賃貸で生活していると、
「契約内容を確認したい」
「入居時にもらった書類が見つからない」
「PDFでもう一度送ってほしい」
ということがあります。
そんなとき、
「再送をお願いしてもいい？」
「書類をなくしたと言うのが気まずい」
「PDFで送ってください、と言って大丈夫？」
と迷うこともあるでしょう。
管理会社へ書類をお願いするときは、
何の書類が必要か＋なぜ確認したいか＋希望する受け取り方法
を簡潔に伝えれば十分です。
この記事では、管理会社へ書類を送ってほしいときの伝え方を、そのまま使えるメール例文とあわせて紹介します。
- 書類をもう一度送ってほしいとお願いしてもいい
- 書類送付をお願いするときに伝えたい内容は4つ
- 基本の依頼メール例文
- 賃貸借契約書を確認したい場合
- 退去に関する書類を送ってほしい場合
- 更新に関する書類を送ってほしい場合
- 駐車場・駐輪場の書類を送ってほしい場合
- PDFで送ってほしい場合
- 郵送で送ってほしい場合
- 以前送ってもらった書類を再送してほしい場合
- どの書類を見ればいいかわからない場合
- 書類が届いたら返信した方がいい？
- 送ってもらった書類について追加で聞きたい場合
- 書類をお願いしたのに返事がない場合
- 「送ります」と言われたのに届かない場合
- メール添付が開けない場合
- 書類送付をお願いするときに避けたい伝え方
- 書類を送ってほしいときは「何の書類＋受け取り方法」を伝える
- 関連記事
書類をもう一度送ってほしいとお願いしてもいい
契約書類や案内書類をなくしたり、手元で確認できなくなったりすることはあります。
必要な書類であれば、まず管理会社へ再確認をお願いして構いません。
「なくしました」と詳しく説明しなくていい
たとえば、
「現在手元で確認できないため」
と書けば十分です。
何の書類が必要かを明確にする
「書類を送ってください」
だけではなく、
「賃貸借契約書の写し」
「退去手続きの案内」
「駐車場契約の書類」
など、できるだけ具体的に伝えましょう。
書類送付をお願いするときに伝えたい内容は4つ
基本は次の4つです。
- 物件名・部屋番号・名前
- ほしい書類
- 確認したい理由
- 希望する送付方法
PDFでよい場合は最初から伝える
「メール添付のPDFで問題ありません」
と書いておくと、郵送より早く確認できる場合があります。
郵送が必要なら住所も確認する
郵送を希望する場合は、
「登録住所宛てで問題ありません」
などと伝えるとスムーズです。
基本の依頼メール例文
一番使いやすい例文
件名：〇〇書類の送付について
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇〇について確認したく、関連する書類を確認したいのですが、現在手元で見つけることができません。
可能でしたら、〇〇の書類を再度お送りいただくことはできますでしょうか。
メール添付のPDFで問題ありません。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
短めにお願いする場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇〇の書類を確認したくご連絡しました。
可能でしたら、メールで再送いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
賃貸借契約書を確認したい場合
契約内容を見直したいものの、手元で見つからないことがあります。
契約書の写しをお願いする例文
お世話になっております。
賃貸借契約の内容を確認したくご連絡しました。
現在、契約書を手元で確認できないため、可能でしたら契約書の写しをお送りいただくことはできますでしょうか。
PDFで確認できれば問題ありません。
よろしくお願いいたします。
必要な部分だけ確認したい場合
お世話になっております。
契約内容のうち、〇〇に関する部分を確認したくご連絡しました。
該当する書類やページがありましたら、確認方法を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：賃貸契約の内容を管理会社へ確認するときの聞き方｜メール例文付き
退去に関する書類を送ってほしい場合
退去を検討していて、必要な手続きや書類を確認したい場合です。
退去案内をお願いする例文
お世話になっております。
今後退去を検討しており、必要な手続きについて確認したくご連絡しました。
退去に関する案内書類や申請書がありましたら、お送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去届の様式をお願いする場合
お世話になっております。
退去の手続きを進めたいと考えております。
退去届など必要な書類がありましたら、メールでお送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
更新に関する書類を送ってほしい場合
更新時期が近い場合に、条件や必要書類を確認したいことがあります。
更新書類の再送例文
お世話になっております。
契約更新について確認したくご連絡しました。
更新に関する案内書類を以前いただいた記憶がありますが、現在手元で確認できません。
可能でしたら、再度お送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
更新費用の記載も確認したい場合
お世話になっております。
契約更新について、更新時に必要となる費用を確認したくご連絡しました。
関連する案内書類や契約内容を確認できる書類がありましたら、お送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
駐車場・駐輪場の書類を送ってほしい場合
駐車場や駐輪場の利用にあたり、申込書や案内書類が必要なことがあります。
駐車場の申込書をお願いする例文
お世話になっております。
駐車場の利用を検討しており、申込に必要な書類について確認したくご連絡しました。
申込書等がありましたら、メールでお送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
駐輪場の登録書類をお願いする場合
お世話になっております。
駐輪場を利用したく、登録方法について確認しております。
必要な申込書や登録書類がありましたら、お送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
PDFで送ってほしい場合
紙ではなく、スマホやPCで確認したいこともあります。
PDFをお願いする例文
お世話になっております。
〇〇の書類について、可能でしたらPDFデータでお送りいただくことはできますでしょうか。
メール添付で問題ありません。
よろしくお願いいたします。
紙で届いた書類をPDFでもほしい場合
お世話になっております。
先日郵送いただいた〇〇の書類について、確認用にPDFデータもいただくことは可能でしょうか。
難しい場合は紙の書類のみで問題ありません。
よろしくお願いいたします。
郵送で送ってほしい場合
紙の原本や書面で確認したい場合もあります。
郵送をお願いする例文
お世話になっております。
〇〇の書類について、可能でしたら郵送でお送りいただけますでしょうか。
登録している住所宛てで問題ありません。
よろしくお願いいたします。
郵送先を確認してほしい場合
お世話になっております。
〇〇の書類を郵送で受け取りたいと考えております。
現在登録されている送付先住所をご確認いただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
以前送ってもらった書類を再送してほしい場合
一度受け取っていても、紛失やメール削除で確認できないことがあります。
再送をお願いする例文
お世話になっております。
以前お送りいただいた〇〇の書類について、現在手元で確認できないため再送をお願いしたくご連絡しました。
お手数をおかけして申し訳ありません。
可能でしたら、メールで再度お送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
メールを削除してしまった場合
お世話になっております。
以前メールでお送りいただいた〇〇の書類について、こちらで確認できなくなってしまいました。
恐れ入りますが、再度お送りいただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
どの書類を見ればいいかわからない場合
確認したい内容はあるものの、
「何という名前の書類なのかわからない」
こともあります。
該当書類を教えてもらう例文
お世話になっております。
〇〇について確認したいのですが、どの書類を確認すればよいかわからずご連絡しました。
該当する書類名や確認方法を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
書類そのものを送ってもらう場合
お世話になっております。
〇〇について確認できる書類がありましたら、お送りいただくことは可能でしょうか。
書類名がわからず恐縮ですが、ご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
書類が届いたら返信した方がいい？
管理会社から書類を送ってもらったら、短く受け取りの返信をしておくと丁寧です。
基本の返信例文
お世話になっております。
書類をお送りいただきありがとうございます。
内容を確認いたします。
よろしくお願いいたします。
内容まで確認できた場合
お世話になっております。
書類をお送りいただきありがとうございました。
内容を確認できました。
ご対応いただきありがとうございました。
よろしくお願いいたします。
送ってもらった書類について追加で聞きたい場合
書類を確認しても、わからない部分が残ることがあります。
その場合は、該当箇所を示して質問します。
追加確認の例文
お世話になっております。
書類をお送りいただきありがとうございました。
〇ページの〇〇について一点確認させてください。
今回、私の場合は〇〇という理解でよろしいでしょうか。
ご確認いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
認識が合っているか聞く場合
お世話になっております。
書類を確認しました。
〇〇については、〇〇という理解で合っていますでしょうか。
認識が異なる場合は教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
関連記事：賃貸契約の内容を管理会社へ確認するときの聞き方｜メール例文付き
書類をお願いしたのに返事がない場合
送付依頼をしたあと返事がない場合は、再度確認して構いません。
やわらかい再連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に〇〇の書類について送付をお願いするメールをお送りしました。
その後の確認状況を伺いたく、再度ご連絡いたしました。
お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
期限がある場合
お世話になっております。
先日お願いしました〇〇の書類について、〇月〇日までに内容を確認する必要があるため再度ご連絡しました。
可能でしたら、〇月〇日頃までにお送りいただけますと助かります。
難しい場合は、送付可能な時期だけでもお知らせください。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社へ2回目のメールを送るときの例文｜急かさず確認する言い方
「送ります」と言われたのに届かない場合
管理会社から、
「後ほど送ります」
と言われたものの、届かないこともあります。
メールが届いていない場合
お世話になっております。
先日、〇〇の書類をメールでお送りいただけるとのことでしたので、確認のためご連絡しました。
現在のところ、こちらではメールを確認できておりません。
すでに送付済みでしたら申し訳ありません。
恐れ入りますが、一度送付状況をご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
郵送が届かない場合
お世話になっております。
〇〇の書類を郵送いただけるとのことでしたが、現在のところまだ届いていないため確認でご連絡しました。
発送済みでしたら、発送日などわかる範囲で教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
メール添付が開けない場合
送ってもらったPDFやファイルを開けないこともあります。
ファイルを再送してもらう例文
お世話になっております。
〇〇の書類をお送りいただきありがとうございます。
添付ファイルを確認しようとしたところ、こちらでは開くことができませんでした。
恐れ入りますが、再度添付いただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
別の形式をお願いする場合
お世話になっております。
送付いただいた〇〇のファイルについて、こちらの環境では開くことができませんでした。
可能でしたらPDF形式など、別の形式で再送いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
書類送付をお願いするときに避けたい伝え方
お願い自体は簡単ですが、何が必要なのかわかる文章にしましょう。
「契約書ください」だけ送る
誰からの依頼か、どの契約書かがわかりにくい場合があります。
物件名・部屋番号・必要な書類を入れます。
「急いで送ってください」と理由なく書く
期限があるなら、
「〇日までに確認する必要があるため」
と理由を添えましょう。
書類を送ってほしいときは「何の書類＋受け取り方法」を伝える
管理会社へ書類の送付をお願いするときは、
何を確認したいのか
どの書類が必要なのか
PDFか郵送か
を伝えれば十分です。
基本形は、
「〇〇について確認したいため、可能でしたら〇〇の書類をお送りいただけますでしょうか。メール添付のPDFで問題ありません」
です。
やり取りは、
必要な書類を確認
→ 管理会社へ送付依頼
→ PDF・郵送など方法を伝える
→ 書類を受け取る
→ 内容を確認
→ わからない点があれば再度質問
という流れで考えましょう。
書類の名前がわからない場合でも、「〇〇を確認したいのですが、どの書類を見ればよいでしょうか」と聞けば大丈夫です。
