管理会社がなく、大家さんへ直接連絡する物件では、退去するときに、
- 何て伝えればいい？
- LINEで連絡しても大丈夫？
- いきなり「退去します」と伝えるのは失礼？
- 退去日以外に何を確認すればいい？
と迷うことがあります。
大家さんへ退去を伝える場合も、必要以上にかしこまる必要はありません。
基本は、
「退去したいこと＋退去予定日＋必要な手続きを確認したいこと」
を伝えれば十分です。
たとえば、
「〇月〇日頃の退去を予定しております。必要な手続きや鍵の返却方法について教えていただけますでしょうか。」
という形です。
ただし、管理会社がある物件では、大家さんではなく管理会社が退去手続きの窓口になっていることがあります。
この記事では、大家さんへ直接退去を連絡する場合を中心に、メール・LINEの例文、退去日が未定の場合、日程変更、立ち会い、鍵返却、返事がない場合まで紹介します。
退去は大家さんへ直接連絡していい？
大家さんが普段の連絡窓口なら直接相談する
普段から修理や契約に関する相談を大家さんへ直接していて、「何かあれば大家へ連絡してください」と案内されている物件では、退去についても大家さんへ連絡することがあります。
その場合は、普段使っているメールやLINEなどで、まず退去について相談すればよいでしょう。
管理会社がある場合は退去窓口を確認する
管理会社がある物件では、大家さんと直接やり取りしたことがあっても、退去手続きは管理会社が担当している場合があります。
契約書や入居時の案内に退去・解約時の連絡先が指定されていないか確認しましょう。
管理会社へ連絡する物件の場合は、賃貸を退去するとき管理会社へ何て言う？最初の連絡から鍵返却までの伝え方を参考にしてください。
大家さんへ退去を伝える前に確認したいこと
退去連絡の期限
まず、契約書の「解約」「退去」などの項目を確認します。
物件によって、退去を申し出る期限や手続き方法が異なることがあります。
わからない場合は、大家さんへ、
「退去を予定しているのですが、いつまでに正式な連絡が必要でしょうか。」
と確認しても構いません。
正式な退去手続きの方法
メールやLINEで大家さんへ連絡しただけでは、正式な退去手続きが完了しない場合もあります。
たとえば、
- 退去届を提出する
- 所定の書面を提出する
- 別の窓口へ連絡する
といった手続きが必要になることがあります。
最初の連絡で、
「ほかに必要な手続きがありましたら教えてください。」
と確認しておくとわかりやすくなります。
退去予定日が決まっているか
すでに退去日が決まっているなら、その日付を伝えます。
まだ決まっていない場合は、無理に日付を決めず、
「〇月下旬頃を予定していますが、具体的な日は未定です。」
と現在わかっている範囲を伝えれば十分です。
大家さんへ退去を伝える基本メール例文
退去日が決まっている場合
件名：退去についてのご連絡
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
退去についてご連絡しました。
現在、〇月〇日の退去を予定しております。
必要な手続きや、退去立ち会い・鍵返却等について教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
少しやわらかく相談したい場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
今後の退去についてご相談があり、ご連絡しました。
〇月〇日頃の退去を予定しております。
必要な手続き等についてご案内いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
大家さんへ退去をLINEで伝える例文
基本的なLINE例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
退去についてご連絡です。
〇月〇日頃の退去を予定しております。
必要な手続きや鍵の返却方法について教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
短く伝えたい場合
お世話になっております。〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日頃の退去を予定しています。
退去に必要な手続きや今後の流れを教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
普段からLINEで短くやり取りしている場合でも、「来月退去します」だけで終わらせず、部屋番号・名前・退去予定日・手続きの確認を入れておくとわかりやすくなります。
退去日がまだ決まっていない場合の伝え方
おおよその時期が決まっている場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
現在、〇月下旬頃の退去を予定しております。
具体的な退去日はまだ決まっていないのですが、事前に必要な手続きや連絡期限について確認したくご連絡しました。
よろしくお願いいたします。
LINEで連絡期限を確認する場合
お世話になっております。
〇月頃の退去を予定しているのですが、まだ具体的な日付が決まっていません。
この場合、いつ頃までに退去日をお伝えすればよいでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去日未定時の考え方は、退去日がまだ決まっていないとき管理会社へどう相談する？メール例文付きも参考になります。
退去理由を伝えるときのポイント
理由は必要な範囲だけ伝える
退去理由を詳しく書く必要はありません。
自分から伝えたい場合は、
- 転勤のため
- 住み替えのため
- 家庭の事情により
など、一言添える程度で十分です。
理由より退去日と手続き確認を優先する
大家さんへの申し訳なさから事情説明が長くなることがありますが、退去連絡でまず必要なのは、
- いつ退去する予定なのか
- どのような手続きが必要なのか
という情報です。
理由の説明で要件が埋もれないようにしましょう。
入居期間に合わせた退去連絡の例文
長く住んだ物件を退去する場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
このたび、〇月〇日頃に退去することとなりました。
入居中は長い間お世話になり、ありがとうございました。
退去に必要な手続きや鍵の返却方法について教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
入居して間もない場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
入居して間もないところ恐縮ですが、事情により退去を検討しております。
必要な手続きや退去可能な時期について確認したく、ご連絡しました。
よろしくお願いいたします。
短期間で退去する場合でも、必要以上に謝る必要はありません。
入居してすぐ退去したいとき管理会社へどう相談する？メール例文付きも参考にしてください。
一度伝えた退去日を変更したい場合の例文
メールで変更をお願いする場合
お世話になっております。
先日、退去日を〇月〇日とお伝えしましたが、都合により変更についてご相談したくご連絡しました。
可能でしたら、〇月〇日へ変更することはできますでしょうか。
一度お伝えしたあとで恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
LINEで変更をお願いする場合
お世話になっております。
先日お伝えした退去日について、〇月〇日への変更をお願いできないかご相談です。
変更可能かご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去日の変更は契約や手続きの進み具合によって対応が異なることがあるため、変更可能か確認する形にします。
一度伝えた退去日を変更したいとき管理会社への例文｜変更できるか確認する伝え方も参考になります。
退去立ち会いについて確認するときの例文
立ち会いが必要か確認する場合
お世話になっております。
退去について一点確認です。
退去時に立ち会いは必要でしょうか。
必要な場合は、日程を調整できればと思っております。
よろしくお願いいたします。
立ち会いの候補日を伝える場合
お世話になっております。
退去立ち会いについて、下記の日程でしたら対応可能です。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 午後
・〇月〇日 終日
ご都合のよい日時を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
日程調整については、退去立ち会いの日程を調整するときのメール例文｜候補日の伝え方も参考になります。
鍵の返却方法を確認するときの例文
返却方法がわからない場合
お世話になっております。
退去時の鍵について確認です。
鍵は退去日に直接お渡しする形でよろしいでしょうか。
別の返却方法がありましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
郵送で返却できるか確認する場合
お世話になっております。
退去時の鍵返却について、直接お渡しすることが難しい場合、郵送での返却は可能でしょうか。
指定の方法がありましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
鍵返却については、鍵を返却するとき管理会社へ何て連絡する？退去時のメール例文も参考にしてください。
大家さんから返信が来たあとの返し方
案内された手続きを進める場合
ご連絡ありがとうございます。
退去手続きについて承知しました。
ご案内いただいた内容に沿って進めます。
よろしくお願いいたします。
退去日を確認してもらった場合
ご確認ありがとうございます。
〇月〇日の退去でお願いいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
返信は長くする必要はなく、内容を確認したことが伝われば十分です。
大家さんから返事がない場合の再連絡
メールで再確認する場合
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に退去についてご連絡しました。
その後の手続きについて確認したく、再度ご連絡しました。
〇月〇日の退去を予定しております。
お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
LINEで再確認する場合
お世話になっております。
先日お送りした退去の件について、確認のため再度ご連絡しました。
〇月〇日の退去を予定しておりますので、必要な手続きについて教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
退去予定日が近づいている場合
お世話になっております。
先日ご連絡しました退去について、予定日が近づいているため確認でご連絡しました。
鍵返却等の手続きを確認したく、ご返信いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
LINEが既読になっていても、「既読なのに返事がありません」と責める必要はありません。
「確認のため再度ご連絡しました」で十分です。
電話で退去を伝えたあとメール・LINEで残す方法
電話で話した内容を確認する場合
お世話になっております。
先ほどはお電話ありがとうございました。
確認として、退去日は〇月〇日を予定しております。
今後の手続きについては、先ほどご案内いただいた内容で進めます。
よろしくお願いいたします。
退去日の受付だけ確認する場合
先ほどはありがとうございました。
念のため確認ですが、〇月〇日の退去で受付いただいた認識で合っていますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
電話内容を文章で残す場合は、電話した内容をあとからメールで残すときの例文｜管理会社への確認文も参考になります。
大家さんへ退去を伝えるときの注意点
「来月出ます」だけで終わらせない
「来月出ます」だけでは、具体的な予定や必要な手続きがわかりません。
退去日が決まっていれば日付を伝え、未定なら、
「〇月下旬頃を予定していますが、具体的な日は未定です」
と伝えましょう。
退去理由を長く説明しすぎない
大家さんに申し訳ないという気持ちから長文になることがありますが、まず必要なのは退去予定日と手続きの確認です。
理由を書く場合も、一言程度で十分です。
LINEを送っただけで正式な退去手続きが終わったと思わない
普段LINEで連絡している物件でも、正式な解約には別の手続きが必要な場合があります。
大家さんから返信が来たら、
- 正式な退去連絡として受け付けられたか
- 別途提出する書類があるか
- 立ち会いが必要か
- 鍵をどう返却するか
を必要に応じて確認しましょう。
大家さんへの退去連絡は「退去日＋必要な手続きの確認」で十分
大家さんへ直接退去を伝える場合も、極端にかしこまる必要はありません。
基本形は、
「お世話になっております。〇〇号室の〇〇です。〇月〇日の退去を予定しております。必要な手続きや鍵の返却方法について教えていただけますでしょうか。」
です。
メールでもLINEでも、
名前・部屋番号 → 退去予定日 → 必要な手続きの確認 → 必要に応じて立ち会い・鍵返却を確認
という順番で考えると整理しやすくなります。
そして最初に確認したいのは、そもそも大家さんが退去手続きの窓口なのかという点です。
管理会社や指定窓口がある場合は、契約時の案内に従ってそちらへ連絡しましょう。
