賃貸の共用廊下や階段、エントランス、ゴミ置き場などで、
「汚れが気になる」
「物が置かれていて通りにくい」
「においが続いている」
「一度管理会社に見てもらいたい」
ということがあります。
そんなとき、
「こんなことで連絡していい？」
「清掃してください、と言うと細かいと思われる？」
「誰が汚したかわからない場合は何て言えばいい？」
と迷うこともあるでしょう。
共用部分について気になることがある場合は、
誰かを責めるのではなく、現在の状態を伝えて確認をお願いする
形にすると連絡しやすくなります。
たとえば、
「共用廊下の〇〇付近に汚れがある状態が続いているため、一度ご確認いただくことは可能でしょうか」
という伝え方です。
この記事では、共用部分を確認・清掃してほしいときに管理会社へどう伝えればよいか、そのまま使えるメール例文とあわせて紹介します。
共用部分が気になるときは管理会社へ相談していい
共用廊下や階段などは、自分の部屋の中ではないため、
「わざわざ連絡するほどではないかな」
と思うことがあります。
ただ、気になる状態が続いているなら、管理会社へ状況確認をお願いして構いません。
「清掃してください」と決めつけなくてもいい
最初から、
「すぐ掃除してください」
と強く伝える必要はありません。
まずは、
「一度状況をご確認いただけますでしょうか」
と相談する形で十分です。
誰が原因かを断定しない
たとえばゴミが置かれていても、
「〇号室の人が捨てています」
などと確証なく書かない方が安全です。
自分が確認できている、
場所・状態・いつ頃からか
を伝えましょう。
管理会社へ伝えたい内容は4つ
共用部分について連絡するときは、次の4つがあるとわかりやすくなります。
- どこの共用部分か
- どんな状態か
- いつ頃から気になっているか
- 何をお願いしたいか
写真で伝わりやすい場合は、添付してもよいでしょう。
場所は具体的にする
「共用部分が汚れています」
より、
「2階の共用廊下、階段付近」
「1階エントランスの郵便受け横」
などと書きます。
状態は事実だけを書く
「ひどく汚い」
より、
「飲み物をこぼしたような跡が残っています」
の方が伝わりやすいです。
共用部分を確認してほしいときの基本メール例文
一番使いやすい例文
件名：共用部分について確認のお願い
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
共用部分について気になる点があり、ご連絡いたしました。
〇階の共用廊下〇〇付近に、〇〇の状態が続いております。
恐れ入りますが、一度状況をご確認いただくことは可能でしょうか。
必要に応じてご対応いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
やわらかく伝えたい場合
お世話になっております。
共用部分について少し気になる点があり、ご相談です。
〇〇付近に〇〇が見られるため、可能なタイミングで一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
共用廊下を清掃してほしい場合
廊下に汚れやごみが残っている場合です。
汚れが続いている場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
2階共用廊下の〇〇付近について、数日前から汚れが残っているためご連絡しました。
飲み物をこぼしたような跡があり、現在もそのままの状態です。
恐れ入りますが、一度ご確認いただき、必要であれば清掃をご対応いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
ごみが落ちている場合
お世話になっております。
共用廊下の〇〇付近に、ごみが落ちた状態が続いております。
こちらでは処分せず、そのままにしております。
可能でしたら一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
階段を確認・清掃してほしい場合
階段は通行する場所なので、落下物や汚れが気になることがあります。
階段に汚れがある場合
お世話になっております。
共用階段についてご連絡です。
〇階から〇階の間に〇〇のような汚れがあり、数日ほど残っている状態です。
恐れ入りますが、一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
通行時に気になる物がある場合
お世話になっております。
共用階段の踊り場に〇〇が置かれており、通行時に少し気になるためご連絡しました。
管理上問題のない状態か、一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
エントランスを確認してほしい場合
エントランスは入居者以外も目にする場所なので、汚れや設備の状態が気になることがあります。
エントランスの汚れを伝える例文
お世話になっております。
1階エントランスの〇〇付近について、汚れが目立つ状態となっております。
数日同じ状態が続いているため、一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
物が放置されている場合
お世話になっております。
エントランス付近に〇〇が置かれた状態が続いているため、ご相談です。
入居者の方の物かどうかわからないため、こちらでは触れておりません。
恐れ入りますが、一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
ゴミ置き場を確認してほしい場合
ゴミ置き場では、
- ゴミが散乱している
- 指定日以外のゴミが残っている
- においが強い
- 粗大ゴミのような物が置かれている
などが気になることがあります。
ゴミが散乱している場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
建物のゴミ置き場についてご連絡しました。
現在、ゴミ袋の中身が一部散乱している状態です。
恐れ入りますが、一度状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
長期間残っているゴミがある場合
お世話になっております。
ゴミ置き場に〇〇が長期間置かれているように見えるため、ご相談です。
処分方法が決まっている物かどうかわからないため、こちらでは触れておりません。
可能でしたら一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
共用部分のにおいが気になる場合
廊下やエントランス、ごみ置き場などでにおいが続いている場合は、場所や時間帯を伝えます。
原因がわからないにおいの場合
お世話になっております。
〇階の共用廊下について、ここ数日〇〇のようなにおいを感じることがあります。
特に夕方以降に気になることが多いのですが、原因はわかっていません。
恐れ入りますが、一度状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
ゴミ置き場のにおいの場合
お世話になっております。
ゴミ置き場付近について、最近においが強く感じられるためご連絡しました。
清掃状況など、一度ご確認いただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
共用部分に私物が置かれている場合
廊下や階段などに物が置かれていると、
「これって管理会社に言っていい？」
と迷うことがあります。
自分で動かさず、まず確認をお願いする方法があります。
私物らしき物がある場合
お世話になっております。
〇階の共用廊下に、〇〇が置かれた状態が続いているためご連絡しました。
どなたの物かはわかりません。
通行時に少し気になるため、一度状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
大きな物が通路にある場合
お世話になっております。
共用廊下の〇〇付近に大きめの荷物が置かれており、通路がやや狭くなっている状態です。
管理上問題のない状態か確認したく、ご連絡しました。
恐れ入りますが、一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
写真を添えて管理会社へ伝える場合
状態が写真で伝わりやすい場合は、添付すると説明が簡単になります。
写真を添える例文
お世話になっております。
共用部分の〇〇について、現在の状態がわかる写真を添付いたします。
〇階の〇〇付近になります。
恐れ入りますが、一度ご確認いただき、必要に応じてご対応いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
写真を撮るときは必要な範囲だけ
共用部分の状態を伝えるためであれば、場所と問題箇所がわかる範囲で十分です。
ほかの入居者や部屋の中など、不要なものまで撮る必要はありません。
清掃ではなく「確認だけ」お願いしたい場合
本当に対応が必要なのかわからないときは、
確認だけお願いしたい
と伝えても構いません。
確認だけお願いする例文
お世話になっております。
共用部分の〇〇について気になる状態があり、ご連絡しました。
こちらでは対応が必要な状態か判断できないため、まず一度ご確認いただければと思っております。
よろしくお願いいたします。
管理上問題ないか聞く場合
お世話になっております。
〇〇付近に〇〇が置かれている状態ですが、管理上問題のないものか確認したくご連絡しました。
問題なければそのままで構いません。
一度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
すぐ清掃してほしい場合はどう伝える？
通常の汚れなら、最初から強く急ぐ必要はありません。
ただし、通行への影響などがある場合は、その状況を伝えます。
通りにくくなっている場合
お世話になっております。
共用廊下に〇〇があり、現在通行できる幅が狭くなっております。
恐れ入りますが、可能な範囲で早めに状態をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
汚れが広がっている場合
お世話になっております。
〇〇付近の汚れについて、範囲が広がっているように見えるため再度ご連絡しました。
可能でしたら、早めにご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
一度対応してもらったのにまた同じ状態になった場合
清掃や確認後に再び同じ状態になることもあります。
その場合は、前回対応してもらったことを書いたうえで再度相談します。
再度汚れている場合
お世話になっております。
先日は共用廊下の〇〇についてご対応いただき、ありがとうございました。
その後、再び同じ付近に〇〇の状態が見られるためご連絡しました。
恐れ入りますが、再度ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
同じ場所に物が置かれる場合
お世話になっております。
先日ご確認いただきました共用廊下の〇〇について、その後再び同じ場所に物が置かれている状態です。
今後どのような対応が可能か、ご相談させていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
管理会社から返事がない場合
確認・清掃をお願いしたものの返事がない場合は、再度連絡して構いません。
やわらかい再連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に、共用部分の〇〇について確認をお願いするメールをお送りしました。
その後の確認状況を伺いたく、再度ご連絡いたしました。
現在も同じ状態となっております。
お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
状態が変わった場合
お世話になっております。
先日ご相談しました〇〇について、その後状態が変わったため再度ご連絡しました。
現在は〇〇の状態となっております。
恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
関連記事：管理会社へ2回目のメールを送るときの例文｜急かさず確認する言い方
共用部分の相談で避けたい伝え方
気になる状態でも、他の入居者を責める形にはしない方が連絡しやすくなります。
原因となった人を決めつける
「〇号室の人が置いています」
などと確証なく書く必要はありません。
「〇〇が置かれている状態です」
と伝えれば十分です。
「ちゃんと掃除してください」とだけ書く
管理会社側で状況を把握していない可能性があります。
まず、
「〇〇の状態が続いているため、一度ご確認いただけますでしょうか」
と伝えましょう。
共用部分のお願いは「場所＋状態＋確認」で伝える
廊下や階段、エントランス、ゴミ置き場などの共用部分が気になるときは、
どこで
どんな状態があり
どれくらい続いているか
を伝えたうえで、
「一度ご確認いただけますでしょうか」
とお願いすれば十分です。
基本形は、
「〇階の共用廊下〇〇付近に〇〇の状態が続いております。恐れ入りますが、一度ご確認いただけますでしょうか」
です。
やり取りは、
気になる状態を見つける
→ 管理会社へ場所・状態を伝える
→ 必要なら写真を送る
→ 状況を確認してもらう
→ 必要に応じて清掃・対応
→ 改善しなければ再連絡
という流れで考えましょう。
大切なのは、誰かを責めることではなく、管理会社が現在の状態を判断できる情報を伝えることです。
