管理会社から、
「電話で確認したい」
「修理業者から連絡します」
「都合のよい時間を教えてください」
と言われたとき、
「仕事中は電話に出られない」
「平日の夜なら大丈夫」
「昼休みしか対応できない」
ということがあります。
そんなときは、
連絡可能な曜日＋時間帯＋出られない場合の代替手段
を伝えておくとスムーズです。
たとえば、
「平日は18時以降でしたら電話対応可能です。難しい場合はメールでご連絡いただけますと助かります」
という形です。
この記事では、管理会社へ連絡可能な時間帯を伝えるときのメール例文を、状況別に紹介します。
- 連絡可能な時間帯は先に伝えておくとやり取りしやすい
- 連絡可能時間を伝えるときの基本メール例文
- 平日の夜だけ電話に出られる場合
- 昼休みだけ対応しやすい場合
- 曜日を指定したい場合
- 修理業者からの電話時間を指定したい場合
- 修理・点検の訪問時間も一緒に伝えたい場合
- 電話に出られない時間帯も伝えたい場合
- 「何時なら大丈夫ですか？」と聞かれたときの返信例文
- 今日中に電話してほしい場合
- 電話時間を指定したのに連絡が来なかった場合
- 指定した時間に電話へ出られなかった場合
- 電話ではなくメールを基本にしたい場合
- 毎回同じ時間帯を伝える必要はある？
- 連絡可能時間を伝えるときに避けたい書き方
- 管理会社への連絡可能時間は「曜日＋時間帯」で伝える
- 関連記事
連絡可能な時間帯は先に伝えておくとやり取りしやすい
管理会社や修理業者から電話が来ても、毎回出られるとは限りません。
仕事や外出がある場合は、事前に対応できる時間帯を伝えておくと、何度も行き違うのを防ぎやすくなります。
「いつでも大丈夫です」と無理に言わなくていい
実際には出られない時間が多いなら、
「平日は18時以降」
「12時〜13時頃」
など、対応可能な時間を伝えれば十分です。
幅を持たせて伝えると調整しやすい
「18時ちょうど」
より、
「18時〜20時頃」
のようにある程度の幅がある方が相手も連絡しやすくなります。
連絡可能時間を伝えるときの基本メール例文
一番使いやすい例文
件名：連絡可能な時間帯について
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
ご連絡可能な時間帯についてお知らせいたします。
平日は18時以降でしたら、比較的電話に出やすいです。
日中は仕事のため対応が難しいことがありますので、出られない場合はメールでご連絡いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
短めに伝える場合
お世話になっております。
電話でのご連絡は、平日18時〜20時頃でしたら対応可能です。
それ以外の時間帯は出られないことがあります。
よろしくお願いいたします。
平日の夜だけ電話に出られる場合
仕事中に電話に出られない人によくあるケースです。
平日18時以降の場合
お世話になっております。
日中は仕事中のため、電話対応が難しい状況です。
平日18時以降でしたら比較的対応しやすいです。
可能でしたら、その時間帯にご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
19時以降を希望する場合
お世話になっております。
電話でのご連絡について、平日は19時以降でしたら対応可能です。
それ以前の時間帯は出られないことがあります。
よろしくお願いいたします。
昼休みだけ対応しやすい場合
日中でも、昼休みなら出られることがあります。
12時〜13時の場合
お世話になっております。
電話でのご連絡は、平日12時〜13時頃でしたら比較的対応しやすいです。
それ以外の時間帯は仕事中のため、出られない可能性があります。
よろしくお願いいたします。
昼休みか夜を伝える場合
お世話になっております。
電話でのご連絡は、
・平日12時〜13時頃
・平日18時30分以降
でしたら比較的対応可能です。
よろしくお願いいたします。
曜日を指定したい場合
勤務日や予定によって、曜日ごとに対応しやすさが違うことがあります。
水曜・金曜なら対応しやすい場合
お世話になっております。
電話でのご連絡について、水曜日または金曜日の18時以降でしたら対応しやすいです。
ほかの曜日は出られないことがあります。
よろしくお願いいたします。
土日なら対応できる場合
お世話になっております。
平日は仕事のため電話対応が難しいのですが、土日でしたら比較的対応可能です。
可能でしたら土日の〇時〜〇時頃にご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
修理業者からの電話時間を指定したい場合
修理依頼をしたあと、
「業者から電話します」
と言われることがあります。
その場合も、対応可能時間を管理会社へ伝えておくとよいでしょう。
修理業者へ伝えてほしい場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、業者様からお電話をいただく場合は、平日18時以降でしたら対応可能です。
日中は電話に出られないことが多いため、可能でしたらその旨を業者様へお伝えいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
電話に出られなければメール希望の場合
お世話になっております。
修理業者様からのご連絡について、平日18時以降でしたら比較的対応しやすいです。
もし電話に出られなかった場合は、留守番電話またはメール等でご用件を残していただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理業者から連絡がないとき管理会社へ何て言う？確認メール例文
修理・点検の訪問時間も一緒に伝えたい場合
電話だけではなく、訪問可能時間も伝えておくと調整しやすくなります。
訪問可能時間も伝える例文
お世話になっております。
〇〇の点検について、電話連絡は平日18時以降でしたら対応可能です。
また、訪問については土曜日の午前中または日曜日の午後でしたら在宅できます。
ご調整をお願いいたします。
候補を2〜3つ出す場合
お世話になっております。
訪問可能な時間帯は下記になります。
・〇月〇日 10時〜13時
・〇月〇日 15時以降
・〇月〇日 終日
電話でのご連絡は18時以降でしたら対応しやすいです。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社との日程を変更したいときのメール例文｜失礼になりにくい頼み方
電話に出られない時間帯も伝えたい場合
対応可能時間だけでなく、
「この時間は難しい」
と伝えることもできます。
午前中は難しい場合
お世話になっております。
午前中は電話対応が難しいため、可能でしたら13時以降にご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
平日日中は難しい場合
お世話になっております。
平日日中は仕事中のため、電話に出ることができない場合があります。
18時以降でしたら比較的対応可能です。
よろしくお願いいたします。
「何時なら大丈夫ですか？」と聞かれたときの返信例文
管理会社から具体的に都合のよい時間を聞かれた場合です。
一つの時間帯を返す場合
ご連絡ありがとうございます。
本日でしたら18時〜20時頃まで電話対応可能です。
よろしくお願いいたします。
複数候補を返す場合
ご連絡ありがとうございます。
下記の時間帯でしたら対応可能です。
・本日18時以降
・明日12時〜13時
・〇月〇日 17時以降
ご都合のよい時間にお願いいたします。
今日中に電話してほしい場合
その日のうちに話したいときもあります。
今日の時間帯を伝える場合
お世話になっております。
本日でしたら18時30分以降、電話対応可能です。
可能でしたら本日中にご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
時間が限られている場合
お世話になっております。
本日は19時〜20時頃でしたら電話対応可能です。
短い時間帯で恐縮ですが、ご都合が合いましたらお願いいたします。
電話時間を指定したのに連絡が来なかった場合
指定した時間帯に連絡が来ないこともあります。
その場合は、改めて都合のよい時間を伝えます。
やわらかく再確認する例文
お世話になっております。
先日、〇〇についてお電話をいただく予定でしたので確認のためご連絡しました。
本日も18時以降でしたら対応可能です。
難しい場合は、別の時間帯をご指定いただければ調整いたします。
よろしくお願いいたします。
メールでもよい場合
お世話になっております。
〇〇についてお電話をいただく予定でしたが、タイミングが合わなかったようです。
急ぎではありませんので、可能でしたらメールでご連絡いただいても問題ありません。
よろしくお願いいたします。
指定した時間に電話へ出られなかった場合
自分で伝えた時間でも、急用などで出られないことがあります。
謝って折り返す例文
お世話になっております。
先ほどお電話をいただいたようですが、出ることができず申し訳ありません。
こちらからお伝えした時間帯にもかかわらず失礼いたしました。
本日〇時以降でしたら再度対応可能です。
よろしくお願いいたします。
メールで用件を聞く場合
お世話になっております。
先ほどはお電話に出られず申し訳ありません。
差し支えなければ、ご用件をメールでお送りいただけますでしょうか。
確認後、必要であれば改めて電話対応いたします。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社から電話に出られなかったときメールで返事する例文
電話ではなくメールを基本にしたい場合
対応できる時間帯がかなり限られているなら、メールを基本にしてもらう方法もあります。
メール優先をお願いする例文
お世話になっております。
電話に出られる時間が限られているため、通常のご連絡については可能でしたらメールでいただけますと助かります。
電話が必要な場合は、平日18時以降でしたら比較的対応可能です。
よろしくお願いいたします。
緊急時だけ電話でお願いする場合
お世話になっております。
通常のご連絡はメールでお願いいたします。
緊急性の高い内容の場合は、電話でご連絡いただいて問題ありません。
電話の場合は18時以降が比較的対応しやすいです。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社から電話ではなくメールで連絡してほしいとお願いする例文｜失礼になりにくい伝え方
毎回同じ時間帯を伝える必要はある？
管理会社へ一度希望時間を伝えていても、担当者や業者が変わると情報が共有されていない場合があります。
必要なやり取りごとに書いてもいい
特に修理業者など別の相手が関わる場合は、
「電話対応可能時間は18時以降です」
と改めて書いておくと安心です。
予定が変わったら更新する
以前は18時以降だったものの、現在は違う場合は最新の時間帯を伝えましょう。
「以前お伝えした時間帯から変更があります」
と書けば十分です。
連絡可能時間を伝えるときに避けたい書き方
「この時間以外は電話しないでください」と強く書く
特別な事情がなければ、
「〇時以降でしたら対応しやすいです」
と伝える方がやわらかいです。
1分単位で細かく指定する
「18時12分〜18時27分」のように細かすぎると調整しにくくなります。
可能なら30分〜数時間程度の幅を持たせましょう。
管理会社への連絡可能時間は「曜日＋時間帯」で伝える
電話に出られる時間を管理会社へ伝えるときは、
何曜日なら対応できるか
何時頃なら対応できるか
出られない場合はどうしてほしいか
を伝えれば十分です。
基本形は、
「平日は18時以降でしたら電話対応可能です。日中は出られないことが多いため、難しい場合はメールでご連絡いただけますと助かります」
です。
やり取りは、
対応可能時間を伝える
→ 管理会社・業者から連絡
→ 出られればそのまま対応
→ 出られなければ折り返しまたはメール
→ 必要なら次の連絡時間を再調整
という流れで考えましょう。
大切なのは、無理に「いつでも大丈夫」と言うことではなく、実際に対応しやすい時間を具体的に伝えることです。
