管理会社へ一度連絡し、さらに2回目の確認メールも送ったのに返事がないと、
「3回目はさすがに強く言っていい？」
「同じメールをまた送ればいい？」
「無視されていると書いてもいい？」
と迷うことがあります。
3回目の連絡では、1回目や2回目よりも少しはっきり伝えて構いません。
ただし、
「何度連絡しても無視されています」
と感情的に書くより、
いつ連絡したか＋現在も困っていること＋回答してほしい内容
を整理して伝える方が効果的です。
この記事では、管理会社へ3回目の連絡をするときの伝え方を、そのまま使える例文とあわせて紹介します。
修理、騒音、日程調整、「確認します」と言われたままの場合、電話に切り替える場合までまとめています。
3回目の連絡では「これまでの履歴」を入れる
1回目や2回目では、
「その後の状況を確認したく」
というやわらかい表現で十分です。
3回目では、これまでに何度連絡しているのかを明確にしましょう。
連絡した日付を並べる
たとえば、
「何度も連絡しています」
より、
「〇月〇日と〇月〇日にご連絡しております」
と書く方が具体的です。
管理会社側も、過去のメールや問い合わせ履歴を探しやすくなります。
現在も困っていることを書く
連絡履歴だけを書くのではなく、
「現在もエアコンが使用できません」
「現在も夜間の騒音が続いています」
など、なぜ3回目の連絡が必要なのかを添えましょう。
3回目のメールで伝えたい内容は4つ
3回目でも、長文にする必要はありません。
伝えたいのは次の4つです。
- これまで連絡した日
- 何について連絡しているか
- 現在の状況
- 何を回答してほしいか
この4点を入れると、少し強めでも感情的になりにくくなります。
「返信してください」より回答内容を指定する
単に、
「返信をお願いします」
と書くより、
「現在の対応状況と今後の予定をお知らせください」
とした方が、相手が何を返せばよいかわかります。
期限がある場合は理由も添える
退去や日程調整など、回答が必要な日が決まっている場合は、
「こちらでも予定を調整する必要があるため」
など、理由を添えて伝えましょう。
管理会社へ送る3回目の基本メール例文
3回目では、これまでの連絡履歴を明確にします。
基本の3回目メール
件名：〇〇の件について再度の確認
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇〇の件について、〇月〇日および〇月〇日にご連絡しておりますが、その後の状況を確認したく再度ご連絡いたしました。
現在も〇〇の状態が続いております。
お手数をおかけしますが、現在の確認状況と今後の対応予定についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
少し強めに伝える場合
お世話になっております。
〇〇の件について、これまで〇月〇日、〇月〇日にご連絡しておりますが、現在のところご返信を確認できておりません。
現在も〇〇の状態が続いており、対応状況を確認する必要があるため、再度ご連絡いたしました。
恐れ入りますが、現在の状況および今後の対応予定についてご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
修理依頼の3回目メール
設備が使えない状態が続いている場合は、生活への影響も書いて構いません。
エアコン・給湯器などの修理の場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇〇の修理について、〇月〇日および〇月〇日にご連絡しておりますが、現在のところ対応状況を確認できておりません。
現在も〇〇が使用できない状態が続いており、生活に支障が出ております。
恐れ入りますが、修理の手配状況と今後の予定についてご確認のうえ、ご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
すでに業者手配と言われている場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、修理業者様からご連絡いただく予定と伺っておりますが、現在のところ連絡がありません。
〇月〇日、〇月〇日にも確認のご連絡をしております。
現在も〇〇が使用できないため、業者様の手配状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理をお願いしたのに管理会社から返事がないときの再連絡例文
騒音相談の3回目メール
騒音について何度か相談している場合は、これまでの連絡日と現在の状況をまとめます。
騒音が現在も続いている場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
騒音について、〇月〇日および〇月〇日にご相談しておりますが、その後の対応状況を確認したく再度ご連絡いたしました。
現在も23時頃から深夜にかけて、足音のような音が聞こえる日があります。
生活への影響が続いているため、今後どのような対応が可能かご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
匿名希望を続けたい場合
お世話になっております。
騒音について、これまで〇月〇日と〇月〇日にご相談しております。
現在も同様の音が続いているため、再度確認のためご連絡しました。
恐れ入りますが、今後の対応についてお知らせいただけますでしょうか。
なお、これまでと同様に、こちらの部屋番号や氏名が相手に伝わらない形での対応を希望しております。
よろしくお願いいたします。
関連記事：騒音を相談したのに管理会社から返事がないときの催促例文
「確認します」と言われたままの場合
管理会社から一度返信があり、
「確認します」
「担当者に確認します」
と言われたあと止まっている場合もあります。
確認中のまま連絡がない場合
お世話になっております。
〇〇の件について、確認していただけるとのご連絡をいただいておりますが、その後の状況を伺いたく再度ご連絡いたしました。
〇月〇日にも一度確認のメールをお送りしております。
現在も〇〇の状態が続いているため、現時点での確認状況だけでもお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
大家さんへの確認待ちの場合
お世話になっております。
〇〇の件について、大家様へご確認いただけるとのことでしたので、その後の状況を伺いたくご連絡いたしました。
〇月〇日にも確認しておりますが、現在のところ回答を確認できておりません。
まだ確認中でしたら、その旨と今後の見込みだけでもお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
関連記事：「確認します」と言われたまま返事がないときの再確認メール
日程調整の3回目メール
修理、立ち会い、鍵の受け取りなど、日程調整の返事がない場合は、候補日が近づいていることもあります。
候補日を送っている場合
お世話になっております。
〇〇の日程について、〇月〇日と〇月〇日に確認のご連絡をしております。
こちらからお伝えした候補日が近づいているため、日程が確定しているか確認したく再度ご連絡いたしました。
こちらでも予定を調整する必要があるため、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
別の日を出した方がよいか聞く場合
お世話になっております。
〇〇の日程について、先日候補日をお送りしておりますが、現在のところご返信を確認できておりません。
すでに提示した日程での調整が難しいようでしたら、別の候補日をお送りしますのでお知らせください。
ご確認をお願いいたします。
関連記事：修理の日程が合わないとき管理会社・業者へ変更をお願いする例文
3回目ではどこまで強く言っていい？
3回目まで返事がないと、不満をはっきり書きたくなることがあります。
少し強くすること自体は問題ありませんが、
相手への評価を強くするのではなく、要求を明確にする
のがおすすめです。
「回答が必要です」と伝える
たとえば、
「現在も設備が使用できないため、今後の対応予定について確認が必要な状況です」
と書けば、重要度を伝えられます。
「非常に迷惑しています」
と感情を強調するより、何を回答してほしいかを明確にしましょう。
「いつまでに」が必要なら理由を添える
日程など期限がある場合は、
「〇月〇日までにこちらでも予定を決める必要があるため、可能でしたら〇月〇日までにご回答いただけますと助かります」
と伝えます。
理由のない一方的な期限にするより自然です。
3回目でも返事がなければ電話へ切り替える
3回メールを送っても反応がない場合は、同じ方法を繰り返すより電話で確認することも考えましょう。
特に、生活に影響する設備トラブルや日程が迫っている場合は電話が向いています。
電話では連絡履歴を短く伝える
電話では、
「〇〇号室の〇〇です。〇月〇日と〇月〇日に〇〇の件でメールをしていますが、現在の状況を確認したくお電話しました」
と伝えれば十分です。
そのあとに現在の状況を説明します。
担当者が不在なら伝言をお願いする
担当者が不在の場合は、
「〇〇の件について折り返しをお願いできますでしょうか」
と伝えましょう。
その際、
- 名前
- 部屋番号
- 用件
- 電話番号
- 連絡可能な時間
を伝えておくとスムーズです。
電話したあとメールも残しておく
電話で話が進んだ場合は、確認の意味で簡単なメールを残しておく方法もあります。
電話内容を確認するメール
お世話になっております。
先ほどお電話でお話ししました〇〇の件について、確認のためメールでも失礼いたします。
〇月〇日までに〇〇についてご確認いただけるとのことで承知しました。
よろしくお願いいたします。
修理予定を確認した場合
お世話になっております。
先ほどお電話で確認しました〇〇の修理について、〇月〇日に修理業者様からご連絡いただける予定とのことで承知しました。
よろしくお願いいたします。
電話だけで終わらせず、内容を残しておくと後から確認しやすくなります。
3回目の連絡で避けたい伝え方
3回目は多少強めでもよいですが、相手を攻撃する文章にはしない方が得策です。
「何度連絡しても無視されています」と書く
本当に確認漏れが起きている可能性はありますが、「無視」という言葉は相手の意図まで決めつける表現です。
代わりに、
「〇月〇日、〇月〇日に連絡しておりますが、現在のところ返信を確認できておりません」
と書きましょう。
感情だけを長く書く
「困っています」「不満です」と長く書いても、何を回答すればいいのかわからないことがあります。
3回目こそ、
現在の状況
回答してほしい内容
をはっきりさせましょう。
3回目は「少し強くする」より「具体的にする」
管理会社へ3回目の連絡をするときは、無理に厳しい言葉を使う必要はありません。
重要なのは、
〇月〇日と〇月〇日に連絡した
現在も〇〇の状態が続いている
現在の対応状況と今後の予定を知りたい
という3点を明確にすることです。
つまり、
1回目：用件を伝える
2回目：やわらかく状況確認
3回目：連絡履歴＋現在の状況＋回答してほしい内容を明確にする
と段階を変えます。
3回目でも返事がなければ、メールを何度も繰り返すだけでなく、電話など別の連絡方法へ切り替えることも考えましょう。
