賃貸で大家さんへ直接電話することになったとき、「最初に何て言えばいいのかわからない」と迷うことがあります。
特に、
- 修理をお願いしたい
- 契約や設備について確認したい
- 退去について相談したい
- 一度連絡した件を再確認したい
といった場面では、電話だとその場で話さなければならないため、メールより緊張しやすいものです。
大家さんへの電話では、完璧な敬語を使う必要はありません。
「どの部屋の誰なのか」「何について電話したのか」「現在どうなっているのか」「何をお願い・確認したいのか」を順番に伝えれば、基本的には十分です。
この記事では、大家さんへ電話するときの基本的な話し方と、修理・問い合わせ・退去・再連絡など用件別の会話例を紹介します。
大家さんへ電話するときの基本的な流れ
大家さんへ電話するときは、思いついたことをそのまま話すより、順番を決めておくと伝えやすくなります。
最初に名前と部屋番号を伝える
電話がつながったら、まず自分が誰なのかを伝えます。
たとえば、
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。」
という形です。
大家さんが電話番号だけで入居者を判断できるとは限らないため、物件名と部屋番号まで伝えておくとスムーズです。
電話した用件を先に伝える
次に、「何について電話したのか」を簡潔に伝えます。
たとえば、
- 「エアコンの不具合についてご相談したく、お電話しました」
- 「駐車場について確認したく、お電話しました」
- 「退去についてご相談したく、お電話しました」
という形です。
最初に用件を伝えることで、その後の説明も理解してもらいやすくなります。
状況と希望する対応を伝える
最後に、現在の状況と、何をしてほしいのかを伝えます。
修理なら症状、問い合わせなら知りたいこと、退去なら予定時期などを話します。
「確認していただけますか」
「修理について相談できますか」
「手続き方法を教えていただけますか」
など、希望する対応まで伝えると話が進みやすくなります。
大家さんへ電話するときの最初の一言
電話がつながった直後に何と言えばいいかわからない場合は、次の形を覚えておくと使いやすいです。
基本の言い方
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。今少しお時間よろしいでしょうか。」
そのあとに、
「〇〇についてご相談したく、お電話しました。」
と続ければ自然です。
急ぎの用件があるとき
水漏れなど、早めに状況を伝えたい場合は、挨拶のあとすぐに用件を伝えて構いません。
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。室内で水漏れがあり、ご相談したくお電話しました。」
急いでいる場合でも、最初に部屋番号と名前を伝えておくと、大家さんが状況を確認しやすくなります。
大家さんへ修理をお願いするときの電話例
設備故障で電話するときは、原因を自分で判断するより、現在確認できる症状を具体的に伝えることが大切です。
設備が動かないとき
入居者：
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。室内の設備についてご相談したく、お電話しました。」
大家さん：
「はい、どうしましたか？」
入居者：
「昨日から浴室の換気扇が動かなくなっています。スイッチを入れても反応がない状態なのですが、一度確認していただくことはできますでしょうか。」
大家さん：
「わかりました。確認します。」
入居者：
「ありがとうございます。よろしくお願いいたします。」
お湯が出ないとき
入居者：
「お世話になっております。〇号室の〇〇です。給湯器についてご相談がありまして、お電話しました。」
大家さん：
「どうしましたか？」
入居者：
「今朝からお湯が出ない状態です。リモコンには〇〇という表示が出ています。修理が必要か一度確認していただけますでしょうか。」
修理依頼をメールで伝えたい場合は、大家さんに修理をお願いするときのメール例文｜直接連絡するときの伝え方も参考にしてください。
大家さんへ設備について問い合わせるときの電話例
故障しているか判断できない場合や、設備の使い方について確認したい場合は、「確認したい」という形で話すと伝えやすくなります。
不具合かどうかわからないとき
入居者：
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。室内設備について確認したいことがあり、お電話しました。」
大家さん：
「はい、何でしょうか？」
入居者：
「キッチンの換気扇なのですが、数日前から以前より大きな音がするようになっています。今のところ動いてはいるのですが、このまま使用してよいか確認したくてご連絡しました。」
費用について確認したいとき
入居者：
「〇〇の修理について一点確認したいのですが、こちらは入居者側で手配するものなのか、大家さんへお願いするものなのか教えていただけますでしょうか。」
費用や契約上の扱いがわからない場合は、自分で決めつけず確認する形にすると安心です。
大家さんへ退去について電話するときの会話例
退去について電話する場合は、予定日が決まっているかどうかで話し方を少し変えます。
退去日が決まっているとき
入居者：
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。退去についてご連絡したく、お電話しました。」
大家さん：
「いつごろですか？」
入居者：
「〇月〇日ごろを予定しています。必要な手続きや、鍵の返却方法について教えていただけますでしょうか。」
退去日がまだ決まっていないとき
入居者：
「退去について少しご相談したく、お電話しました。現在〇月末ごろを考えているのですが、まだ日程が決まっていません。退去する場合は、いつまでに連絡すればよいでしょうか。」
退去を文章で伝えたい場合は、大家さんへ退去を伝えるときのメール・LINE例文｜失礼になりにくい伝え方も参考にしてください。
大家さんへお願いするときの電話例
日程変更や連絡方法など、大家さんへ何かをお願いするときは、希望と理由を簡潔に伝えると話しやすくなります。
訪問日時を変更してほしいとき
入居者：
「先ほどご連絡いただいた修理訪問の日程についてご相談したいのですが、〇月〇日は都合がつかないため、別の日に変更していただくことは可能でしょうか。」
大家さん：
「いつなら大丈夫ですか？」
入居者：
「〇月〇日か〇月〇日であれば在宅できます。どちらかで調整できれば助かります。」
メールで連絡してほしいとき
入居者：
「一点お願いがあるのですが、日中は仕事で電話に出られないことが多いため、今後のご連絡を可能であればメールでいただくことはできますでしょうか。」
大家さんへのお願いを文章で伝える場合は、大家さんへ直接お願いするとき、どこまで丁寧に書く？失礼になりにくいメール・LINE例文も参考になります。
大家さんから電話がかかってきたときの受け答え例
自分から電話するだけでなく、大家さんから連絡が来ることもあります。
その場で話せるとき
大家さん：
「〇〇さんですか？」
入居者：
「はい、〇〇です。お世話になっております。」
大家さん：
「先日の修理の件ですが……」
入居者：
「はい、ありがとうございます。お願いします。」
相手から用件を話してくれる場合は、まず内容を聞いてから必要な質問をすれば十分です。
今すぐ話せないとき
仕事中などで長く話せない場合は、無理に会話を続けず、折り返しを相談します。
「申し訳ありません。今すぐ長くお話しすることが難しいため、〇時ごろにこちらから折り返してもよろしいでしょうか。」
または、
「可能でしたら、内容をメールで送っていただくことはできますでしょうか。」
と伝えても構いません。
大家さんに電話しても出ないときの対応
電話をかけても大家さんが出ないことがあります。
急ぎではない場合
急ぎでなければ、時間を空けて再度電話するか、メールやLINEなど普段使っている連絡手段へ切り替えます。
メールなら、
「先ほどお電話しましたが、おつなぎできなかったためメールで失礼いたします。」
と書けば自然です。
修理などで連絡を残したい場合
修理のように内容を記録しておきたい場合は、電話だけでなくメールも送っておく方法があります。
たとえば、
「本日〇時ごろにお電話しましたが、ご不在でしたのでメールでもご連絡いたします。」
と書き、そのあとに症状や依頼内容を続けます。
電話した内容をあとから文章に残したい場合は、電話した内容をあとからメールで残すときの例文｜管理会社への確認文も参考にしてください。
大家さんへ再度電話するときの伝え方
以前相談した内容について進展がない場合は、再度電話して状況を確認することもあります。
修理の予定を確認するとき
入居者：
「お世話になっております。〇〇号室の〇〇です。先日ご相談した〇〇の修理について、その後の状況を確認したくお電話しました。」
大家さん：
「まだ確認中です。」
入居者：
「ありがとうございます。現在も〇〇の状態が続いているのですが、対応時期の目安がわかりましたら教えていただけますでしょうか。」
以前の連絡内容を確認するとき
「以前お話しした件ですが」とだけ言うのではなく、いつごろ何について連絡したのかを簡単に伝えます。
「〇月〇日ごろにお電話した給湯器の件なのですが、その後の状況を確認したくご連絡しました。」
と話すと、相手も内容を思い出しやすくなります。
修理について何度か連絡している場合は、大家さんが修理してくれないとき何て言う？再連絡・催促メール例文も参考にしてください。
大家さんへの電話で聞かれやすいこと
修理や問い合わせの電話では、大家さんから追加で状況を聞かれることがあります。
いつから起きているか
設備故障の場合は、「いつからですか？」と聞かれることがあります。
正確な日時がわからなければ、
「昨日の夜ごろからです」
「数日前から気になっています」
など、わかる範囲で答えれば十分です。
現在も同じ状態か
一時的な不具合なのか、現在も続いているのかを確認される場合があります。
「今もお湯が出ない状態です」
「今は動いていますが、運転すると異音がします」
など、現在の状態を伝えます。
立ち会える日時はいつか
修理業者の訪問が必要になった場合は、在宅できる日時を聞かれることがあります。
すぐ答えられるよう、電話する前に予定を確認しておくとスムーズです。
大家さんへ電話する前に準備しておくポイント
電話はメールと違って、その場で質問されることがあります。事前に必要な情報を簡単に整理しておくと安心です。
話したい内容をメモしておく
電話する前に、
- 用件
- 現在の状況
- いつから起きているか
- 確認したいこと
- お願いしたいこと
を簡単にメモしておきましょう。
文章をすべて作る必要はありません。キーワードだけでも十分です。
必要な情報を手元に置く
契約について問い合わせる場合は契約書、設備故障なら型番やエラー表示など、必要になりそうな情報を手元に置いておくと便利です。
電話後に重要な内容を記録する
修理予定日や費用、今後の連絡方法など重要な話をした場合は、電話後にメモしておきます。
必要であれば、
「先ほどはお電話ありがとうございました。確認のため、本日お話しした内容をメールでもお送りします。」
とメールで残しておく方法もあります。
大家さんへの電話で失礼になりにくくするコツ
大家さんへの電話では、丁寧に話そうとして難しい敬語を使うより、落ち着いて用件を伝えることが大切です。
最初に相手の都合を確認する
急ぎではない場合は、
「今少しお時間よろしいでしょうか。」
と一言入れると自然です。
ただし、水漏れなど緊急性が高い場合は、先に状況を簡潔に伝えて構いません。
お願いは具体的に伝える
「どうしたらいいですか？」だけではなく、
「一度確認していただけますでしょうか」
「修理についてご案内いただけますでしょうか」
など、希望を具体的にすると話が進みやすくなります。
感情より事実を伝える
設備が使えず困っている場合でも、
「ずっと困っています」
だけでなく、
「3日前からお湯が出ない状態が続いています」
のように、具体的な事実を伝えた方が状況を理解してもらいやすくなります。
まとめ｜大家さんへの電話は「名乗る・用件・状況・お願い」の順で伝える
大家さんへ電話するときは、完璧な敬語を準備する必要はありません。
基本的には、
- 物件名・部屋番号・名前を伝える
- 何について電話したのか伝える
- 現在の状況を説明する
- 確認・修理・手続きなど希望する対応を伝える
という順番で話せば十分です。
迷ったときは、
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。〇〇についてご相談したく、お電話しました。」
から始めると、その後の話を続けやすくなります。
電話で決まった修理日程や対応内容など重要なことは、あとからメモしたりメールで確認したりして残しておくと安心です。
