管理会社へ修理や騒音について何度か連絡しているのに、
「返事は来るけれど話が進まない」
「確認しますと言われたまま止まっている」
「修理業者を手配すると言われたのに連絡がない」
ということがあります。
何度も同じやり取りが続くと、
「もう少し強く言った方がいい？」
「対応してくれないと書いていい？」
「次は何を伝えれば動いてもらいやすい？」
と迷うこともあるでしょう。
こうしたときは、
相手を責める言葉を強くするより、これまでの経過と現在必要な回答を整理する
ことが大切です。
たとえば、
「〇月〇日からご相談しておりますが、現在も〇〇の状態が続いています。今後の対応予定についてご確認いただけますでしょうか」
と伝えます。
この記事では、管理会社がなかなか対応してくれないと感じたときに、次の連絡で何を伝えればよいか、そのまま使える例文とあわせて紹介します。
「対応してくれない」と感じたら、まず状況を整理する
管理会社とのやり取りが長くなると、
「何もしてくれない」
と感じやすくなります。
ただ、次の連絡では感情ではなく、
どこで止まっているのか
を整理してみましょう。
返事そのものがない
最初のメールや再連絡にも返信がないケースです。
この場合は、
「いつ連絡したか」
「現在もどんな状態か」
をまとめます。
返事はあるが対応が進まない
たとえば、
「確認します」
「業者を手配します」
という返事は来たものの、その後動きがない場合です。
この場合は、
現在の進捗と次の予定
を聞く必要があります。
次の連絡で伝えたいのは4つ
何度かやり取りしている場合は、次の4つを入れると整理しやすくなります。
- 最初に連絡した日
- その後どんなやり取りがあったか
- 現在も何に困っているか
- 今回何を回答してほしいか
「どうなっていますか？」
だけではなく、回答してほしい内容を具体的にしましょう。
日付を入れる
たとえば、
「以前から何度も連絡しています」
より、
「〇月〇日に最初にご相談し、〇月〇日に再度確認しております」
と書く方がわかりやすくなります。
現在の問題を書く
修理なら、
「現在も給湯器が使用できません」
騒音なら、
「現在も23時以降に同様の音があります」
と書きます。
基本の再連絡メール例文
対応状況を確認する例文
件名：〇〇について今後の対応の確認
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇〇について、〇月〇日に最初にご相談し、その後〇月〇日にも確認のご連絡をしております。
現在も〇〇の状態が続いております。
恐れ入りますが、現在どのような確認・対応状況となっているか、また今後の予定についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
少し強めに伝えたい場合
お世話になっております。
〇〇の件について、これまで〇月〇日、〇月〇日にご連絡しておりますが、現在も対応状況を確認できておりません。
〇〇の状態が続いており、生活にも影響が出ております。
恐れ入りますが、現在の対応状況と今後の予定についてご確認のうえ、ご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
「対応してください」より「今後の予定を教えてください」
管理会社が動いていないように感じると、
「早く対応してください」
と言いたくなることがあります。
ただ、次の連絡では、
具体的な予定を聞く
方が話が進みやすいです。
修理なら何を聞く？
たとえば、
- 業者へ依頼済みか
- 業者からいつ連絡が来る予定か
- 訪問時期の目安
- まだ確認中なのか
などです。
騒音なら何を聞く？
騒音の場合は、
- 相談内容を確認済みか
- 注意喚起などを行う予定か
- こちらは様子を見ればよいか
などを聞けます。
修理が進まない場合の例文
修理を依頼したのに話が進まない場合は、現在も設備が使えないことを伝えます。
修理業者が決まらない場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇〇の修理について、〇月〇日にご相談して以降、何度か確認のご連絡をしております。
現在も〇〇が使用できない状態です。
修理業者様の手配状況と、今後の対応予定についてご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
業者から連絡がない場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、業者様から直接ご連絡いただく予定と伺っておりますが、現在のところまだ連絡がありません。
現在も〇〇が使用できないため、こちらで引き続き待っていればよいのか、手配状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理業者から連絡がないとき管理会社へ何て言う？確認メール例文
修理後も直らず対応が進まない場合
一度修理してもらったものの改善せず、その後の対応が進まないケースもあります。
再修理をお願いしている場合
お世話になっております。
〇月〇日に〇〇の修理をご対応いただきましたが、その後も同じ症状が続いているため、〇月〇日に再度ご相談しております。
現在も〇〇の状態です。
今後、再確認や再訪問などどのような対応が可能か、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
返事が止まっている場合
お世話になっております。
先日、修理後も〇〇の症状が続いている件についてご連絡しております。
現在も改善しておらず、その後の対応状況を確認できていないため再度ご連絡しました。
恐れ入りますが、今後の対応予定についてお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理したのに直っていないとき管理会社へ再連絡する例文
騒音について対応が進まない場合
騒音を何度か相談しても、
「確認します」
と言われたまま進まないこともあります。
騒音が現在も続いている場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
騒音について、〇月〇日に最初にご相談し、その後も確認のご連絡をしております。
現在も23時頃から深夜にかけて、同様の音が聞こえる日があります。
今後どのような対応が可能か、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
一度注意してもらったが改善しない場合
お世話になっております。
先日は騒音についてご対応いただき、ありがとうございました。
その後も同様の音が続いており、〇月〇日に再度ご相談しております。
現在も改善していないため、今後の対応についてご相談させていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社が一度注意したのに騒音が改善しないときの再連絡例文
「確認します」と言われたまま進まない場合
管理会社から返事自体は来ていても、確認中のまま長く止まっている場合です。
現在の進捗を聞く例文
お世話になっております。
〇〇について、ご確認いただけるとのことでしたので、その後の状況を伺いたくご連絡しました。
〇月〇日にも一度確認しておりますが、現在の状況がわからないため再度ご連絡しております。
まだ確認中でしたら、現時点での状況と今後の見込みだけでもお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
大家さんへの確認待ちの場合
お世話になっております。
〇〇について、大家様へご確認いただけるとのことでしたので、その後の状況を伺いたくご連絡しました。
まだご回答待ちでしたら、その旨と今後の見込みについてお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
関連記事：「確認します」と言われたまま返事がないときの再確認メール
期限や時期を聞いた方がよい場合
やり取りが長くなっている場合は、
「いつ頃わかりそうですか」
と目安を確認してもよいでしょう。
対応時期を聞く例文
お世話になっております。
〇〇について、現在の対応状況とあわせて、おおよその対応時期を確認できればと思いご連絡しました。
まだ具体的な日程が決まっていない場合は、現時点での目安だけでもお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
こちらにも予定がある場合
お世話になっております。
〇〇について、こちらでも今後の予定を調整する必要があります。
可能でしたら、いつ頃までに対応内容がわかる見込みか教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社にいつ対応できるか確認したいときの聞き方｜急かさないメール例文
何度連絡しても返事がない場合
すでに2回、3回とメールを送っているなら、連絡履歴をまとめましょう。
3回以上連絡している場合の例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇〇について、これまで下記の日程でご連絡しております。
・〇月〇日 最初のご相談
・〇月〇日 状況確認
・〇月〇日 再確認
現在も〇〇の状態が続いております。
恐れ入りますが、現在の対応状況と今後の予定についてご確認のうえ、ご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
「無視されている」とは書かない
返事がない場合でも、
「何度も無視されています」
と書く必要はありません。
連絡した事実を日付で示す
だけで、十分に状況は伝わります。
関連記事：管理会社へ3回目の連絡をするときの伝え方｜少し強めの例文
メールだけで進まないなら電話で確認する
何度メールを送っても状況が変わらない場合は、電話で確認する方法もあります。
電話での伝え方
電話では、
「〇〇号室の〇〇です。〇〇について何度かメールでご相談しておりますが、現在の対応状況を確認したくお電話しました」
と伝えます。
そのあと、
「現在も〇〇の状態です」
「今後の予定だけでも知りたいです」
と続けます。
電話後は内容をメールで残す
電話で今後の予定が決まった場合は、
「先ほどのお電話の件について、確認のためメールでも失礼します」
と内容を残しておくと便利です。
関連記事：電話した内容をあとからメールで残すときの例文｜管理会社への確認文
次の連絡では「何をしてほしいか」を1つに絞る
やり取りが長くなると、メールにいろいろ書きたくなります。
ただ、次の連絡では質問を絞った方が返信しやすくなります。
「今どうなっていますか」を具体化する
たとえば修理なら、
「修理業者はすでに手配済みでしょうか」
「業者から連絡が来る時期はわかりますか」
などです。
返事が難しければ現状だけでもお願いする
結論が出ていなくても、
「まだ確認中でしたら、その旨だけでもご連絡ください」
と書けば、現在地を確認できます。
対応してくれないと感じたときに避けたい伝え方
不満が積み重なっていると、文章も強くなりやすいです。
ただし、次の対応につなげるためには、相手への評価より事実を優先しましょう。
「何もしてくれません」と書く
相手が内部で確認している可能性もあります。
代わりに、
「現在の対応状況を確認できておりません」
と書きましょう。
「対応が遅すぎます」だけで終わる
遅いと感じている理由として、
「現在も設備が使えない」
「日程が決められない」
など、具体的な影響を書きます。
管理会社が対応してくれないと感じたら「履歴＋現在＋次の予定」を伝える
管理会社とのやり取りが進まないときは、強い言葉を使うことより、
これまで何があったかを整理すること
が大切です。
次の連絡では、
いつ最初に連絡したか
その後どんな返事があったか
現在も何に困っているか
今後の対応予定を知りたい
を伝えます。
基本形は、
「〇月〇日からご相談しておりますが、現在も〇〇の状態が続いています。現在の対応状況と今後の予定についてご確認いただけますでしょうか」
です。
やり取りは、
最初の連絡
→ 状況確認
→ 再確認
→ 連絡履歴をまとめる
→ 今後の予定を具体的に聞く
→ メールで進まなければ電話
→ 電話内容をメールで残す
という流れで考えましょう。
「もっと強く言うべきか」と考えるより、相手が次に答えるべきことを明確にすることが重要です。
