賃貸から引っ越すことが決まったとき、
「管理会社へメールで退去を伝えていい？」
「最初のメールには何を書けばいい？」
「退去日だけ伝えればいい？」
と迷うことがあります。
退去の最初の連絡では、長い説明は必要ありません。
基本は、
退去したいこと＋希望する退去日＋必要な手続きを確認したいこと
を伝えれば十分です。
たとえば、
「〇月〇日の退去を予定しております。必要な手続きや今後の流れについてご案内いただけますでしょうか」
という形です。
この記事では、賃貸の退去を管理会社へメールで伝えるときの書き方を、状況別の例文とあわせて紹介します。
- 退去はメールだけで伝えてもいい？
- 退去メールで最初に伝えたい内容は5つ
- 退去を管理会社へ伝える基本メール例文
- 退去日がすでに決まっている場合
- 退去日がまだ決まっていない場合
- 契約上の退去連絡期限を確認したい場合
- 退去手続きの書類を送ってほしい場合
- 退去立ち会いについて一緒に確認したい場合
- 鍵の返却方法も確認したい場合
- 大家さんではなく管理会社へ送ればいい？
- メールを送ったら返信を待つだけでいい？
- 管理会社から退去受付の返信が来たとき
- 一度伝えた退去日を変更したい場合
- 退去メールを送ったのに返事がない場合
- 退去予定日が近いのに返事がない場合
- 退去をメールで伝えるときに避けたい書き方
- 退去メールは「退去日＋手続き確認」が基本
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退去はメールだけで伝えてもいい？
管理会社がメールで退去連絡を受け付けている場合は、メールで連絡して構いません。
ただし、メールを送っただけで正式な手続きが完了するとは限りません。
退去方法は契約書や案内を確認する
物件によって、
- メールで受付
- 電話で連絡
- Webフォームから申請
- 書面を提出
- 専用の解約フォームを利用
など、手続き方法が異なることがあります。
まず契約書や入居時の案内を確認しましょう。
メールでは「必要な手続きを教えてほしい」と書く
正式な方法がわからない場合は、
「退去に必要な手続きについてご案内いただけますでしょうか」
と書けば十分です。
関連記事：賃貸を退去するとき管理会社へ何て言う？最初の連絡から鍵返却までの伝え方
退去メールで最初に伝えたい内容は5つ
管理会社へ送る退去メールには、次の内容があるとわかりやすくなります。
- 物件名
- 部屋番号
- 名前
- 希望する退去日
- 手続き方法を確認したいこと
引っ越す理由は基本的に詳しく書かなくていい
「転勤のため」
「住み替えのため」
など、一言添えても構いません。
ただし、詳しい事情まで説明する必要はありません。
退去日が確定か予定かを区別する
まだ日程が変わる可能性があるなら、
「〇月〇日頃を予定しています」
と書きます。
確定しているなら、
「〇月〇日の退去を希望しています」
と伝えましょう。
退去を管理会社へ伝える基本メール例文
一番使いやすい例文
件名：退去についてのご連絡
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
退去についてご連絡いたしました。
現在、〇月〇日の退去を予定しております。
退去に必要な手続きや、今後の流れについてご案内いただけますでしょうか。
また、退去立ち会いや鍵の返却について必要な対応がありましたら、あわせて教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
短めに伝える場合
お世話になっております。
〇〇マンション〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日の退去を希望しております。
必要な手続きについてご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去日がすでに決まっている場合
引っ越し日や新居への入居日が決まっていて、退去希望日も明確な場合です。
退去日を明確に伝える例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日を退去日として希望しております。
必要な手続きや提出書類がありましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
引っ越し日も伝える場合
お世話になっております。
退去についてご連絡です。
引っ越しは〇月〇日を予定しており、退去日については〇月〇日を希望しております。
今後必要な手続きを教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
退去日がまだ決まっていない場合
引っ越し予定はあるものの、具体的な日が決まっていないこともあります。
おおよその時期だけ伝える例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
現在、〇月下旬頃の退去を予定しております。
具体的な退去日はまだ確定していないのですが、事前に必要な手続きや連絡期限について確認したくご連絡しました。
よろしくお願いいたします。
いつまでに確定すればよいか聞く場合
お世話になっております。
今後退去を予定しておりますが、現在のところ具体的な退去日は未定です。
退去日について、いつまでに確定してご連絡すればよいでしょうか。
あわせて必要な手続きについても教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
関連記事：退去日がまだ決まっていないとき管理会社へどう相談する？メール例文付き
契約上の退去連絡期限を確認したい場合
退去を考え始めた段階で、
「いつまでに言えばいい？」
と確認したいこともあります。
期限だけ確認する例文
お世話になっております。
今後退去を検討しており、事前に確認したくご連絡しました。
契約上、退去する場合は何日前または何か月前までに連絡が必要でしょうか。
ご確認をお願いいたします。
契約書の記載がわかりにくい場合
お世話になっております。
契約書の退去に関する項目について確認です。
〇〇と記載がありますが、たとえば〇月末に退去する場合は、いつまでに連絡すればよいでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：賃貸契約の内容を管理会社へ確認するときの聞き方｜メール例文付き
退去手続きの書類を送ってほしい場合
退去届などの提出が必要なこともあります。
退去届をお願いする例文
お世話になっております。
〇月〇日の退去を予定しております。
退去届など必要な書類がありましたら、メール等でお送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
手続き方法そのものを確認する場合
お世話になっております。
退去手続きを進めたいのですが、必要な書類や申請方法がわからないためご連絡しました。
手続き方法をご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：管理会社へ書類を送ってほしいとお願いするときの例文｜再送・PDF依頼の書き方
退去立ち会いについて一緒に確認したい場合
最初の退去メールで、立ち会いの有無を確認しても構いません。
立ち会いが必要か聞く例文
お世話になっております。
〇月〇日の退去を予定しております。
退去時に立ち会いは必要でしょうか。
必要な場合は、日程調整の方法について教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
立ち会い候補も出す場合
お世話になっております。
退去立ち会いが必要な場合、下記の日程でしたら対応可能です。
・〇月〇日 午前
・〇月〇日 15時以降
・〇月〇日 終日
ご確認をお願いいたします。
関連記事：退去立ち会いの日程を調整するときのメール例文｜候補日の伝え方
鍵の返却方法も確認したい場合
退去時には鍵を返す必要がありますが、方法は物件によって異なります。
鍵返却を確認する例文
お世話になっております。
退去手続きについて、鍵の返却方法も確認したくご連絡しました。
退去立ち会い時にお渡しする形でしょうか。
別の返却方法がありましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
立ち会いなしの場合
お世話になっております。
退去時の立ち会いがない場合、鍵はどのように返却すればよいでしょうか。
指定の方法をご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
関連記事：鍵を返却するとき管理会社へ何て連絡する？退去時のメール例文
大家さんではなく管理会社へ送ればいい？
管理会社がある物件では、まず契約書や入居時の案内に記載された窓口を確認します。
管理会社が窓口なら管理会社へ送る
普段の修理や問い合わせも管理会社へ連絡しているなら、退去も管理会社が窓口になっていることがあります。
ただし、正式な退去先は別に指定されている場合もあるため確認しましょう。
大家さんへ直接連絡する物件もある
管理会社がなく、大家さんと直接やり取りしている物件では、大家さんへ伝える場合があります。
関連記事：大家さんへ退去を伝えるときのメール・LINE例文｜失礼になりにくい伝え方
メールを送ったら返信を待つだけでいい？
退去メールを送ったあと、管理会社からの返信を確認します。
受付されたか確認する
返信では、
- 退去日
- 必要書類
- 立ち会い
- 鍵返却
- 今後の流れ
などが案内されることがあります。
返信が来たら退去日を再確認する
日付に間違いがないか見ておきましょう。
「〇月〇日の退去で承知しました」
などと書かれていれば確認しやすくなります。
管理会社から退去受付の返信が来たとき
長い返信は必要ありません。
内容に問題がない場合
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日の退去で承知しました。
ご案内いただいた内容に沿って手続きを進めます。
よろしくお願いいたします。
書類を提出する場合
ご案内ありがとうございます。
必要書類について確認しました。
準備のうえ提出いたします。
よろしくお願いいたします。
一度伝えた退去日を変更したい場合
新居や引っ越しの予定が変わることもあります。
退去日変更をお願いする例文
お世話になっております。
先日、退去日を〇月〇日とお伝えしましたが、都合により〇月〇日への変更を検討しております。
変更可能かご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
変更が可能かだけ聞く場合
お世話になっております。
現在〇月〇日で退去手続きをしておりますが、退去日の変更について確認です。
〇月〇日へ変更することは可能でしょうか。
必要な手続きもあわせて教えていただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
関連記事：一度伝えた退去日を変更したいとき管理会社への例文｜変更できるか確認する伝え方
退去メールを送ったのに返事がない場合
退去は期限や予定が関係するため、返信がない場合は再確認しましょう。
やわらかい再連絡例文
お世話になっております。
〇〇号室の〇〇です。
〇月〇日に退去についてメールをお送りしました。
その後の確認状況を伺いたく、再度ご連絡いたしました。
〇月〇日の退去を予定しておりますので、必要な手続きについてご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
送信したメールが届いているか確認する場合
お世話になっております。
先日、退去についてメールをお送りしましたが、届いているか確認のためご連絡しました。
〇月〇日の退去を予定しております。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
関連記事：管理会社へ2回目のメールを送るときの例文｜急かさず確認する言い方
退去予定日が近いのに返事がない場合
退去予定が近づいている場合は、そのことを明確に伝えます。
日程が近い場合の例文
お世話になっております。
〇月〇日の退去予定について、先日メールでご連絡しております。
退去予定日が近づいているため、必要な手続きや鍵返却方法について確認したく再度ご連絡しました。
可能でしたらご確認をお願いいたします。
電話でも確認する場合
予定日が迫っていてメールの返信がない場合は、管理会社の営業時間内に電話で確認する方法もあります。
その場合、
「〇月〇日に退去についてメールを送った〇号室の〇〇です」
と伝えると話が通じやすくなります。
退去をメールで伝えるときに避けたい書き方
「引っ越します」だけ送る
引っ越し日と契約上の退去日が同じとは限りません。
「〇月〇日の退去を希望しています」
と明確にしましょう。
退去理由を長く書きすぎる
転職、新居、家庭事情などを詳しく説明する必要はありません。
管理会社が必要なのは主に、
いつ退去したいか
必要な手続きを進められるか
という情報です。
退去メールは「退去日＋手続き確認」が基本
管理会社へ退去をメールで伝えるときは、
物件名・部屋番号・名前
希望する退去日
必要な手続きを確認したいこと
を入れれば十分です。
基本形は、
「〇月〇日の退去を予定しております。必要な手続きや今後の流れについてご案内いただけますでしょうか」
です。
その後は、
退去メールを送る
→ 受付されたか確認
→ 必要書類を提出
→ 退去日を確定
→ 立ち会いを調整
→ 鍵を返却
という流れで進めましょう。
大切なのは、メールを送っただけで手続き完了と思わず、管理会社からの受付・案内まで確認することです。
