賃貸のエアコンや給湯器、水回りなどの修理をお願いしたあと、
「〇月〇日の午前はいかがですか？」
と訪問日時を提示されても、仕事や予定があって都合が合わないことがあります。
そんなとき、
「せっかく手配してもらったのに断っていい？」
「失礼にならない言い方は？」
「こちらから候補日を出した方がいい？」
と迷うことがあります。
修理の日程が合わない場合は、無理に予定を合わせる必要はありません。
提示された日時が難しいことを伝えたうえで、自分が対応できる候補日を2〜3つ出す
と、再調整しやすくなります。
この記事では、修理の日程が合わないときに管理会社や修理業者へどう伝えればよいか、そのまま使えるメール・メッセージ例文とあわせて紹介します。
修理日程が合わないときは変更をお願いしていい
修理業者の訪問日時を提示されると、
「断ったら修理が遅くなるかも」
「こちらの都合で変更していいのかな」
と遠慮することがあります。
しかし、在宅が必要な修理では、実際に対応できる日時でなければ訪問してもらえません。
都合が合わない場合は、早めに伝えましょう。
無理に予定を合わせなくても大丈夫
仕事や通院、外出予定などがある場合は、
「その日は都合がつかない」
と伝えて構いません。
細かい理由まで説明する必要はありません。
断るだけでなく候補日を出す
「その日は無理です」
だけで終えると、また相手から候補日を聞かれることになります。
そのため、
「〇月〇日か〇月〇日であれば在宅可能です」
と候補を出すと話が進みやすくなります。
日程変更で伝えたい内容は3つ
修理の日程変更では、長い説明は必要ありません。
主に次の3つを伝えれば十分です。
- 提示された日時では難しいこと
- 対応できる候補日
- 時間帯の希望があればその範囲
できれば候補日は2〜3つ出しましょう。
「都合がつかない」で十分
理由を詳しく書きたくない場合は、
「恐れ入りますが、その日は都合がつかないため」
で問題ありません。
時間帯まで書くと決まりやすい
たとえば、
「〇月〇日 14時以降」
「〇月〇日 午前中」
「〇月〇日 終日」
のように伝えると、修理業者も調整しやすくなります。
管理会社へ日程変更をお願いする基本の例文
管理会社が修理業者との間に入っている場合は、管理会社へ希望日時を伝えます。
基本の日程変更メール
件名：〇〇修理の日程変更について
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇〇の修理日程について、ご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、ご提示いただいた〇月〇日は都合がつかないため、別の日程をご相談することは可能でしょうか。
下記でしたら在宅可能です。
・〇月〇日 午前中
・〇月〇日 14時以降
・〇月〇日 終日
お手数をおかけしますが、ご調整いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
もう少し短く送りたい場合
ご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、〇月〇日は都合がつかないため、別日でお願いできますでしょうか。
〇月〇日または〇月〇日でしたら対応可能です。
ご確認をお願いいたします。
修理業者へ直接日程変更をお願いする場合
管理会社ではなく、修理業者から直接電話やSMS、メールが来ることもあります。
その場合も伝え方は同じです。
修理業者への日程変更例文
ご連絡ありがとうございます。
〇〇号室の〇〇です。
ご提示いただいた〇月〇日の訪問についてですが、恐れ入りますが都合がつかないため、別の日程をご相談できればと思っております。
〇月〇日午後、または〇月〇日終日でしたら対応可能です。
ご都合はいかがでしょうか。
よろしくお願いいたします。
SMSやチャットで短く送る場合
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日は都合がつかないため、別日でお願いできますでしょうか。
〇月〇日午後、〇月〇日終日でしたら在宅可能です。
よろしくお願いいたします。
候補日がまだわからない場合はどうする？
仕事のシフトなどがまだ決まっておらず、こちらから候補日を出せないこともあります。
その場合は、無理に決めなくても構いません。
予定がわかってから連絡したい場合
ご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、ご提示いただいた〇月〇日は都合がつかず、現時点では次に在宅できる日程が確定しておりません。
〇月〇日頃には予定がわかるため、改めてこちらからご連絡してもよろしいでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
相手の別候補を聞く場合
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日は都合がつかないため、別の日程をお願いしたく存じます。
ほかに訪問可能な候補日がありましたら、いくつか教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
平日は難しく、土日を希望したい場合
平日に在宅できない場合は、そのことを率直に伝えて構いません。
ただし、土日対応が可能かどうかは業者によって異なります。
希望として聞いてみましょう。
土日対応を相談する例文
お世話になっております。
〇〇の修理日程についてご相談です。
平日は仕事の都合で在宅が難しいため、可能でしたら土曜日または日曜日でご対応いただくことはできますでしょうか。
対応可能な日がありましたら教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
夜の時間帯を相談したい場合
お世話になっております。
平日は18時頃まで不在となるため、可能でしたら18時以降の時間帯で訪問をご相談することはできますでしょうか。
難しい場合は、別日も含めて調整できればと思います。
よろしくお願いいたします。
修理を急いでいるけれど日程が合わない場合
エアコンや給湯器など、早く直してほしい設備でも、提示された日時にどうしても対応できないことがあります。
その場合は、
急いでいることと、自分が対応できる最短日を一緒に伝える
のがおすすめです。
急ぎで別日をお願いする例文
お世話になっております。
〇〇の修理日程についてご連絡ありがとうございます。
現在〇〇が使用できず、できるだけ早めにお願いしたい状況なのですが、ご提示いただいた〇月〇日はどうしても都合がつきません。
〇月〇日であれば終日対応可能です。
もしそれ以前で別の時間帯にご対応可能でしたら、候補を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
最短日を確認したい場合
お世話になっております。
〇〇の修理について、提示いただいた日時では都合がつかないため、変更をお願いしたくご連絡しました。
現在も〇〇が使用できないため、こちらが対応可能な範囲で最も早い日時を相談できればと思っております。
〇月〇日以降で、最短の訪問可能日時を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理をお願いしたのに管理会社から返事がないときの再連絡例文
一度決めた修理日をあとから変更したい場合
一度決まった日程でも、急な予定が入ることがあります。
その場合は、わかった時点でできるだけ早く連絡しましょう。
一度決めた日程を変更する例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に予定しております〇〇の修理について、日程変更のお願いでご連絡いたしました。
大変申し訳ありませんが、急な予定が入り、当日の対応が難しくなってしまいました。
可能でしたら、下記いずれかの日程へ変更をお願いできますでしょうか。
・〇月〇日 午後
・〇月〇日 終日
お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご確認をお願いいたします。
前日や当日に変更する場合
直前の変更では、まずお詫びを一言入れるとよいでしょう。
お世話になっております。
本日予定していただいている〇〇の修理について、大変申し訳ありませんが、急用により在宅が難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり申し訳ありません。
別日へ変更をお願いすることは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
日程変更の返事が来ない場合
こちらから候補日を送ったのに返事がない場合は、日程が近づく前に確認しましょう。
候補日を送った後の再連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に〇〇の修理日程について候補日をお送りしましたが、その後の確認状況を伺いたくご連絡いたしました。
こちらでも予定を調整したいため、日程が決まっていましたらお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
希望日が近づいている場合
お世話になっております。
先日お送りした修理日程について確認のためご連絡いたしました。
候補としてお伝えした〇月〇日が近づいているため、訪問の可否をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社から返事がないときどうする？角が立たない催促・再連絡の例文
日程変更を何度もお願いするときはどうする？
仕事などの都合で、再度変更が必要になることもあります。
その場合は、何度も変更することへのお詫びを一言添えましょう。
2回目の日程変更例文
お世話になっております。
〇〇の修理日程について、再度変更のお願いとなり申し訳ありません。
〇月〇日に予定していただいておりますが、都合により対応が難しくなってしまいました。
度々の変更で恐縮ですが、〇月〇日または〇月〇日へ変更をご相談できますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
今度こそ確実な日時を出す
何度も変更する場合は、
「この時間なら確実に在宅できます」
という日時を出す方がよいです。
相手も再調整しやすくなります。
日程変更で避けたい伝え方
修理日程の変更自体は問題ありませんが、相手が再調整しやすい伝え方を意識しましょう。
「その日は無理です」だけで終わる
断るだけでは次の日程が決まりません。
できれば候補日を一緒に出しましょう。
返信を直前まで放置する
訪問日時が提示されているのに、前日まで返信しないと調整が難しくなることがあります。
都合が悪いとわかったら早めに連絡しましょう。
修理日程が合わないときは「断る＋候補日」で伝える
修理の日程が合わないときは、無理に予定を合わせなくても大丈夫です。
基本は、
「その日時は難しいです」
と伝えたうえで、
「〇日・〇日なら対応できます」
と候補日を出します。
また、修理日程は、
管理会社から日時提示
→ 都合が合わなければ変更依頼
→ 候補日を出す
→ 修理業者と再調整
→ 日程確定
→ 必要なら再変更
という流れになることがあります。
やり取りを長引かせないためにも、対応可能な日を2〜3つ出すのがポイントです。
