管理会社から電話がかかってきたものの、
「仕事中で出られなかった」
「気づいたのが営業時間外だった」
「電話が苦手なので、できればメールでやり取りしたい」
ということがあります。
そんなとき、
「折り返し電話をしないと失礼？」
「メールで返事してもいい？」
「何て書けばいい？」
と迷うこともあるでしょう。
管理会社からの電話に出られなかった場合、必ずしも電話で折り返さなければならないとは限りません。
用件や状況によっては、
「お電話に出られず申し訳ありません。可能でしたらメールで用件をお知らせいただけますでしょうか」
と返信しても構いません。
この記事では、管理会社からの電話に出られなかったときにメールでどう返事すればよいか、そのまま使える例文とあわせて紹介します。
電話に出られなかったらメールで返事してもいい？
管理会社から着信があったとき、すぐに折り返せないことは珍しくありません。
仕事中や移動中などで電話が難しいなら、メールで返事する方法があります。
最初に「電話に出られなかったこと」を一言伝える
基本は、
「先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした」
と書けば十分です。
長いお詫びは必要ありません。
次にどうしたいかを書く
そのあとに、
「〇時以降でしたら電話可能です」
「可能でしたらメールで用件を教えてください」
など、自分が対応しやすい方法を伝えます。
不在着信へのメールで伝えることは3つ
基本は次の3つです。
- 電話に出られなかったこと
- 自分の名前・部屋番号
- 折り返し方法や希望する連絡方法
管理会社側が誰への電話だったか確認できるよう、部屋番号は入れておくとわかりやすいです。
電話番号だけでは相手がわからないこともある
管理会社には複数の入居者がいるため、
「先ほど電話がありました」
だけでは判断しにくい場合があります。
「〇〇マンション〇〇号室の〇〇です」
と最初に名乗りましょう。
着信時間も書けるとわかりやすい
たとえば、
「本日15時頃にお電話いただき」
と書けば、相手も履歴を確認しやすくなります。
基本のメール返信例文
折り返し予定を伝える場合
件名：先ほどのお電話について
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
先ほどはお電話をいただきましたが、出ることができず申し訳ありませんでした。
本日〇時以降でしたら電話に出られますので、必要でしたら改めてご連絡いただけますでしょうか。
こちらから折り返すことも可能です。
よろしくお願いいたします。
メールで用件を聞きたい場合
お世話になっております。
先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
現在電話に出ることが難しいため、可能でしたらご用件をメールでお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
こちらから折り返す場合
すぐ折り返せるなら、メールを送らず電話しても構いません。
ただし、時間が空いてしまった場合は、先にメールで伝える方法もあります。
あとで折り返すことを伝える例文
お世話になっております。
先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。
本日18時頃にこちらから折り返しお電話いたします。
もしご都合が悪い場合は、ご都合のよい時間帯をお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
翌日に折り返す場合
お世話になっております。
本日お電話をいただきましたが、対応できず申し訳ありませんでした。
本日は電話が難しいため、明日〇時頃にこちらから折り返しご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
営業時間外に着信へ気づいた場合
夜になってから不在着信に気づくこともあります。
その場合は、営業時間外に無理に電話する必要はありません。
メールを送れるなら、
「営業時間外のため、メールで失礼します」
と伝えられます。
営業時間外の返信例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
本日お電話をいただいていたことに先ほど気づきました。
営業時間外のため、メールで失礼いたします。
ご用件について、可能でしたらメールでお知らせいただけますでしょうか。
必要であれば、明日こちらからお電話いたします。
よろしくお願いいたします。
翌日の連絡可能時間を書く場合
お世話になっております。
本日のお電話に気づくのが遅くなり、申し訳ありません。
明日は〇時から〇時頃でしたら電話に出ることができます。
必要でしたら、その時間帯にご連絡いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
修理についての電話だった可能性がある場合
設備修理を依頼している最中なら、
「修理の件でしょうか」
と確認しても構いません。
修理の件か確認する例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。
先日お願いしております〇〇の修理についてのご連絡でしょうか。
現在電話に出ることが難しいため、可能でしたら内容をメールでお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
修理日程の連絡だと思われる場合
お世話になっております。
先ほどお電話をいただきましたが、出ることができず申し訳ありませんでした。
〇〇の修理日程についてのご連絡でしたら、下記の日程は在宅可能です。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 14時以降
可能でしたらメールで日程をご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理の日程が合わないとき管理会社・業者へ変更をお願いする例文
修理業者からの電話に出られなかった場合
管理会社ではなく、管理会社が手配した修理業者から着信があることもあります。
連絡先がわかっているなら、修理業者へ直接折り返します。
修理業者へメール・SMSを送れる場合
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
先ほどはお電話をいただきましたが、出ることができず申し訳ありませんでした。
〇〇の修理についてのご連絡でしょうか。
本日〇時以降でしたら電話対応可能です。
よろしくお願いいたします。
どこの業者かわからない場合
不在着信だけがあり、
「この番号は修理業者？」
とわからない場合は、管理会社へ確認してもよいでしょう。
お世話になっております。
本日〇時頃、〇〇から始まる電話番号から着信がありました。
現在お願いしている〇〇の修理業者様からのご連絡でしょうか。
もしわかりましたら教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
関連記事：修理業者から連絡がないとき管理会社へ何て言う？確認メール例文
日程調整についての電話に出られなかった場合
退去立ち会いや設備点検、修理などの日程調整で電話が来ることもあります。
メールで候補日を伝える場合
お世話になっております。
先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。
〇〇の日程調整についてのご連絡でしたら、下記の日程で対応可能です。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 15時以降
・〇月〇日 終日
ご都合のよい日時がありましたら、メールでお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
電話可能な時間を伝える場合
お世話になっております。
先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。
本日は仕事のため、18時以降でしたら電話対応可能です。
お手数ですが、必要でしたらその時間帯に改めてご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
電話ではなくメールで連絡してほしい場合
仕事中などで電話に出るのが難しく、今後できればメール中心にしてほしいこともあります。
その場合は、無理に理由を細かく説明する必要はありません。
今後メールを希望する例文
お世話になっております。
先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。
日中は仕事のため電話に出られないことが多いため、可能でしたら今後のご連絡はメールでいただけますと助かります。
急ぎの場合は、着信を確認後こちらから折り返します。
よろしくお願いいたします。
電話できる時間も併記する場合
お世話になっております。
日中は電話に出ることが難しいため、可能でしたらメールでご連絡いただけますでしょうか。
電話が必要な場合は、平日18時以降でしたら対応しやすいです。
よろしくお願いいたします。
何度も電話に出られない場合
管理会社と何度か電話が行き違っている場合は、具体的な連絡可能時間を伝えましょう。
電話が行き違っている場合の例文
お世話になっております。
何度かお電話をいただいておりますが、タイミングが合わず申し訳ありません。
本日でしたら18時30分以降、明日でしたら12時から13時頃に電話対応可能です。
ご都合が合わない場合は、メールでご用件をお送りいただいても問題ありません。
よろしくお願いいたします。
こちらから電話する時間を決める場合
お世話になっております。
お電話が行き違いになっており申し訳ありません。
明日〇時頃にこちらからお電話いたします。
もしご都合が悪い場合は、お知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
留守番電話に用件が入っていた場合
留守番電話に、
「修理の日程について連絡しました」
などと入っているなら、その内容に答える形で返信できます。
日程への返事をメールでする例文
お世話になっております。
先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。
留守番電話を確認しました。
〇〇の修理について、〇月〇日〇時で問題ありません。
当日はよろしくお願いいたします。
確認事項への返事をする場合
お世話になっております。
先ほどいただいたお電話の留守番電話を確認しました。
お問い合わせいただいた〇〇については、〇〇となります。
追加で確認事項がありましたら、メールでご連絡いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
何の電話かわからない場合
用件がまったくわからない場合は、無理に予想する必要はありません。
用件を確認する例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
本日〇時頃にお電話をいただきましたが、出ることができず申し訳ありませんでした。
恐れ入りますが、ご用件をメールでお知らせいただけますでしょうか。
電話での確認が必要な場合は、〇時以降でしたら対応可能です。
よろしくお願いいたします。
急ぎかどうかも聞きたい場合
お世話になっております。
先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。
現在すぐに折り返すことが難しいため、急ぎの内容でしたらメールで概要をお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
メールを送ったのにまた電話が来た場合
「メールでお願いします」
と送ったあとでも、電話での確認が必要として連絡が来る場合があります。
そのときは、電話が必要な理由がある可能性もあるため、
「電話できません」
とだけ返すより、対応可能時間を伝えるとやり取りしやすくなります。
電話対応可能時間を再度伝える例文
お世話になっております。
再度お電話をいただきありがとうございます。
現在仕事中のため電話に出ることができません。
本日18時以降でしたら対応可能ですので、お手数ですが必要でしたら改めてご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
どうしても電話が難しい場合
お世話になっております。
何度かお電話をいただいておりますが、日中の電話対応が難しい状況です。
可能な内容でしたら、メールでご連絡いただけますと助かります。
電話での確認が必要な場合は、対応可能な時間帯を調整したいので、候補をお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
不在着信への返信で避けたい書き方
電話に出られなかったことを必要以上に気にする必要はありません。
ただし、短すぎる返信では相手が困ることがあります。
「何の電話ですか？」だけ送る
用件は聞けますが、少し唐突です。
代わりに、
「先ほどはお電話に出られず申し訳ありません。ご用件をメールでお知らせいただけますでしょうか」
としましょう。
「電話できません」だけで終わる
今後どう連絡してほしいのかわかりません。
「メールでお願いしたい」
「18時以降なら電話可能」
など、代わりの方法を書きましょう。
電話に出られなかったときは「お詫び＋次の連絡方法」で十分
管理会社からの電話に出られなかったときは、難しく考える必要はありません。
基本は、
「先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした」
と一言伝え、
そのあとに、
「〇時以降でしたら電話できます」
または、
「可能でしたらメールで用件をお知らせください」
と伝えれば十分です。
やり取りは、
不在着信に気づく
→ 名前・部屋番号を伝える
→ 電話に出られなかったことを一言お詫び
→ 折り返すかメールを希望するか伝える
→ 必要なら対応可能時間を伝える
という流れで考えましょう。
電話に出られなかったことよりも、次にどう連絡を取りたいかを明確にすることが大切です。
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