。
先日ご相談しました〇〇について、確認していただけるとのことでしたので、その後の状況を伺いたくご連絡いたしました。
まだ確認中でしたら問題ありません。
現時点でわかっていることがありましたら、お知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
大家さんへ確認中と言われた場合
お世話になっております。
〇〇の件について、大家様へご確認いただけるとのことでしたので、その後の状況を伺いたくご連絡いたしました。
まだ確認中でしたら、その旨だけでもお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
修理業者から連絡が来ない場合
管理会社から、
「業者から連絡します」
と言われたのに、その後連絡がないこともあります。
この場合は、管理会社へ戻して確認します。
業者から連絡がない場合の例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇〇の修理について、修理業者様から直接ご連絡をいただく予定と伺っておりますが、現在のところまだ連絡がありません。
こちらで引き続き待っていればよいでしょうか。
お手数ですが、手配状況をご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
現在も設備が使えない場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、業者様からのご連絡を待っておりますが、現在も〇〇が使用できない状態です。
恐れ入りますが、現在の手配状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
日程調整の返事がない場合
修理日程や立ち会いなどの候補日を送ったあと、返事がないこともあります。
この場合は、
こちらも予定を決めたい
という理由を添えると聞きやすくなります。
候補日を送った後の確認例文
お世話になっております。
先日、〇〇の日程について候補日をお送りしましたが、その後のご都合はいかがでしょうか。
こちらでも予定を調整したいため、決まっていましたらお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
候補日が近づいている場合
お世話になっております。
〇〇の日程について確認のためご連絡いたしました。
候補としてお伝えした〇月〇日が近づいているため、当日の対応可否をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理の日程が合わないとき管理会社・業者へ変更をお願いする例文
急かしたくないときに使いやすい表現
2回目のメールを書くときは、言葉選びに迷いやすいです。
やわらかく確認したい場合は、次のような表現が使えます。
「その後の状況を確認したく」
もっとも使いやすい表現です。
「催促しています」
という印象を強く出さずに、返信をお願いできます。
たとえば、
「その後の対応状況を確認したく、ご連絡いたしました」
と使います。
「まだ確認中でしたら問題ありません」
相手を急かしたくない場合に使えます。
そのうえで、
「現状だけでもお知らせいただけますと助かります」
と続けると、返信を求める意図も伝わります。
2回目はどこまで強く言っていい？
1回目の再連絡なら、基本的にはやわらかい文面で十分です。
ただし、設備が使えないなど生活への影響が大きい場合は、困っていることを明確にして構いません。
少し強めに伝える例文
お世話になっております。
〇月〇日にご連絡しました〇〇について、現在も〇〇の状態が続いております。
生活に支障が出ているため、今後の対応予定について確認したくご連絡いたしました。
恐れ入りますが、ご確認のうえお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
相手を責めず「影響」を強くする
強めにする場合でも、
「返事が遅いです」
ではなく、
「生活に支障が出ています」
と状況を強調する方が伝わりやすくなります。
2回目にも返事がなかったらどうする？
2回目のメールにも返事がない場合は、もう一度確認して構いません。
そのときは、これまでの連絡日をまとめます。
3回目のメール例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇〇の件について、〇月〇日と〇月〇日にご連絡しておりますが、その後の状況を確認したく再度ご連絡いたしました。
現在も〇〇の状態が続いております。
お手数をおかけしますが、現在の確認状況と今後の対応についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
3回目は少しだけ明確にする
3回目では、
「これまで〇月〇日、〇月〇日に連絡しています」
と履歴を明確にします。
感情的にする必要はありません。
関連記事：管理会社へ3回目の連絡をするときの伝え方｜少し強めの例文
電話へ切り替える場合
メールで2回連絡しても返事がなく、急ぎの内容なら電話で確認する方法もあります。
電話での伝え方
電話では、
「〇月〇日と〇月〇日にメールした〇〇号室の〇〇です」
と伝えます。
そのあと、
「現在も〇〇の状態なので、確認状況を伺いたくお電話しました」
と続ければ十分です。
電話後にメールを残しておく
電話で話が進んだ場合は、
「先ほどお電話でお話しした件です」
とメールで内容を残してもよいでしょう。
お世話になっております。
先ほどお電話で確認しました〇〇の件について、念のためメールでも失礼いたします。
〇月〇日に〇〇していただける予定とのことで承知しました。
よろしくお願いいたします。
2回目メールで避けたい伝え方
返事がないと不満は出ますが、2回目ではまだ相手を責めない方がやり取りしやすくなります。
「前にも送りましたよね」と書く
代わりに、
「〇月〇日にご連絡しました〇〇の件について」
と書きます。
同じ内容でも印象がかなり違います。
最初のメールをそのまま何度も送り直す
転送や再送だけでも届きますが、
「確認のため再度ご連絡しました」
という一文を追加した方が、再連絡の目的がわかりやすくなります。
管理会社への2回目メールは「前回の日付＋現在＋確認したいこと」で十分
管理会社へ2回目のメールを送るときは、難しく考える必要はありません。
基本は、
いつ連絡したか
現在どうなっているか
何を確認したいか
の3点です。
文章も、
「返事がないので催促します」
ではなく、
「その後の状況を確認したくご連絡しました」
とすれば、角が立ちにくくなります。
やり取りは、
最初の連絡
→ 返事を待つ
→ 2回目はやわらかく状況確認
→ まだ返事がなければ連絡履歴を添えて3回目
→ 急ぎなら電話も検討
という流れで考えると迷いにくくなります。
