管理会社との修理や点検、立ち会いなどの日程を一度決めたあと、
「仕事が入ってしまった」
「急に予定が変わった」
「別の日に変更してもらいたい」
ということがあります。
そんなとき、
「一度決めたのに変更して大丈夫？」
「理由はどこまで書けばいい？」
「前日になってしまったけど何て言えばいい？」
と迷うこともあるでしょう。
日程を変更したい場合は、わかった時点で早めに連絡し、
変更したいこと＋一言お詫び＋新しい候補日
を伝えるのが基本です。
たとえば、
「一度調整いただいたところ申し訳ありませんが、都合により〇月〇日の対応が難しくなりました。〇月〇日または〇月〇日へ変更をご相談できますでしょうか」
という形です。
この記事では、管理会社との日程を変更したいときのメールの書き方を、修理・点検・立ち会いなど状況別の例文とあわせて紹介します。
日程変更をお願いしてもいい？
一度決めた予定でも、事情が変われば日程変更を相談して構いません。
大切なのは、変更が必要だとわかった時点でできるだけ早く伝えることです。
一度決めたことへのお詫びを一言入れる
たとえば、
「一度ご調整いただいたところ申し訳ありませんが」
「日程確定後の変更となり申し訳ありません」
と一言添えます。
何度も謝る必要はありません。
新しい候補日を一緒に出す
「その日は無理です」
だけでは、もう一度日程を聞かれることになります。
できれば、
- 〇月〇日 午前
- 〇月〇日 15時以降
- 〇月〇日 終日
のように、2〜3候補を出しましょう。
日程変更メールで伝えたい内容は4つ
管理会社へ予定変更をお願いするときは、次の4つがあれば十分です。
- 何の日程か
- 現在決まっている日時
- 変更したいこと
- 新しい候補日
必要なら変更理由を簡単に添えます。
理由は詳しく書かなくていい
「仕事の都合で」
「予定が変わったため」
「当日の在宅が難しくなったため」
程度で十分です。
個人的な事情を細かく説明する必要はありません。
時間帯も書くと調整しやすい
「〇月〇日なら大丈夫です」
より、
「〇月〇日 14時以降」
と書く方がスムーズです。
管理会社との日程変更で使える基本メール例文
一番使いやすい例文
件名：〇〇の日程変更のお願い
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に予定しております〇〇について、日程変更のお願いでご連絡いたしました。
一度ご調整いただいたところ申し訳ありませんが、都合により当日の対応が難しくなりました。
可能でしたら、下記いずれかの日程へ変更をご相談できますでしょうか。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 15時以降
・〇月〇日 終日
お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。
短めに送りたい場合
お世話になっております。
〇月〇日の〇〇について、都合により日程変更をお願いしたくご連絡しました。
一度決めていただいたあとで申し訳ありません。
〇月〇日または〇月〇日でしたら対応可能です。
ご確認をお願いいたします。
修理の日程を変更したい場合
設備修理の訪問日を変更したい場合は、修理内容と現在の日程を明確にします。
修理訪問日の変更例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に予定しておりますエアコン修理について、日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
仕事の都合により、当日の在宅が難しくなってしまいました。
恐れ入りますが、
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 14時以降
のいずれかへ変更することは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
修理業者との直接調整を案内されている場合
管理会社から、
「今後の日程は業者と直接調整してください」
と言われている場合は、修理業者へ連絡します。
管理会社が間に入っている場合は、管理会社へ確認しても構いません。
関連記事：修理の日程が合わないとき管理会社・業者へ変更をお願いする例文
点検の日程を変更したい場合
設備点検や室内確認の日程を変更する場合も基本は同じです。
点検日の変更例文
お世話になっております。
〇月〇日に予定しております室内点検について、日程変更のお願いでご連絡しました。
当日の予定が変わり、在宅が難しくなりました。
一度ご調整いただいたところ申し訳ありませんが、〇月〇日または〇月〇日へ変更をご相談できますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
午前から午後へ時間だけ変更したい場合
お世話になっております。
〇月〇日の点検について、時間帯の変更をご相談したくご連絡しました。
午前中の対応が難しくなったため、可能でしたら同日の15時以降へ変更いただくことはできますでしょうか。
難しい場合は、別日でも調整いたします。
よろしくお願いいたします。
立ち会いの日程を変更したい場合
退去立ち会いや確認立ち会いなどでは、時間が決まっていることがあります。
立ち会い日の変更例文
お世話になっております。
〇月〇日〇時に予定しております立ち会いについて、日程変更をご相談したくご連絡しました。
都合により当日の対応が難しくなったため、
〇月〇日または〇月〇日
で再調整することは可能でしょうか。
お手数をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
時間だけずらしたい場合
お世話になっております。
〇月〇日の立ち会いについて、予定している〇時からの対応が難しくなってしまいました。
可能でしたら、同日の〇時以降へ変更いただけますでしょうか。
難しい場合は別日も調整いたします。
よろしくお願いいたします。
前日に日程変更をお願いする場合
前日になって予定が変わることもあります。
その場合は、
直前の連絡になったことへのお詫び
を入れましょう。
前日の変更例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
明日〇月〇日に予定しております〇〇について、日程変更のお願いでご連絡いたしました。
直前のご連絡となり申し訳ありませんが、急な予定変更により明日の対応が難しくなりました。
可能でしたら、〇月〇日または〇月〇日へ変更をご相談できますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
できるだけ早く連絡する
前日の変更であれば、メールだけでなく、必要に応じて営業時間内に電話で伝える方法もあります。
相手が当日の訪問準備を進めている可能性があるためです。
当日に変更しなければならない場合
体調不良や急用などで、当日にどうしても対応できなくなることもあります。
この場合は、なるべく早く連絡します。
当日の変更例文
お世話になっております。
本日〇時に予定しております〇〇について、大変申し訳ありませんが、急用により対応が難しくなってしまいました。
当日のご連絡となり申し訳ありません。
可能でしたら、改めて別の日程をご相談させていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
当日は電話も考える
訪問予定時刻が迫っている場合は、メールだけでは確認が間に合わない可能性があります。
その場合は、管理会社や指定された連絡先へ電話で伝えることも考えましょう。
候補日がまだわからない場合
仕事のシフトなどが決まっておらず、代わりの日をすぐ出せないこともあります。
その場合は、いつ候補日を伝えられるかを書きます。
後日候補日を送る例文
お世話になっております。
〇月〇日に予定しております〇〇について、都合により日程変更をお願いしたくご連絡しました。
一度調整いただいたところ申し訳ありません。
現在、代わりの日程を確認しており、〇月〇日頃には予定がわかる見込みです。
改めて候補日をご連絡してもよろしいでしょうか。
よろしくお願いいたします。
相手の候補日を聞く場合
お世話になっております。
〇月〇日の〇〇について、日程変更をお願いしたくご連絡しました。
恐れ入りますが、ほかに対応可能な候補日がありましたら、いくつか教えていただけますでしょうか。
こちらでも予定を確認のうえ調整いたします。
よろしくお願いいたします。
2回目の日程変更をお願いする場合
一度変更したあと、さらに予定が変わってしまうこともあります。
その場合は、
「再度の変更となり申し訳ありません」
と一言入れます。
2回目の日程変更例文
お世話になっております。
〇〇の日程について、再度変更のお願いとなり申し訳ありません。
現在〇月〇日に予定いただいておりますが、都合により対応が難しくなってしまいました。
度々の変更で恐縮ですが、〇月〇日であれば確実に在宅可能です。
変更をご相談できますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
できるだけ確実な候補を出す
何度も変更になる場合は、
「この時間なら確実に対応できる」
という日を出す方がよいでしょう。
管理会社側から日程変更をお願いされた場合
逆に、管理会社や業者から
「予定を変更してほしい」
と連絡が来ることもあります。
新しい日時で問題ない場合
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日〇時へ変更とのことで承知しました。
当日はよろしくお願いいたします。
新しい日時も難しい場合
ご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、ご提示いただいた〇月〇日は都合がつかないため、別の日程をご相談できますでしょうか。
下記でしたら対応可能です。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 終日
よろしくお願いいたします。
日程変更メールに返事がない場合
変更依頼を送ったものの返事が来ないと、
「元の日程のままでいいの？」
と困ります。
特に予定日が近い場合は確認しましょう。
やわらかい確認例文
お世話になっております。
〇月〇日に、〇〇の日程変更についてメールをお送りしました。
その後の確認状況を伺いたくご連絡いたしました。
現在の予定がどの日程になっているか確認できればと思っております。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
元の日程が近い場合
お世話になっております。
〇〇の日程変更について確認のためご連絡しました。
当初予定していた〇月〇日が近づいているため、変更が確定しているかご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社へ2回目のメールを送るときの例文｜急かさず確認する言い方
電話で変更したあとメールで確認してもいい
電話で日程変更をした場合は、メールでも新しい日時を残しておくと確認しやすくなります。
電話後の確認メール例文
お世話になっております。
先ほどは〇〇の日程変更についてお電話でご対応いただき、ありがとうございました。
〇月〇日〇時へ変更いただけるとのことで承知しました。
念のため確認としてメールでも失礼いたします。
当日はよろしくお願いいたします。
関連記事：電話した内容をあとからメールで残すときの例文｜管理会社への確認文
日程変更で避けたい伝え方
予定変更そのものより、相手が再調整しにくい文章を避けることが大切です。
「行けなくなりました」だけ送る
変更が必要なことは伝わりますが、その後の日程が決まりません。
可能なら代わりの候補日を出しましょう。
理由を長く説明しすぎる
細かい事情を何段落も書く必要はありません。
「仕事の都合で」
「急用のため」
程度で十分です。
管理会社との日程変更は「お詫び＋候補日」で伝える
管理会社との予定を変更したいときは、
日程変更をお願いしたい
一度決めたあとで申し訳ない
代わりにいつ対応できるか
の3つを伝えれば十分です。
基本形は、
「一度ご調整いただいたところ申し訳ありませんが、都合により〇月〇日の対応が難しくなりました。〇月〇日または〇月〇日へ変更をご相談できますでしょうか」
です。
やり取りは、
変更が必要になる
→ できるだけ早く連絡
→ 候補日を2〜3つ出す
→ 日程を再調整
→ 返事がなければ確認
→ 電話で決めた場合は必要に応じてメールで残す
という流れで考えましょう。
一度決めた日程を変更することよりも、直前まで連絡せず相手が動けなくなることを避けるのが大切です。
