賃貸の設備に不具合が起きたとき、「修理をお願いしたいけれど、メールで何と書けばいいのかわからない」と迷うことがあります。
たとえば、
- いきなり「修理してください」と書いて失礼にならない？
- どこまで症状を詳しく説明すればいい？
- 管理会社と大家さんでは書き方を変える？
- 急ぎの場合はどう伝えればいい？
といった悩みです。
修理をお願いするメールでは、難しい文章を書く必要はありません。
「どの部屋で」「何が」「どのような状態で」「何をお願いしたいのか」を順番に伝えることが大切です。
この記事では、賃貸で修理をお願いするときのメール例文を、管理会社・大家さん・症状別に紹介します。
修理をお願いするメールに入れたい内容
修理依頼では、相手がメールを読んだだけで状況をある程度把握できるようにしておくと、その後のやり取りが進みやすくなります。
物件名・部屋番号・名前
最初に、どの入居者からの連絡なのかわかる情報を書きます。
基本的には、
- 物件名
- 部屋番号
- 名前
があれば十分です。
たとえば、
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。」
と書けば、管理会社や大家さんが契約情報を確認しやすくなります。
不具合が起きている設備と症状
次に、何に問題が起きているのかを具体的に伝えます。
「設備が壊れました」だけではなく、
- エアコンから冷風が出ない
- 給湯器のお湯が出ない
- トイレの水が止まらない
- 換気扇を動かすと異音がする
など、現在確認できる症状を書くと伝わりやすくなります。
いつから起きているか
可能であれば、不具合が始まった時期も書きます。
「昨日から」「今朝から」「数日前から」程度でも問題ありません。
正確な時間がわからなければ、無理に特定する必要はありません。
何をお願いしたいのか
最後に、確認・点検・修理など、希望する対応を書きます。
たとえば、
「一度ご確認いただけますでしょうか」
「修理についてご案内いただけますでしょうか」
という形です。
原因がわからない段階では、修理が必要だと断定せず、まず確認をお願いする書き方でも構いません。
修理をお願いするときの基本メール例文
まずは、設備を問わず使いやすい基本的な修理依頼の例文です。
管理会社へ送る場合
件名：室内設備の修理について
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
室内設備について修理をお願いしたく、ご連絡しました。
〇月〇日ごろから〇〇が正常に使用できない状態になっています。
現在は〇〇という症状が出ています。
お手数をおかけしますが、一度ご確認いただき、修理についてご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
大家さんへ直接送る場合
件名：〇〇の修理についてのお願い
〇〇様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
室内の〇〇についてご相談があり、ご連絡しました。
〇月〇日ごろから〇〇の状態が続いています。
可能でしたら、一度ご確認いただき、修理についてご相談させていただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
大家さんへ直接修理をお願いする場合は、大家さんに修理をお願いするときのメール例文｜直接連絡するときの伝え方も参考にしてください。
設備別に修理をお願いするときのメール例文
修理依頼では、設備によって伝えた方がよい症状が少し異なります。
エアコンを修理してほしいとき
件名：エアコンの不具合について
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
室内のエアコンについてご連絡しました。
昨日からエアコンを冷房運転しても冷たい風が出ず、室温が下がらない状態です。
電源の入れ直しも試しましたが、改善していません。
一度ご確認いただき、必要であれば修理をご手配いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
エアコン故障については、賃貸のエアコンが壊れたとき管理会社へどう伝える？修理依頼の例文でも詳しく紹介しています。
給湯器を修理してほしいとき
件名：給湯器の不具合について
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
給湯器について修理をお願いしたく、ご連絡しました。
本日からお湯が出ない状態になっています。
リモコンには〇〇という表示が出ています。
お手数ですが、一度ご確認いただき、今後の対応についてご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
給湯器の場合は、賃貸の給湯器修理を管理会社へお願いするときの例文｜お湯が出ない・エラー表示の場合も参考になります。
トイレを修理してほしいとき
件名：トイレの不具合について
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
トイレについて不具合があり、ご連絡しました。
本日、レバーを回しても空回りするような状態になり、水を流せないことがあります。
一度ご確認いただき、修理が必要であればご対応いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
トイレの修理依頼については、賃貸のトイレ修理を管理会社へお願いするときの例文｜流れない・水が止まらない場合も参考にしてください。
換気扇を修理してほしいとき
件名：換気扇の不具合について
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
浴室の換気扇についてご連絡しました。
数日前から運転すると大きな異音がするようになっています。
現在は念のため使用を控えています。
一度状態をご確認いただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
換気扇の場合は、賃貸の換気扇修理を管理会社へお願いするときの例文｜動かない・異音がする場合でも詳しく紹介しています。
急ぎで修理をお願いするときの伝え方
生活への影響が大きい不具合では、通常の修理依頼より早めに確認してほしい場合があります。
生活に支障が出ていることを伝える
急ぎであることだけを書くのではなく、なぜ早めの対応を希望しているのかを書きます。
たとえば、
- お湯がまったく使えない
- トイレが使用できない
- 水漏れが続いている
- 玄関の鍵が正常に使えない
などです。
状況を具体的に書けば、管理会社や大家さんも優先度を判断しやすくなります。
対応時期を確認する
件名：〇〇の不具合について（対応時期の確認）
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
〇〇の不具合についてご連絡しました。
現在、〇〇が使用できず、生活に支障が出ている状態です。
可能でしたら、対応時期の目安だけでも教えていただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
急ぎの伝え方については、急ぎで対応してほしいとき管理会社への伝え方｜失礼になりにくい例文も参考になります。
故障しているか判断できないときの伝え方
「いつもと違うけれど、本当に故障なのかわからない」という場合もあります。
その場合は、自分で故障と断定せず、状態を確認してもらう形で連絡します。
異音や違和感があるとき
件名：室内設備についての確認
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
室内の〇〇について確認したいことがあり、ご連絡しました。
数日前から使用中に〇〇という音がするようになりました。
現在は使用できますが、以前にはなかった症状のため、一度確認した方がよいかご相談したくご連絡しました。
このまま使用して問題ないか、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
原因がわからないとき
原因を推測して書く必要はありません。
たとえば、
「配管が壊れていると思います」
と断定するより、
「洗面台の下から水が出ている状態です」
と、確認できている事実を書く方が伝わりやすくなります。
不具合がはっきりしない場合は、部屋を点検してほしいとき管理会社へのお願い文｜不具合がはっきりしない場合の例文も参考にしてください。
修理依頼のメールに写真を添付するときのポイント
設備の状態が写真で伝わる場合は、メールに添付すると状況を判断してもらいやすくなります。
不具合が起きている場所がわかる写真を送る
水漏れや破損などの場合は、不具合が起きている場所全体がわかる写真があると便利です。
必要に応じて、問題箇所を近くから撮影した写真も添付します。
型番やエラー表示が読める写真を送る
給湯器やエアコンなどでは、型番やエラーコードが確認できる場合があります。
文字が読める写真を送れば、管理会社が修理業者へ伝える際にも役立つことがあります。
写真の撮り方やメールへの添え方については、設備故障の写真を管理会社へ送るときのメール例文｜何を撮ればいい？も参考にしてください。
修理の日程について希望があるときの伝え方
修理業者が室内へ入る場合、立ち会いの日程調整が必要になることがあります。
対応可能な候補日を伝える
件名：修理訪問の日程について
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
修理訪問の日程についてご連絡します。
現時点では、以下の日程であれば在宅可能です。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 15時以降
・〇月〇日 終日
上記の中で調整可能な日時がありましたら、ご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
提示された日程が合わないとき
管理会社や修理業者から提示された日時が難しい場合は、無理に合わせる必要はありません。
都合が悪いことを伝えたうえで、候補日をいくつか提示すると調整しやすくなります。
日程変更の具体的な例文は、修理の日程が合わないとき管理会社・業者へ変更をお願いする例文で紹介しています。
修理をお願いしたのに返事がないときの再連絡
修理依頼を送ったあと、管理会社や大家さんから返事が来ない場合があります。
その場合は、最初のメールを責める形ではなく、「確認」として再連絡すると伝えやすくなります。
管理会社へ再連絡するとき
件名：先日の修理依頼について
〇〇管理会社
ご担当者様
お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。
先日ご連絡しました〇〇の修理について、その後の状況を確認したく再度ご連絡しました。
現在も〇〇の状態が続いております。
今後の対応予定について、ご確認いただけましたらご連絡をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
管理会社から返事がない場合は、修理をお願いしたのに管理会社から返事がないときの再連絡例文も参考にしてください。
大家さんへ再連絡するとき
件名：〇〇の修理についての再確認
〇〇様
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先日ご相談しました〇〇の修理について、その後の状況を確認したくご連絡しました。
現在も同じ状態が続いております。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけましたらご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
大家さんへの再連絡については、大家さんが修理してくれないとき何て言う？再連絡・催促メール例文も参考になります。
修理依頼メールで失礼になりにくくするポイント
修理をお願いするときは、必要なことを遠慮しすぎず伝えながら、相手が対応しやすい文章にすることが大切です。
症状は具体的に書く
「壊れました」だけではなく、何が起きているのかを書きます。
たとえば、
「トイレが壊れています」
よりも、
「レバーを回しても水が流れない状態です」
の方が状況が伝わります。
原因を決めつけない
専門的な原因がわからない場合は、無理に推測しなくて構いません。
自分で確認できる症状だけを書きましょう。
希望する対応を一文入れる
症状だけを伝えて終わると、単なる報告なのか修理依頼なのかわかりにくいことがあります。
「一度ご確認いただけますでしょうか」
「修理についてご案内いただけますでしょうか」
など、希望する対応を最後に入れましょう。
修理依頼メールを送る前に確認したいこと
送信前に内容を確認しておくと、管理会社や大家さんとのやり取りを減らしやすくなります。
誰からの連絡かわかるか
物件名・部屋番号・名前が入っているか確認します。
症状と発生時期が書かれているか
どの設備に何が起きているのか、いつごろからなのかが書かれているか確認しましょう。
連絡先や対応可能時間が必要なら書いたか
修理業者から電話が入る可能性がある場合や、立ち会いが必要になりそうな場合は、連絡可能な時間帯を書いておくと便利です。
まとめ｜修理をお願いするメールは症状と希望を具体的に伝える
賃貸で修理をお願いするときは、必要以上にかしこまった文章を書く必要はありません。
基本的には、
- 物件名・部屋番号・名前
- 不具合が起きている設備
- 現在の症状
- いつごろから起きているか
- 確認や修理をお願いしたいこと
を順番に書けば、状況を伝えやすくなります。
原因がわからない場合は無理に判断せず、見えている症状だけを具体的に伝えましょう。
迷ったときは、
「〇〇が〇〇の状態になっています。一度ご確認いただき、必要であれば修理についてご案内いただけますでしょうか。」
という形にすると、管理会社にも大家さんにも使いやすい修理依頼になります。
