退去立ち会いの当日に、
「電車が遅れている」
「引っ越し作業が終わらない」
「渋滞で到着が遅れそう」
ということがあります。
そんなとき、
「5分くらいなら連絡しなくてもいい？」
「到着時間がまだ読めないときは何て言えばいい？」
「管理会社に怒られない伝え方は？」
と迷うこともあるでしょう。
遅れそうだとわかったら、
遅れること＋どれくらい遅れそうか＋新しい到着見込み
をできるだけ早く伝えます。
たとえば、
「本日〇時からの退去立ち会いについて、到着が15分ほど遅れる見込みです。〇時15分頃には到着予定です。申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします」
という形です。
この記事では、退去立ち会いに遅れそうなときの連絡方法を、状況別の例文とあわせて紹介します。
- 退去立ち会いに遅れそうなら早めに連絡する
- 遅れる連絡で伝えたい内容は4つ
- 退去立ち会いに遅れるときの基本例文
- 5分〜10分ほど遅れそうな場合
- 30分以上遅れそうな場合
- 到着時間がまだ読めない場合
- 引っ越し作業が終わらず遅れそうな場合
- 電車の遅延で遅れる場合
- 車の渋滞で遅れる場合
- 管理会社より先に現地担当者の連絡先がわかる場合
- 遅れるときはメールと電話どちらがいい？
- 電話がつながらないときのメール例文
- すでに予定時刻を過ぎてしまった場合
- 到着したとき何て言えばいい？
- 遅れすぎて今日の立ち会いが難しそうな場合
- 当日キャンセルしなければならない場合
- 管理会社から「今日は対応できない」と言われた場合
- 遅刻後に立ち会い時間が変更されたら文章で確認する
- 退去立ち会いに遅れるときに避けたい伝え方
- 退去立ち会いに遅れそうなら「遅れる＋到着予定」をすぐ伝える
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退去立ち会いに遅れそうなら早めに連絡する
立ち会いでは、管理会社や担当者が時間を確保していることがあります。
数分でも遅れそうなら伝えておくと安心
5分程度でも、
「少し遅れそう」
とわかった時点で一言連絡しておく方がスムーズです。
到着してから謝るより先に知らせる
大切なのは、遅れること自体よりも、
相手が待つ時間を判断できるようにすること
です。
遅れる連絡で伝えたい内容は4つ
当日の連絡では、次の4つを簡潔に伝えます。
- 何の予定か
- 遅れること
- 到着見込み
- お詫び
原因は一言で十分
「交通事情により」
「引っ越し作業が長引いており」
程度で十分です。
長い説明は不要
当日は相手も予定を調整する必要があるため、まず到着予定を伝えることを優先しましょう。
退去立ち会いに遅れるときの基本例文
一番使いやすい例文
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
本日〇時から予定しております退去立ち会いについて、到着が15分ほど遅れる見込みです。
〇時15分頃には到着予定です。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
短めに伝える場合
お世話になっております。
本日〇時からの退去立ち会いですが、到着が10分ほど遅れそうです。
〇時10分頃に到着予定です。
申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
5分〜10分ほど遅れそうな場合
少しの遅れでも、わかった時点で連絡しておくと安心です。
5分程度遅れる場合
お世話になっております。
本日〇時の退去立ち会いについて、到着が5分ほど遅れる見込みです。
〇時5分頃には到着予定です。
申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
10分程度遅れる場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、交通事情により10分ほど遅れる見込みです。
〇時10分頃に到着予定です。
よろしくお願いいたします。
30分以上遅れそうな場合
30分以上の遅れになると、相手側の次の予定に影響する可能性があります。
30分ほど遅れる場合
お世話になっております。
本日〇時から予定しております退去立ち会いについて、到着が30分ほど遅れる見込みです。
〇時30分頃の到着予定となります。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
この時間でもご対応可能かご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
1時間近く遅れる場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、事情により到着が1時間ほど遅れる可能性があります。
予定していた時間から大きく遅れるため、〇時頃でも対応可能かご確認いただけますでしょうか。
難しい場合は、別の方法をご相談できればと思っております。
よろしくお願いいたします。
到着時間がまだ読めない場合
電車の運転見合わせや引っ越し作業の遅れで、到着時刻をはっきり言えないこともあります。
到着時間が未定の例文
お世話になっております。
本日〇時からの退去立ち会いについて、現在移動が遅れており、予定時刻への到着が難しい状況です。
現時点では到着時刻がまだ確定しておりません。
わかり次第、改めてご連絡いたします。
申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
おおよその範囲だけ伝える場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、到着が遅れる見込みです。
現時点では〇時〜〇時頃の到着になりそうです。
時間が確定しましたら改めてご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
引っ越し作業が終わらず遅れそうな場合
退去当日は、荷物の搬出が予定より長引くことがあります。
搬出が遅れている場合
お世話になっております。
本日〇時から予定しております退去立ち会いについて、引っ越し作業が予定より長引いております。
現在のところ、〇時30分頃には搬出が完了する見込みです。
立ち会い開始を〇時30分頃へ変更していただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
終了時間が読めない場合
お世話になっております。
現在、引っ越しの搬出作業が予定より長引いており、〇時からの立ち会いに間に合わない可能性があります。
作業終了時刻がわかり次第、改めてご連絡いたします。
申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
電車の遅延で遅れる場合
公共交通機関の遅れなら、そのまま簡潔に伝えれば十分です。
電車遅延の例文
お世話になっております。
本日〇時からの退去立ち会いについて、電車の遅延により到着が15分ほど遅れる見込みです。
〇時15分頃には到着予定です。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
運転再開時間がわからない場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、現在利用している電車が運転見合わせとなっており、到着時刻が読めない状況です。
状況がわかり次第、改めてご連絡いたします。
申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
車の渋滞で遅れる場合
車移動の場合も、見込み時刻を伝えます。
渋滞で15分ほど遅れる場合
お世話になっております。
本日〇時からの退去立ち会いについて、渋滞のため15分ほど遅れる見込みです。
〇時15分頃の到着予定です。
申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
渋滞状況が読めない場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、渋滞の影響で到着が遅れる可能性があります。
現時点では〇時30分頃を見込んでおりますが、変わる場合は改めてご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
管理会社より先に現地担当者の連絡先がわかる場合
立ち会い担当者の電話番号を案内されていることもあります。
指定された連絡先があるならそこへ連絡する
当日の遅刻連絡について、
「当日は担当者へ直接連絡してください」
と案内されている場合は、その連絡先を利用します。
管理会社にも伝えるか迷う場合
担当者へ直接連絡できていれば、まずそちらで十分なこともあります。
必要に応じて、
「担当者様へも連絡済みです」
と管理会社へ伝えることができます。
遅れるときはメールと電話どちらがいい？
当日の予定では、確認の早さが重要です。
立ち会い時間が迫っているなら電話が早い
予定時刻まであと10分など、時間が迫っている場合は電話の方が伝わりやすいことがあります。
電話に出なければメールも送る
電話がつながらない場合は、
「先ほどお電話しましたがつながらなかったため、メールでも失礼します」
と送る方法があります。
電話がつながらないときのメール例文
予定時刻前の場合
お世話になっております。
先ほどお電話しましたがつながらなかったため、メールでもご連絡いたします。
本日〇時からの退去立ち会いについて、到着が20分ほど遅れる見込みです。
〇時20分頃には到着予定です。
申し訳ありませんが、ご確認をお願いいたします。
予定時刻を過ぎてしまった場合
お世話になっております。
本日〇時からの退去立ち会いについて、到着が遅れており申し訳ありません。
先ほどお電話しましたがつながらなかったため、メールでもご連絡しました。
〇時〇分頃には到着予定です。
よろしくお願いいたします。
すでに予定時刻を過ぎてしまった場合
連絡できないまま時間を過ぎてしまった場合は、気づいた時点ですぐ連絡します。
基本の例文
お世話になっております。
本日〇時から退去立ち会いを予定しておりましたが、到着が遅れており申し訳ありません。
〇時〇分頃には到着予定です。
ご連絡が遅くなってしまい、重ねて申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
かなり遅れてしまった場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、予定時刻を大幅に過ぎてしまい申し訳ありません。
現在〇〇の状況で、〇時頃には到着できる見込みです。
本日この時間からでもご対応可能でしょうか。
ご確認をお願いいたします。
到着したとき何て言えばいい？
到着後は長く謝り続ける必要はありません。
10分程度の遅れなら一言で十分
「お待たせして申し訳ありませんでした。よろしくお願いいたします」
で十分です。
大きく遅れた場合
「お時間を調整いただき申し訳ありませんでした。ご対応ありがとうございます」
と伝えると自然です。
遅れすぎて今日の立ち会いが難しそうな場合
到着がかなり遅くなり、相手が対応できない可能性もあります。
別時間を相談する例文
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、現在の状況では到着が〇時頃になる見込みです。
予定から大きく遅れるため、本日の別時間で対応可能かご相談できますでしょうか。
難しい場合は、別の日程についてご相談させてください。
申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
別日へ変更する場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、事情により予定時刻までの到着が難しく、当日の対応ができない状況となりました。
大変申し訳ありません。
別日へ変更をご相談できますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：退去立ち会いの日程を変更したいときのお願い文｜前日・当日の例文も紹介
当日キャンセルしなければならない場合
体調不良などで、遅刻ではなく立ち会い自体ができなくなることもあります。
基本のキャンセル連絡
お世話になっております。
本日〇時から予定しております退去立ち会いについて、大変申し訳ありませんが、急な事情により本日の対応が難しくなりました。
当日のご連絡となり申し訳ありません。
改めて日程をご相談させていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去日自体は変わらない場合
お世話になっております。
本日の退去立ち会いについて、急な事情により対応できなくなってしまいました。
退去日自体は〇月〇日のままで変更ありません。
立ち会いについて、別の対応方法をご相談できますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
管理会社から「今日は対応できない」と言われた場合
大きく遅れると、その日の対応が難しくなることもあります。
別日を聞く例文
ご連絡ありがとうございます。
本日の対応が難しいとのことで承知しました。
こちらの遅れによりご迷惑をおかけして申し訳ありません。
別の日程について、対応可能な候補を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去日との関係も確認する
ご確認ありがとうございます。
本日の立ち会いが難しいとのことで承知しました。
退去日は〇月〇日の予定ですが、立ち会いを別日にする場合の手続きについて教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
遅刻後に立ち会い時間が変更されたら文章で確認する
電話で新しい時間を決めた場合は、念のため文章で残すこともできます。
電話後の確認例文
お世話になっております。
先ほどは退去立ち会いの時間変更についてご対応いただき、ありがとうございました。
本日の立ち会いは〇時へ変更とのことで承知しました。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
別日になった場合
お世話になっております。
先ほどはご対応ありがとうございました。
退去立ち会いは〇月〇日〇時へ変更とのことで承知しました。
よろしくお願いいたします。
関連記事：電話した内容をあとからメールで残すときの例文｜管理会社への確認文
退去立ち会いに遅れるときに避けたい伝え方
何も連絡せずそのまま向かう
相手がいつまで待てばよいかわからなくなります。
遅れるとわかった時点で連絡しましょう。
「ちょっと遅れます」だけ送る
どれくらい待てばよいかわかりません。
できれば、
「15分ほど遅れ、〇時15分頃到着予定です」
と伝えます。
退去立ち会いに遅れそうなら「遅れる＋到着予定」をすぐ伝える
退去立ち会いに間に合わないとわかったら、
遅れること
何分くらい遅れるか
何時頃に到着するか
をできるだけ早く伝えます。
基本形は、
「本日〇時からの退去立ち会いについて、到着が15分ほど遅れる見込みです。〇時15分頃には到着予定です。申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします」
です。
流れとしては、
遅れそうだとわかる
→ すぐ管理会社・担当者へ連絡
→ 到着見込みを伝える
→ 時刻が変われば再連絡
→ 大幅に遅れるなら変更相談
→ 到着後に一言お詫び
と考えましょう。
大切なのは、遅れないことだけではなく、遅れるとわかった時点で相手が予定を判断できる情報を伝えることです。
