管理会社とのやり取りで、
「仕事中は電話に出られない」
「知らない番号だと気づけない」
「内容をあとで確認できるようメールで残したい」
ということがあります。
そんなとき、
「電話しないでください、と言うと失礼？」
「メールだけにしてほしいとお願いしていい？」
「緊急のときまでメールだと困るかな？」
と迷うこともあるでしょう。
管理会社へ連絡方法をお願いするときは、
電話が嫌だからではなく、連絡を確認しやすくするため
という伝え方にすると自然です。
たとえば、
「日中は電話に出られないことが多いため、可能でしたら今後のご連絡はメールでいただけますと助かります」
という形です。
この記事では、管理会社から電話ではなくメールで連絡してほしいときの伝え方を、状況別の例文とあわせて紹介します。
- メールで連絡してほしいとお願いしていい？
- メール連絡をお願いするときに伝えたい内容は3つ
- 電話ではなくメールで連絡してほしいときの基本例文
- 仕事中で電話に出られない場合
- 内容を記録として残したい場合
- 修理に関する連絡をメールにしてほしい場合
- 電話に出られなかったあとメール連絡をお願いする場合
- メールを基本にして緊急時だけ電話してほしい場合
- 電話できる時間帯も伝えておきたい場合
- 電話ではなくメールで返信してほしい内容を指定する場合
- 電話で話すのが苦手な場合はどう伝える？
- メール希望を伝えたのに電話が来る場合
- メールを送ったのに返事がなく電話だけ来る場合
- 管理会社からのメールが届かない場合
- メール連絡をお願いするときに避けたい伝え方
- 管理会社への連絡方法は「メール希望＋理由」を簡潔に伝える
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メールで連絡してほしいとお願いしていい？
連絡方法について希望があるなら、管理会社へ伝えて構いません。
特に、
- 日中は仕事で電話に出られない
- 電話できる時間が限られている
- 聞き間違いを避けたい
- 日程や内容をあとから確認したい
といった事情がある場合は、メールの方がやり取りしやすいことがあります。
「電話しないでください」より希望として伝える
いきなり、
「電話はやめてください」
と書くより、
「可能でしたらメールでご連絡いただけますと助かります」
とお願いする方がやわらかいです。
緊急時は電話でもよいなら書いておく
設備トラブルなどでは、電話の方が早いこともあります。
その場合は、
「緊急の場合は電話でも問題ありません」
と添えると伝わりやすいです。
メール連絡をお願いするときに伝えたい内容は3つ
基本は次の3つです。
- メール連絡を希望していること
- 簡単な理由
- 緊急時の扱い
理由は一言で十分
「仕事中は電話に出られないことが多いため」
「内容を確認しやすくするため」
程度で十分です。
個人的な事情を詳しく書かなくていい
勤務先や細かい生活状況まで説明する必要はありません。
相手が連絡方法を判断できる程度で大丈夫です。
電話ではなくメールで連絡してほしいときの基本例文
一番使いやすい例文
件名：今後のご連絡方法について
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
今後のご連絡方法についてお願いがあり、ご連絡いたしました。
日中は仕事の都合で電話に出られないことが多いため、可能でしたら今後のご連絡はメールでいただけますと助かります。
緊急の場合はお電話でも問題ありません。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
短めにお願いする場合
お世話になっております。
日中は電話に出られないことが多いため、可能でしたら今後のご連絡はメールでお願いできますでしょうか。
緊急の場合は電話でも問題ありません。
よろしくお願いいたします。
仕事中で電話に出られない場合
最も伝えやすい理由のひとつです。
平日は電話に出にくい場合
お世話になっております。
ご連絡方法についてお願いです。
平日日中は仕事中のため、電話に出ることが難しい場合があります。
可能でしたら、通常のご連絡はメールでいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
折り返しも難しい場合
お世話になっております。
日中は電話に出ることが難しく、折り返しにも時間がかかることが多いため、可能でしたらメールでご連絡いただけますでしょうか。
確認後、必要な内容について返信いたします。
よろしくお願いいたします。
内容を記録として残したい場合
修理日程や契約内容などは、メールで残っている方が確認しやすいことがあります。
内容を確認しやすくしたい場合
お世話になっております。
今後のご連絡について、可能でしたらメールでいただけますでしょうか。
日程や確認事項をあとから見直せるようにしたいため、メールでご連絡いただけると助かります。
よろしくお願いいたします。
電話後の内容もメールでもらいたい場合
お世話になっております。
先ほどはお電話ありがとうございました。
今後、日程や確認事項などについては、可能でしたらメールでも内容をお送りいただけますでしょうか。
こちらでも確認しやすくなりますので、よろしくお願いいたします。
関連記事：電話した内容をあとからメールで残すときの例文｜管理会社への確認文
修理に関する連絡をメールにしてほしい場合
修理では、
- 業者からの連絡
- 訪問日
- 時間帯
- 対応内容
など複数の連絡が発生することがあります。
修理日程をメールでもらいたい場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、日程等のご連絡は可能でしたらメールでいただけますでしょうか。
仕事中は電話に出られないことが多いため、メールでいただけると確認しやすく助かります。
よろしくお願いいたします。
修理業者にもメール希望を伝えたい場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、業者様からご連絡いただく際も、可能でしたらメールまたはメッセージでの連絡を希望しております。
電話が必要な場合は、〇時以降ですと比較的対応しやすいです。
よろしくお願いいたします。
電話に出られなかったあとメール連絡をお願いする場合
何度か電話が来ているものの、タイミングが合わないこともあります。
不在着信後の例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほどお電話をいただいていたようですが、出ることができず申し訳ありません。
日中は電話に出られないことが多いため、差し支えなければご用件をメールでお送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
何度か電話に出られない場合
お世話になっております。
何度かお電話をいただいておりますが、タイミングが合わず出ることができず申し訳ありません。
可能でしたら、ご用件をメールでお送りいただけますと助かります。
必要であれば、確認後こちらから返信いたします。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社から電話に出られなかったときメールで返事する例文
メールを基本にして緊急時だけ電話してほしい場合
一番使いやすい伝え方です。
緊急時のみ電話をお願いする例文
お世話になっております。
今後の連絡について、通常のご連絡はメールでいただけますでしょうか。
日中は電話に出られないことが多いためです。
なお、緊急性の高い内容については電話でご連絡いただいて問題ありません。
よろしくお願いいたします。
急ぎの場合の連絡方法も決める
お世話になっております。
通常のご連絡はメールを希望しております。
急ぎの場合は、お電話いただいたうえで、出られない場合はメールもお送りいただけますと確認しやすく助かります。
よろしくお願いいたします。
電話できる時間帯も伝えておきたい場合
完全に電話を避けるのではなく、
「この時間なら出られる」
と伝える方法もあります。
夕方以降なら出られる場合
お世話になっております。
日中は電話に出ることが難しいため、通常のご連絡はメールでいただけますと助かります。
電話が必要な場合は、平日18時以降でしたら比較的対応可能です。
よろしくお願いいたします。
曜日によって対応可能な場合
お世話になっております。
電話での連絡が必要な場合、〇曜日の〇時〜〇時頃でしたら対応しやすいです。
それ以外の時間帯は、可能でしたらメールでご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社へ連絡可能な時間帯を伝えるメール例文（準備中）
電話ではなくメールで返信してほしい内容を指定する場合
すべての連絡ではなく、
「この件だけメールがいい」
ということもあります。
日程の回答だけメールでもらう場合
お世話になっております。
〇〇の日程について、決まりましたらメールでご連絡いただけますでしょうか。
電話に出られないことが多いため、メールで確認できると助かります。
よろしくお願いいたします。
契約内容の回答をメールでもらいたい場合
お世話になっております。
〇〇について確認をお願いしておりますが、可能でしたら回答はメールでいただけますでしょうか。
内容をあとから確認できるようにしたいためです。
よろしくお願いいたします。
関連記事：賃貸契約の内容を管理会社へ確認するときの聞き方｜メール例文付き
電話で話すのが苦手な場合はどう伝える？
「電話でうまく説明できない」
という理由でも、メールを希望して構いません。
ただし、理由を詳しく書く必要はありません。
メールの方が説明しやすい場合
お世話になっております。
〇〇について、文章の方が状況を整理してお伝えしやすいため、可能でしたらメールでやり取りさせていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
写真も一緒に送りたい場合
お世話になっております。
〇〇については、写真とあわせて状況をお伝えしたいため、可能でしたらメールでやり取りできればと思っております。
よろしくお願いいたします。
メール希望を伝えたのに電話が来る場合
一度お願いしても、電話が来ることがあります。
急ぎの用件だった可能性もあるため、まず内容を確認しつつ再度希望を伝えましょう。
再度お願いする例文
お世話になっております。
先ほどはお電話ありがとうございました。
以前お伝えしたとおり、日中は電話に出られないことが多いため、通常のご連絡については可能でしたらメールでいただけますと助かります。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
電話に出られずメールで確認する場合
お世話になっております。
先ほどお電話をいただいていたようですが、出ることができませんでした。
差し支えなければ、ご用件をメールでお送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
メールを送ったのに返事がなく電話だけ来る場合
メールで質問したあと、管理会社から電話が来ることもあります。
メールで回答してほしい場合
お世話になっております。
〇〇についてお電話をいただきありがとうございます。
恐れ入りますが、日中は電話に出ることが難しいため、可能でしたらメールでご回答いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
急ぎではないことを伝える場合
お世話になっております。
〇〇については急ぎではありませんので、お手すきの際にメールでご回答いただければ問題ありません。
よろしくお願いいたします。
管理会社からのメールが届かない場合
メール連絡をお願いしても、
「届いていない」
ということもあります。
メールアドレスを確認する例文
お世話になっております。
今後の連絡をメールでお願いしたく、登録されているメールアドレスを確認したくご連絡しました。
現在は「〇〇〇〇@example.com」を使用しております。
登録情報をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
迷惑メールなども確認する
メールが来ない場合は、
- 迷惑メールフォルダ
- 登録しているメールアドレス
- 受信設定
なども確認しておくとよいでしょう。
メール連絡をお願いするときに避けたい伝え方
「今後絶対に電話しないでください」とだけ伝える
事情によっては電話が必要になる場合があります。
完全に避けたい事情がなければ、
「通常はメール、緊急時は電話可」
としておくとやり取りしやすくなります。
理由を長く説明しすぎる
勤務状況などを細かく書く必要はありません。
「日中は電話に出られないため」
だけで十分です。
管理会社への連絡方法は「メール希望＋理由」を簡潔に伝える
電話ではなくメールで連絡してほしいときは、
メールを希望していること
電話に出にくいなどの簡単な理由
緊急時はどうするか
を伝えれば十分です。
基本形は、
「日中は電話に出られないことが多いため、可能でしたら通常のご連絡はメールでいただけますと助かります。緊急の場合は電話でも問題ありません」
です。
やり取りは、
メール希望を伝える
→ 必要なら電話可能な時間も伝える
→ 通常連絡はメール
→ 緊急時は電話
→ 電話に出られなければメールで確認
という形にしておくとスムーズです。
「電話を拒否する」という伝え方ではなく、お互いに連絡を確認しやすくするための希望として伝えるのがポイントです。
