賃貸の設備が壊れたとき、
「管理会社へ電話したいけど、最初に何て言えばいい？」
「修理してください、とそのまま言って大丈夫？」
「症状をどこまで説明すればいい？」
と迷うことがあります。
電話で修理をお願いするときは、難しく考える必要はありません。
基本は、
部屋番号と名前
→ 壊れている設備
→ 現在の症状
→ 修理・確認をお願いしたいこと
の順番で伝えれば十分です。
たとえば、
「〇〇マンション〇号室の〇〇です。部屋のエアコンが昨日から冷えない状態で、修理についてご相談したくお電話しました」
という形です。
この記事では、管理会社へ修理を電話で依頼するときに何を話せばいいのか、設備別・状況別の会話例とあわせて紹介します。
- 管理会社へ電話する前に確認しておきたいこと
- 管理会社へ修理依頼するときの電話の基本形
- 管理会社への修理依頼の基本会話例
- エアコンの修理を電話で依頼する場合
- 給湯器の修理を電話で依頼する場合
- トイレの修理を電話で依頼する場合
- 水漏れの修理を電話で依頼する場合
- 鍵の修理を電話で依頼する場合
- 換気扇の修理を電話で依頼する場合
- 電話で「修理してください」と言ってもいい？
- 管理会社から確認されやすいこと
- 修理業者を手配すると言われた場合に確認したいこと
- 担当者が不在だった場合
- 折り返し電話に出られなかった場合
- 急ぎで修理してほしい場合の電話例
- 電話で費用について聞きたい場合
- 電話ではうまく説明できない場合
- 電話した内容はメモしておく
- 電話後にメールでも内容を残す場合
- 電話したのに修理業者から連絡がない場合
- 電話で修理をお願いしたのに対応が遅い場合
- 電話で避けたい伝え方
- 管理会社への修理依頼電話は「部屋・設備・症状・お願い」で伝える
- 関連記事
管理会社へ電話する前に確認しておきたいこと
電話してから慌てないように、簡単に状況を整理しておきます。
物件名・部屋番号・名前
最初に本人確認のため、
- 物件名
- 部屋番号
- 名前
を伝えられるようにしておきます。
壊れている設備と症状
「エアコンが壊れた」
だけではなく、
「電源は入るけれど冷えない」
など、現在確認できる症状を一言でまとめます。
いつから不具合が出ているか
正確な日時がわからなくても、
「昨日から」
「今朝気づいた」
「数日前から」
程度で構いません。
管理会社へ修理依頼するときの電話の基本形
電話では、次の順番で話すとスムーズです。
- 物件名・部屋番号・名前を名乗る
- 修理について相談したいと伝える
- 設備名を伝える
- 症状を伝える
- いつからか伝える
- 今後どうすればいいか聞く
最初の一言
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇と申します。室内設備の修理についてご相談したく、お電話しました。」
この一言から始めれば十分です。
症状まで続けて伝える場合
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇と申します。エアコンについてご相談です。昨日から電源は入るのですが、冷たい風が出ない状態です。修理について確認していただけますでしょうか。」
管理会社への修理依頼の基本会話例
一般的な設備故障の場合
入居者：
「お世話になっております。〇〇マンション〇号室の〇〇です。部屋の設備について修理のご相談でお電話しました。」
管理会社：
「どの設備でしょうか？」
入居者：
「〇〇です。〇日前から〇〇の状態になっています。」
管理会社：
「確認いたします。」
入居者：
「ありがとうございます。今後の対応について教えていただけますでしょうか。」
修理が必要かわからない場合
入居者：
「〇〇について気になる症状がありまして、故障かどうかわからないのですが、一度確認をお願いできますでしょうか。」
修理と断定する必要はありません。
エアコンの修理を電話で依頼する場合
エアコンは症状を具体的に伝えます。
冷えない場合の会話例
「〇〇マンション〇号室の〇〇です。エアコンについてご相談です。昨日から電源は入るのですが、冷たい風が出ず、部屋が冷えない状態です。一度確認していただけますでしょうか。」
電源が入らない場合
「エアコンの電源が入らない状態です。リモコンを操作しても反応がありません。修理について確認をお願いしたくお電話しました。」
水漏れしている場合
「エアコンの室内機から水が落ちている状態です。現在は使用を控えています。確認をお願いできますでしょうか。」
関連記事：賃貸のエアコンが壊れたとき管理会社へどう伝える？修理依頼の例文
給湯器の修理を電話で依頼する場合
お湯が出ない場合は、そのまま伝えて構いません。
お湯が出ない場合
「〇〇号室の〇〇です。給湯器についてご相談です。今朝からお湯が出ない状態になっています。修理について確認していただけますでしょうか。」
エラー表示が出ている場合
「給湯器に〇〇というエラー表示が出ていて、お湯が使えません。表示の内容もお伝えできますので、ご確認をお願いできますでしょうか。」
関連記事：賃貸の給湯器が壊れた・お湯が出ないとき管理会社へどう伝える？連絡例文
トイレの修理を電話で依頼する場合
水が流れない場合
「トイレについてご相談です。レバーを操作しても水が流れない状態で、現在使用できません。確認をお願いできますでしょうか。」
水が止まらない場合
「トイレの水が流れ続けている状態です。こちらで確認できる範囲では改善しなかったため、お電話しました。」
水漏れの修理を電話で依頼する場合
水漏れは、場所と広がり方を伝えます。
蛇口からの水漏れ
「キッチンの蛇口から水が漏れている状態です。〇日前から続いています。一度確認をお願いできますでしょうか。」
天井などから水が落ちている場合
「現在、部屋の〇〇付近から水が落ちています。床にも広がっているため、急ぎでご相談したくお電話しました。」
大量の水漏れなど被害が広がるおそれがある場合は、契約時に案内された緊急窓口があれば、そちらも確認します。
関連記事：賃貸で水漏れしたとき管理会社へ何て言う？急ぎの連絡例文
鍵の修理を電話で依頼する場合
鍵が回りにくい場合
「玄関の鍵についてご相談です。数日前から鍵が回りにくくなっています。完全に使えなくなる前に一度確認していただけますでしょうか。」
鍵が使えない場合
「玄関の鍵が現在使えない状態です。出入りに関わるため、対応について確認したくお電話しました。」
換気扇の修理を電話で依頼する場合
「浴室の換気扇についてご相談です。スイッチを入れても動かない状態が続いています。一度確認していただけますでしょうか。」
異音がする場合は、
「動きますが、大きな音がする状態です」
と伝えます。
電話で「修理してください」と言ってもいい？
言っても問題ありませんが、
「修理をお願いできますでしょうか」
または、
「一度確認していただけますでしょうか」
の方が使いやすいです。
故障がはっきりしている場合
「修理をお願いしたいのですが、今後どのような流れになりますでしょうか。」
故障かわからない場合
「故障かどうか判断できないため、一度確認をお願いできますでしょうか。」
この使い分けで十分です。
管理会社から確認されやすいこと
電話すると、管理会社から追加で質問されることがあります。
「いつからですか？」
「昨日からです」
「今朝気づきました」
「数日前から少しずつ悪くなっています」
など、わかる範囲で答えます。
「まったく使えませんか？」
「電源は入りますが使えません」
「一応使えますが、水漏れがあります」
など、現在の状態を伝えます。
「エラー番号は出ていますか？」
表示があるなら、そのまま読み上げます。
「写真を送れますか？」
送れる場合は、
「はい、メールで送れます。送付先を教えていただけますでしょうか。」
と答えます。
関連記事：設備故障の写真を管理会社へ送るときのメール例文｜何を撮ればいい？
修理業者を手配すると言われた場合に確認したいこと
管理会社から、
「業者を手配します」
と言われたら、次の点を確認しておくと安心です。
業者から直接連絡が来るのか
「業者さんから直接電話が来る形でしょうか？」
と聞いておきます。
いつ頃連絡が来るのか
「いつ頃ご連絡いただける予定でしょうか？」
と確認します。
訪問日時は誰と調整するのか
「訪問日時は業者さんと直接調整する形でしょうか？」
と聞いておくと流れがわかります。
担当者が不在だった場合
電話したものの、担当者が不在のこともあります。
伝言をお願いする場合
「〇〇号室の〇〇から、〇〇の修理について相談があったとお伝えいただけますでしょうか。」
折り返しをお願いする場合
「可能でしたら、担当の方から折り返しをお願いできますでしょうか。」
電話に出られる時間を伝える場合
「本日は18時以降でしたら電話に出やすいです。」
などと伝えます。
関連記事：管理会社へ連絡可能な時間帯を伝えるメール例文｜電話に出られる時間の伝え方
折り返し電話に出られなかった場合
管理会社からの電話に出られないこともあります。
こちらからかけ直す場合
「先ほどお電話をいただきました〇〇号室の〇〇です。〇〇の修理についてご連絡いただいたかと思い、折り返しました。」
メールで返信する場合
電話に出にくいなら、メールで返しても構いません。
「先ほどはお電話をいただきありがとうございました。電話に出られず申し訳ありません。〇〇の修理についてのご連絡でしたら、メールでご返信いただくことも可能です。」
関連記事：管理会社から電話に出られなかったときメールで返事する例文
急ぎで修理してほしい場合の電話例
「急いでください」
だけではなく、急ぐ理由を伝えます。
生活への影響がある場合
「現在お湯がまったく使えない状態のため、可能でしたら早めに確認していただきたいのですが、対応可能でしょうか。」
使用できない場合
「現在トイレが使用できない状態です。対応時期について早めに確認をお願いできますでしょうか。」
状況が悪化している場合
「先ほどより水漏れの量が増えているため、改めてご連絡しました。」
関連記事：急ぎで対応してほしいとき管理会社への伝え方｜失礼になりにくい例文
電話で費用について聞きたい場合
修理依頼と同時に費用が気になる場合は、確認して構いません。
費用が発生するか聞く
「今回の修理について、入居者側に費用が発生する可能性はありますでしょうか。」
業者訪問前に確認したい場合
「もし費用が発生する場合は、修理を進める前に教えていただくことは可能でしょうか。」
契約内容や不具合の原因などによって扱いが異なる場合があるため、わからない点は管理会社へ確認します。
電話ではうまく説明できない場合
電話が苦手なら、無理に長く説明する必要はありません。
最低限これだけ言えばいい
「〇〇号室の〇〇です。〇〇が〇日前から〇〇の状態になっています。修理についてご相談したいです。」
これだけ伝えれば、管理会社側から必要なことを質問してもらえます。
メモを見ながら話してもいい
電話前に、
- 部屋番号
- 設備名
- 症状
- いつから
- 聞きたいこと
をメモしておけば十分です。
電話した内容はメモしておく
修理がすぐ終わるとは限りません。
そのため、
- 電話した日
- 相手の名前
- 言われた内容
- 次の予定
を簡単に残しておくと便利です。
たとえば
「〇月〇日 14時
管理会社へ電話
業者手配予定
業者から2〜3日以内に連絡予定」
程度で構いません。
電話後にメールでも内容を残す場合
電話で重要な話をした場合は、確認メールを送る方法もあります。
基本の確認メール例文
件名：本日お電話した〇〇の修理について
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
先ほどは〇〇の修理について、お電話でご対応いただきありがとうございました。
確認として、〇〇の状態について、修理業者をご手配いただけるとのことで承知しております。
業者様からのご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
日程が決まった場合
お世話になっております。
先ほどお電話でお話しました〇〇の修理について、確認でご連絡します。
〇月〇日〇時頃に業者様が訪問予定とのことで承知しました。
よろしくお願いいたします。
関連記事：電話した内容をあとからメールで残すときの例文｜管理会社への確認文
電話したのに修理業者から連絡がない場合
「業者から連絡します」
と言われたのに連絡が来ない場合は、管理会社へ再確認します。
電話で確認する例
「〇月〇日に〇〇の修理についてお電話した〇〇号室の〇〇です。業者さんからご連絡いただけるとのことでしたが、まだ連絡がないため状況を確認したくお電話しました。」
メールで確認する場合
「〇月〇日に〇〇の修理についてお電話し、業者様からご連絡いただけるとのことでしたが、現在のところ連絡を確認できておりません。手配状況をご確認いただけますでしょうか。」
関連記事：修理業者から連絡がないとき管理会社へ何て言う？確認メール例文
電話で修理をお願いしたのに対応が遅い場合
修理依頼から時間が経っているなら、再度確認します。
電話での催促例
「〇月〇日に〇〇の修理をお願いしている〇〇号室の〇〇です。現在も不具合が続いているため、その後の対応状況を確認したくお電話しました。」
対応時期を聞く
「いつ頃対応いただけそうか、目安だけでも教えていただけますでしょうか。」
関連記事：管理会社の修理対応が遅いときどう催促する？角が立ちにくいメール例文
電話で避けたい伝え方
いきなり「早く直してください」とだけ言う
管理会社が状況を判断できるよう、
何が・どうなっているか
を先に伝えます。
原因を決めつける
「設備が古いから故障しました」
など、原因がわからない段階で断定する必要はありません。
現在確認できる症状だけ伝えれば十分です。
管理会社への修理依頼電話は「部屋・設備・症状・お願い」で伝える
管理会社へ修理を電話でお願いするときは、
物件名・部屋番号・名前
壊れている設備
現在の症状
いつからか
確認・修理をお願いしたいこと
を伝えます。
基本形は、
「〇〇マンション〇号室の〇〇です。〇〇が〇日前から〇〇の状態になっています。修理についてご相談したくお電話しました」
です。
電話後は、
修理依頼
→ 管理会社が確認
→ 必要なら写真送付
→ 業者手配
→ 日程調整
→ 修理
→ 進まなければ再連絡
という流れになることが多いです。
電話が苦手でも、最初からすべて完璧に説明する必要はありません。
まずは、
「〇〇が壊れていて、修理について相談したい」
と伝えれば、必要な内容は管理会社側から確認してもらえます。
